论新时期档案管理的数字化发展

摘要：档案是人们保存重要信息的载体，对档案进行安全、有效管理不仅直接关乎我国档案事业的健康发展，同时也关乎社会和谐与国家稳定建设。随着科技的不断进步，传统档案管理模式的弊端日益凸显，档案管理向数字化方向发展已成为必然趋势。基于此，本文首先剖析了新时期档案管理数字化发展中存在的问题，然后探讨了推进档案管理数字化发展的意义，最后提出了新时期档案管理数字化发展的有效路径。

关键词：新时期;档案管理;数字化发展;路径

在数字化、信息化的21世纪，传统纸质档案管理的模式已不适应数字化时代对档案管理工作提出的新要求，故革新传统档案管理模式已经势在必行。随着计算机网络技术的发展，党中央和国务院高度重视“加快推进传统载体档案数字化”，这为新形势下档案管理工作的创新转型指明了新方向，提出了新目标。目前，我国档案管理在数字化发展方面取得了一定成就，数字化发展的规模与速度都实现了空前进步，但由于纸质档案向数字化档案转变是一项大工程，故而档案管理工作过程中会出现一系列问题。要想实现新时期档案管理的创新发展，针对问题探索可行性解决之策十分必要和重要。

1 新时期档案管理数字化发展存在的问题

1.1档案管理人员素质有待提升

档案管理人员业务能力与综合素质不高是档案管理数字化发展面临的主要问题。档案管理人员队伍是档案管理数字化发展的人才支撑，目前档案管理人员老龄化现象严重，且现有人员的素质难以满足新时代要求。档案工作内容较为复杂、枯燥，对年轻人的吸引力不够，很多青年毕业生喜欢选择发展空间大与挑战性较高的工作，于是这导致档案管理工作青年人才断层。正是由于档案管理人员队伍趋于老年化，现有档案人员的专业素质、综合能力，特别是信息化、数字化建设能力明显不足，这才造成现阶段档案管理工作数字化发展步伐缓慢。例如，部分档案管理人员缺乏互联网思维，不能熟练操作使用计算机，在档案信息挖掘以及数字化存储、管理方面存在能力短板。

1.2先进的数字化设备有所不足

档案管理的数字化发展需要有先进的软硬件资源为基础，但纵观当前国内档案管理数字化发展现状，很有企业由于受资金限制，无法配齐与引进各种数字化设备，软硬件设备陈旧落后已严重干扰到档案数字化管理进程，不利于档案数字化管理质量提升。在档案管理数字化建设与发展中，计算机设备发挥着至关重要的作用。一些企业由于对档案管理数字化发展存在错位认知，于是在引入先进设备方面未给予充足的资金支持，这导致计算机设备的程序与系统得不到及时更新，无法满足新时期档案管理数字化发展的需求。因此，积极引进各种先进的现代化设施设备，及时更新数字化系统与程序是当务之急。

1.3档案数字化发展面临安全风险

由于互联网具有开放性与自由性，一些不法分子利用互联网这一特点非法窃取机密档案信息的情况屡屡发生，这让新时期档案管理数字化发展面临一定安全风险。在网络技术与计算机技术飞速发展的信息时代，计算机系统的中的档案信息极易受到病毒入侵与黑客攻击，这增加了档案信息遭破坏、遭窃取的概率，档案管理数字化工作开展的难度进一步提升。例如，在纸质档案向数字化档案转变的过程中，工作人员一般是采用电子编码技术实现信息的转变与存储，但这一技术存在一定风险，如果不法分子对档案原始凭证进行修改，工作人员很难及时察觉，安全风险由此滋生。

2 推进档案管理数字化发展的意义

2.1 提高档案管理与服务的质量

数字化档案管理可协助档案人员对档案资源进行高效挖掘收集、归档存储，以满足各类用户对档案资源的合理取用。借助计算机与网络技术，档案管理人员可实现线上线下智能化、信息化办公，这不仅解放了档案工作人员双手，而且提升了档案管理质效。另外，档案服务主要是指用户对档案的搜索、利用等。为了保证用户能够安全、有效地取用档案资源，工作人员要对档案资源进行数字化分类、调研，同时也要对用户的身份进行验证，这一过程单靠人力检验十分困难。对档案管理进行数字化改造后，用户只需要登录线上的档案管理平台，并配合身份验证、电子水印等方式检验便可取用相应的档案资源，方便又快捷。

2.2 有效确保档案管理的安全性

传统档案管理是以纸质存储为主，纸质资料保存的難度较大，容易受到水灾、火灾等大型安全事故的影响。数字化档案管理中的档案信息以纸质实体与线上数字两种方式呈现，即便是遇到一些大型安全事故，档案信息的安全性与完整性也能得到保障。另外，档案数字化过程中网络密钥的使用不仅大大降低了档案工作人工安保的成本费用，缩减了人力资本的输出，而且也为数字化档案信息的使用营造了安全、良好的监控环境，一定程度上确保了档案管理的安全性。另外，在数字化档案管理中，相关部门会运用一些技术手段对来访者的身份进行验证，及时辨别身份伪造、虚假材料等问题，提升档案服务的安全可靠性，这推动了档案管理事业健康发展。

3 新时期档案管理的数字化发展路径

3.1 提升档案管理人员的素质

档案管理人员是档案管理数字化发展过程中的主要执行主体与参与主体，其档案管理专业水平与综合素质的高低直接影响到档案管理数字化发展的水平与质量。因此，提高档案管理人员的整体素质，锻造一支高素质的数字化档案管理人才队伍十分必要。引入专业素质高、数字化管理与操作技能熟练的青年才俊，为现有档案管理人员队伍注入新鲜血液，可进一步优化档案管理人才队伍的年龄结构，提升整个人才队伍的战斗力。除了引入高素质人才之外，相关企业或者档案机构还应加大对现有档案管理人才的培训力度，通过组织各种各样的培训活动使档案管理者能够掌握较高的计算机操作与档案数字化建设技能。作为档案管理工作的主要执行与实施者，档案管理人员自身应加强专业知识以及数字化技能技巧的学习，以便在档案数字化管理中能够得心应手、游刃有余。

3.2 加大设备引进与更新的资金投入

设备是档案管理数字化发展的重要内容，是影响档案管理数字化发展水平的基础与关键性因素，而设备的引进与更新需要充足的资金作支撑。因此，在档案数字化管理工作的推进过程中，要加大设备资金投入，积极引进现代化的设备，并及时对陈旧设备与系统进行维护更新，以充分发挥设备的档案数字化建设功效。具体来说，要做到及时保养、维护与更新硬件设备，同时加强对软件设备的定期更新。不仅要延长硬件设备的使用年限，还要确保软件设备跟得上时代发展步伐，从而提升档案数字化管理工作的质量与效率。为解决设备更新的资金危机，相关企业、单位等要设立专门的数字化档案建设与管理资金，并确保资金专款专用，避免资金浪费，以免影响档案管理数字化发展的成效。

3.3 构建安全可靠的档案信息化管理系统

档案信息化管理系统建设涉及到总体设计、软件开发、扫描录入、档案管理、备份查询等各项内容。为确保档案信息的高效、安全录入与保管，应构建集磁盘存储备份、双服务器运行、高速扫描仪扫描等为一体的，十分安全可靠的档案信息化管理系统。然而，要构建这样的系统，需要一定的信息技术支撑。具体而言，档案信息化管理系统构建需要做到两点：

首先，系统要具有平滑升级能力与良好的可靠性。在信息技术的作用下，档案信息化管理系统构建者可利用信息技术实现光纤与磁盘阵列的连接，然后再通过对拓展模块的应用达到拓展系统信息存储容量，提升系统平滑升级能力与安全性能的目的。信息技术支撑下的档案信息化管理系统需要用到各种磁盘阵列产品，只有对这些产品进行科学合理设计组合，并运用各类PAID保护级别，才能在满足用户实际需求的前提下，确保系统安全可靠。其次，要加强网络加密、防火墙以及防病毒技术的应用，以免计算机中的档案数字化管理平台遭受黑客或病毒攻击，造成重要档案信息的流失。

3.4 加强对现代新技术的引进与运用

档案管理的数字化发展要充分利用现代新技术进行档案数据的收集、整理、存储与应用。新一代信息技术主要包括人工智能、云计算、大数据、物联网等几种，在档案数字化管理的推进中，有必要灵活使用以上的现代信息技术，以提高档案管理的数字化水平。在运用现代新技术之前，相关部门应做好对技术的研究工作，并结合档案管理数字化发展的实际情况选用合适的新技术。

可采用物联网技术做好对传统纸质档案的数字化转换、存储工作。在现代社会，物联网电子标签技术在档案管理工作中的应用已经十分成熟与普遍，这一技术建立在物联网的基础之上，其具有远距离感知、免接触、易操作的优点。运用这一技术，工作人员不用动手便可快速、精准搜索并瞬间提取目标档案信息的存放的位置、编号以及该类档案在数字化信息系统中存放的具体情况，极大提高了档案存储与管理的质效。此外，在电子文书的管理过程中，档案管理人员还可以利用无线设备、物联网等技术丰富档案信息的处理方式，将数字化档案管理落到实处。最后，要善用大数据技术来洞察客户对各类档案信息的精准需求，然后根据客户的需求进行档案信息资源的整理、存储与优化管理，以提高档案工作的服务水平。

4 结语

推动档案管理的数字化发展对于提高档案管理质量，确保档案管理安全性以及促进档案管理事业健康发展具有重要意义。但是，新时期檔案数字化发展还存在着档案管理人员素质低、先进数字化设备不足、数字化管理存在安全风险等一系列的问题。鉴于此，相关部门人员应从提升档案管理人员素质、加大设备资金引入、构建安全的档案信息化管理系统、科学运用新技术等几个方面推动档案管理数字化发展，以充分发挥档案服务社会的功能。

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作者简介：黃桂敏（1966-8），女，广西百色人，大专，副研究馆员，研究方向：档案管理。