基于知识管理开展事业单位档案管理工作

戴雪梅

摘  要：事业单位档案管理应当完善管理体系，创新档案管理工作方式方法，在尊重知识管理的基础上，创新档案管理工作方法，不断提高事业单 位档案管理工作质量，满足新时期事业单位档案管理工作的实际需要。

关键词：知识管理;事业单位;档案管理

引言

在事业单位发展过程中，档案作为宝贵的资料，是各项业务、管理工 作实施的证明文件，同时也是知识共享不可或缺的重要组成部分。直接关 系着事业单位各项工作能否有序开展。在知识经济时代背景之下，事业单 位需要将档案管理工作作为内部一项重要的管理内容，同时将知识管理理 念引入档案工作中，对档案管理模式进行不断创新，进而不断提高自身档 案管理水平，为单位发展夯实知识基础[1]。

1 知识管理与档案管理概述

1.1  知识管理的概念

在档案管理工作中，知识管理是以发展创新能力和提高核心竞争力 为目的，对知识资源的有效开放和利用。根据知识管理理论，知识可分为 显性知识与隐性知识，显性知识是一种形式化的知识，经编码后可通过文 字、语言、图像等形式展示和表达，且能够适应计算机技术进行整理和存 储;隐性知识是非结构化的知识，突出表现为零散、无法直接适应文字、 语言、图像展示，且难以交流和掌握。在档案管理工作中实施知识管理，  其主要目的是挖掘隐性知识，使隐性知识成为显性知识，促进两者相互转 换，为知识共享、培训、创新奠定坚实的基础[2]。

1.2  档案管理的概念

档案管理的本质是以档案为核心开展的一系列管理工作，重点在于优 化档案工作的流程，强调全面有效存储档案信息，对档案资源的价值进行 深度挖掘，满足社会、个人、组织对档案的应用需求。档案管理工作强调 建立优化有序的流程，全面提高档案信息的处理效率，降低档案运行的成 本，减少档案使用难度，提高档案服务的精准性。

事业单位在信息化的环境下开展好档案管理工作，可以有效挖掘档 案信息的潜在价值，对于提高事业单位决策有效性，提高事业单位档案管 理工作效率，降低事业单位档案管理成本，实现事业单位档案管理工作的 最佳状态有重要的价值。加强事业单位档案信息价值挖掘，引入知识管理 的档案管理工作理念，可以体现事业单位档案管理工作的服务属性，提高 事业单位档案信息的应用效率，加快实现事业单位档案服务的快捷性与便 利性。基于知识管理的理念加强档案管理，还有助于实现知识价值的最大 化，可以优化档案管理工作的具体环节，体现档案资源的应用价值和使用 效率[3]。从知识管理的角度对档案资源的价值进行分析，可以完善档案管 理工作环节，合理配置档案管理工作要素，提高档案管理的专业化水平。   2 知识管理与事业单位档案管理的关系

2.1  档案管理是知识管理的基础

基于档案管理信息的知识库包括知识产权、技术资源、规程规范等内 容，其中，大部分内容经档案管理部门接收、梳理、归档和保管，属于档 案管理部门的管理内容。由于档案管理属于不可逆的管理过程，如管理不 当将造成管理档案的丢失，即造成知识的流失，进而影响档案知识挖掘、 开发和利用，因此，加强档案收集管理工作，尤其是项目实施过程中的档 案收集与整理，包括合同、投标文件、施工技术资源、工程设计变更资料 等，将全过程档案资料纳入档案管理范畴，强调基础资料的统一管理，防 止出现隐性知识丢失的情况，客观记录各项活动过程和结果，才能夯实知 识管理的基础。

2.2  知识管理提升档案管理价值

在档案管理工作中实施知识管理，通过挖掘业务、行政管理工作形成 档案中的价值，发挥事业单位档案管理工作优势，能够形成单位的知识宝 库，挖掘、吸收、借鉴先进管理经验，实现知识的创造、知识共享和知识应 用，促进发展中形成的知识直接应用于价值创造活动中。因此，基于知识 管理的档案管理活动更体现其价值，而不是局限于档案实体的保存、保管活 动。为实现档案管理知识化，档案管理部门应进一步加大档案编研力度，  通 过知识挖掘，整合、提取、分析、归纳知识要素，将隐性知识以直观化、形

象化、具体化的形式展示，以高效、优质的知识获得单位的认可和支持。

2.3  知识管理与档案管理价值相辅相成

知识管理以及档案管理的目标一致，都是为了给社会提供更好的服 务。当前，一些研究学者认为，在文件管理过程中，其很多目标与知识管 理较为相似，可以帮助使用者以及利用者获取其所需要的各种知识信息。 其次，知识管理与档案管理在最终目标方面处于一个相互重叠的状态。其 主要工作均是开展文件知识内容的管理，因而二者具备相同的管理对象，  这为二者关系的构建奠定了一个坚实的基础。

3 基于知识管理的档案管理工作策略

3.1  变更档案管理理念

通过对知识管理理念的有效运用，做好档案管理的规划工作，进行整 体布局，  在事业单位档案管理部门具体情况基础之上，不断优化其落后的信 息割据局面，为档案管理各个模块提供一个分享信息资源的平台，这样可以 使档案信息具备更高的准确率。此外，档案管理部门还需对档案管理工作实 际开展过程中的具体情况进行认真分析，针对关键流程当中所存在的各种问 题做好优化工作。另外，还需加大档案管理工作的宣传力度，为其增加知识 的检索、服务、创造以及组织等各种功能，以得到上级领导的重视。

3.2  优化档案管理流程

提高事业单位档案管理有效性，更好地体现出档案的知识服务价值，  在简化档案管理程序的基础达到提高档案管理有效性目标。首先，应当制定 科学的档案管理工作目标，加强档案资源的获取、鉴别、共享与传播工作的 有效性，  注重以标准化的方式加强基础性档案管理工作。其次，对档案管理 运行流程不断进行优化改进，注重合理的配置档案资源，明确档案管理工作 重点，科学的编制档案管理工作规划，保证档案工作有序进行。第三，明确 档案管理工作指标，加强档案管理的绩效考核，注重定期对档案管理工作情 况进行梳理，切实提高档案管理运行质量，满足档案建设需要。

3.3  提高档案管理人员的综合素质

相关档案管理工作人员在面对自身本职工作时，需要充满热情，在档 案管理工作具体落实过程中，对细节管理工作加强重视，事业心较强，具 备足够的责任感，从而保障档案管理工作的质量。要想使档案管理人员自 身素质得到全方位的提升，事业单位需要积极为其组织各项培训活动。与 此同时，还需对新入职员工做好岗前培训工作，帮助其明确档案管理岗位 的具体工作职责，了解工作流程，掌握操作方式等。此外，还需帮助档案 管理工作人员熟悉相关法律法规。

3.4  加强档案宣传工作

事业单位档案管理与知识管理应当深度结合，注重在档案管理工作中 开展一系列的宣传活动，强调广泛宣传展示档案资源的知识价值，将新的 知识结构、知识运用与档案管理联系起来，让事业单位职工的在工作的过 程中感受档案的知识价值，从而形成全员参与档案管理的意识，提高档案 管理工作的科学性，达到高质量、全方位开展档案管理的目标，進一步提 高档案管理的科学性、有效性与系统性。

结束语

档案管理部门应以服务单位发展为导向，加强与各部门沟通协调，深 入挖掘单位内部行政管理、业务活动、项目管理和实施过程中的显性、隐 性知识，并形成知识管理成果，服务于单位决策、行政管理、教育培训等 方面，建立系统性的知识体系，为单位发展奠定坚实的基础。

参考文献：

[1]杨杰.事业单位档案管理规范化措施探讨[J].中外企业家，2020，（02）：139.

[2]牟仙仙. 基层事业单位纸质档案和电子档案的并存与融合管理[J].才智，2020，（17）：234.

[3]马兰.基于信息化背景的事业单位财务档案管理新思路[J].经济研究导刊， 2020，（10）：185-186.