煤炭企业建设项目档案业务与档案信息化的融合研究

乔娜

摘要：项目档案作为企业档案资料中极为重要的内容，是现代企业重点管理的工作業务。而在科技、信息不断发展的社会环境中，煤炭企业的内部项目、业务也在朝着复杂化的方向发展，煤炭企业的内部在建项目、改扩建项目和EPC等项目的建设当中，由于信息管理的复杂性，传统的档案管理方式已经不适宜现代企业的管理需求。为了适应大数据时代的变化，企业必须要改进档案管理方法，重视信息化管理方式的建设发展。为了应对煤炭企业在项目管理过程中，诸如参建单位多、资金信息复杂、文件分散且数量庞大等问题，本文就主要针对项目档案业务管理方式的转变进行探究，分析传统档案业务与档案信息化融合的模式。

关键词：煤炭企业;项目建设;档案管理;信息化

引言：

煤炭企业的基础建设项目档案，对于整个项目的管理指导有着十分重要的作用，各类文件、图表资料是项目开发、建设过程以及决算时的重要凭证，对于今后煤炭企业的发展有着极为重要的影响。所以要促进煤炭企业的稳定发展建设，就需要保证档案资料管理的准确性、规范性、不断的完善创新管理模式，强化档案管理的整体流程，保证档案可以有一个良好的基础。紧跟时代发展，及时引入信息化手段来优化当前的项目档案管理方法，促进企业整体管理效率的提升也是下文探究的主要目的。

一、项目档案信息化的概念内涵

现代企业的项目档案指的是在工程业务开展过程中，利用纸笔、计算机、电子设备仪器等方式所产生的图表、文字、图像等不同类型的信息记录。而通过档案信息化的方式就是将以往的纸质档案经过扫描、打印、采集拍摄等方式转变成信息化、数字化的档案，同时可以通过网络和信息化的方式来进行传输、储存。项目档案信息化转变让企业传统的档案信息管理方式发生了巨大变化，提高整理、搜集、传输的效率，可以更加高效的被企业管理人员所利用。

在当前互联网、信息化技术广泛普及和应用的大环境下，企业档案管理向着信息化的方式转变已经成为了趋势所在。传统的纸类项目档案由于在实际的管理和保存方面存在一定缺陷，比如在借阅、传递方面较为麻烦，传输效率低，如果保存不当还可能出现遗失或者是损坏的情况。而将项目档案进行信息化的转变就可以很好的解决此类问题，通过数字化的方式转存在计算机数据库当中，既可以节约以往的档案管理占用的空间，也有利于减少管理成本，提高管理效率，更加方便管理人员查看。通过在数据库构建统一化的档案管理系统，可以让档案管理人员在管理中节约大量的管理时间，降低管理工作的难度和强度。可以更加高效的将各方的文件进行整合、编研和优化，使得使用查询更加的便捷高效[1]，有利于企业档案信息的及时补充和更新。

二、当前企业项目档案信息化管理建设存在问题与不足

1.文件归档不到位

传统纸质的档案管理，由于信息资料过于复杂、数量庞大，在日常的管理中很容易发生损坏、遗失的问题，而且在整理方面由于数据过大，往往需要管理人员花费大量的时间精力。而计算机电子文件的管理方式对于数据库、管理技术环境的要求又较为严格，所以在归档管理的过程中，需要采用标准规范的方法，才能进一步保证信息管理的准确、高效。不过由于当前煤炭企业管理部门对于档案信息化管理建设不够重视，在管理环境方面还存在诸多不足，这也是直接导致档案文件整理效率慢、归档不到位的重要因素。

2.归档文件质量得不到有效保证

由于当前企业的档案管理在归档环节，多数是局限于电子文件的形式。而当档案管理人员在接收了电子文档后，往往都是草率的进行检查，没有进行细致化的核对，也没有对文档信息的真实性、有效性进行核对和审查，在管理人员未能进行严格把关的情况下，往往会导致归档的电子文件信息，可能会出现真实性和完整性欠缺的问题，从而无法有效的整合文件的各项数据和背景信息，造成管理上的漏洞。

3.档案管理人员配置不到位，职责划分不清晰

由于煤炭企业本身的建设规模较大，而各类项目的开展往往会涉及到多个参建单位，而各个单位在管理建设过程中，往往都将关注点放在了施工和资金管控方面，对于档案管理方面的工作不够重视，所以在档案管理人员的设置方面也没有进行有效的协调。甚至有的情况下还会找一些经验不够丰富或者是临时人员代为做一些档案、信息的管理整合工作。在管理人员配置不到位、人员专业化素养不足的情况下。加上项目信息复杂、工作量大、职责划分不清晰，所以导致在资料的收集和鉴别的过程中，可以会导致档案信息整合、管理较为混乱，数据出现错误等问题[2]，严重影响了项目档案的整体管理工作，甚至也会直接到影响到项目后续的工作开展。

4.电子档案管理软件和平台兼容性较低

在项目档案管理信息化的建设过程中，由于档案信息会涉及到多个参与单位，所以整体的档案管理工作中还需要不同部门之间的协调配合。但是由于各个参与单位所使用的数据库、信息管理软件可能都有所差异，并不具备良好的兼容性。这些差异化的办公信息软件可能会导致在不同文件之间会存在兼容性的问题，文件信息的传送被限制，影响了各个单位之间的档案信息的传输效率。信息格式、类别的转化较为繁琐，也影响了各个单位之间的信息交流，不利于整体的项目管理。

5.传统档案管理模式根深蒂固

当前很多参建单位对于信息化管理方式并未过于注重，还是沿用传统的管理模式。对于信息化认知不足，应用管理不深入的情况下，也不能意识到电子信息化管理方式的便捷性和重要性，很多情况下还是在使用传统的纸质文本进行管理，这在一定程度上影响了信息传输效率，同时也会影响到信息档案的完整性和可靠性。在文件资料多方流转的情况下，同时加上多个参建单位，管理水平的参差不齐更加难以实现档案管理的统一化，而且在受到传统管理模式的影响下，档案管理工作得不到程序和制度上的有效监督和落实，导致管理人员在信息化管理意识和方法上十分欠缺。

三、优化煤炭企业档案信息化管理的对策建议

1.转变管理观念，紧跟信息化潮流

要进一步实现档案信息化的轉变，就需要重点关注档案管理人员的管理理念和方法。以往的档案管理方法受到了“坐收管用”的传统模式影响，未能全面的发挥出信息化档案管理模式的优势，导致档案管理信息化的方式无法得到有效的重视和利用，结果就导致了很多企业的管理人员对于信息化管理方式越来越不重视，最终导致恶性循环[3]。所以在完善档案管理信息化方面就需要加强人员的思想认知，树立良好的信息化管理意识，制定有效的管控方法，管理层也需要在信息化管理方面加大投入，为后续企业整体信息化管理的转变创造良好条件。只有通过不断的强化人员的信息化管控意识，重视档案管理工作的建设发展，才能让人员注重意识但档案信息化管理方式发展，对于企业未来的发展和运营会起到积极的现实作用。

2.强化基础设施建设，重视系统框架搭建

要实现煤炭企业档案信息化管理，首先就需要从基础的软硬件设施开始搭建，构建一个统一化的数据口，信息流通平台和传输引入接口。从项目档案信息化管理结构方面开始，重点关注到信息化管理架构的几个重点内容，主要是涉及到建设项目管理系统、项目档案管理系统、数据接口等重要部分，这是体现档案信息化管理优势的重要点位。

在构建项目管理系统方面，主要是针对项目信息库、计划管理系统、项目实施过程的控制、成果展示管理、项目验收等内容。主要将项目档案管理所需要的各种功能放入到界面前置功能当中，可以有效实现前端控制的目标;而项目档案的管理系统就主要包括到数据接收和传输方面、对于数据的归档和组卷、档案的查询、统计和数据的挖掘方面[4];在数据接口方面，这会直接影响到各个部门之间的信息交互效率，所以数据的传输接口方面应该是双向化的通道，档案部门应该首先获取数据信息，然后通过数据的接口从项目管理系统中获取相应的信息。当然，建设项目的管理系统中的部分功能也都需要通过参考档案管理系统来进一步的证实。比如在项目考核方面，就需要对考核项目的归档情况和数据及时进行分析，从项目档案的管理系统直接抽取相应的数据才能保证数据的真实可靠性。

3.提高档案管理人员的专业素养和技能水平

实现档案信息化管理就需要以科学发展观的方式为目标，然后进一步提升档案管理人员的综合素养能力。通过先进的现代化管理方式，引入先进的设备和专业化人才，而这就对档案管理人员的管理水平提出了一定的要求。所以从人力资源管理方面，就需要强化档案管理人员的队伍建设，培养一批优秀的管理人才，通过人员的有力支持来促进档案信息化的发展建设。档案管理部门应该进一步强化对于人员专业技能的教育和培训，对于人员的信息化技术和水平进行专业化的培训和教学，提升人员的档案管理水平，不断充实企业内部的管理力量。而项目档案的培训方式，一般都是通过展开现场化的教学和指导，这在档案项目建设方面起到了一定的良好作用。借助于项目管理系统，档案管理人员可以高效、全面的掌握各类项目材料中的有关信息，重点对项目中的执行过程有一个更加全面深刻的了解，同时可以快速的抓住管理的关键环节点，然后进行有效的宣传。项目管理实施过程中，可以依照每个项目的具体特点，更加针对性的提出其中的关于归档的具体内容和方式。在项目验收的过程中，可以对各类相关的文件资料进行快速的审核，并提出整改建议，而这也是对于档案管理人员的宣贯培训。

4.完善项目档案的信息化管理机制

在优化项目档案管理信息化机制的情况下，重要的一点就是进一步完善和构建科学合理的管控机制，而这在对于项目档案信息化管理工作方面也是重要的基础保证。具体来说，就需要从以下几个方面来重点优化：首先从企业内部开始重点优化和改进项目档案的管理机制和措施。实务中，档案管理部门还需要对原有的档案管理机制进一步的分析，依据当前企业管理的需求来进行优化和整改，融入信息化管理的理念和方法，为实务中的档案信息化管理提供一定的规范化指导和建议，让档案信息化管理更加的科学规范;然后，构建档案管理信息化的流程措施，相关的管理部门应该充分结合自身的条件和实际工作需求，来构建适合本部门的管理办法，然后进行动态化的调整优化，在各个方面中应该将档案信息管理工作的安全性保证也作为工作管理的重点，同时利用好信息为实务提供指导[5];最后，要加强档案信息的管理利用，由于项目中含有一些机密信息，所以在借阅和管理过程中还需要做好权限管控，防止信息外泄。

5.优化项目档案的信息管理系统

在档案信息管理过程中，如何进一步优化系统中的各项数据信息，也是档案管理人员所必须要进一步思考和解决的问题。首先来看，就需要进一步做好有关项目建设中管理系统和档案管理系统的数据接口，这是直接影响到信息交互效率的重要环节点。形成统一化的数据接口可以使得建设项目管理系统中，形成的各种文件、文档、资料等记录信息，可以更加全面、便捷的传输到档案管理系统当中;之后，要考虑到将哪些数据进行管理传输到相应的档案系统当中，就需要管理人员做好相应的标注与规划，确定好具体的工作管理要素。通常不仅需要对电子目录和电子文件都需要进行必要的传输优化，对于系统档案中产生的各类元数据、审批信息等，都需要确立一定的形式来进行互传。比如要提出库结构需调整的字段名称等，要保证这些字段名称在不同的项目管理系统当中，都会保持一致的信息称呼，对应好相关的信息管理表，才能更加有利于管理规范，为煤炭企业的项目档案管理打下良好基础。

结语

总之，在信息化背景下，若想进一步实现项目档案管理信息化，需要从多个方面来考虑和完善，要建设一个良好的项目档案管理人员的工作管理流程、方法措施等，企业管理层也需要深入思考，制定更加适宜的管理机制，这样才能更好落实各项管理方法。信息技术的高速发展为企业的发展提供了新的发展道路，也为档案管理人员提供了上升空间，所以更应该抓住机遇，多去尝试和实践，不断完善新的管理模式。

参考文献：

[1]张国明.企业档案保密与档案信息化发展的融合实践[J].区域治理，2019（50）：3.

[2]尉宁.煤化工基建项目档案信息化管理与建设[J].城建档案，2019，000（003）：34-35.

[3]董晖.大数据背景下企业档案信息化建设研究[J].知识经济，2019（12）：2.

[4]马丽烨.加强煤矿企业文书档案管理的信息化建设研究[J].2021（2016-23）：56-56.

[5]邓瑾，马红霞，徐玲.信息社会石化企业建设项目档案管理的改革与创新分析[J].2021（2017-24）：55-55.