高校招投标工作“前中后”段管理衔接机制

摘要：高校招投标从管理流程上看，以使用部门-招标管理部门-归口部门为路径，形成招标工作“前中后”三个阶段。以招标采购合规和效力提升为中心，招标采购管理工作应注重三个阶段的管理衔接，从机制上明确对招标前段使用部门需求的专业指导以及档案统一归口管理。

关键词：招投标管理 衔接机制 合规审查 统一管理

一、招标“前中后”段管理释义

一般而言，高校招投标工作遵循“需求——采购——使用”的流程。如果以招标工作为中心，三个节点可以理解为：1.招标前段：即使用部门提出需求，确定工程、货物、或服务的参数、商务条件、资金来源等问题，提出采购需求。2.招标中段：即根据《中华人民共和国招投标法》《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，根据使用部门编制需求发布公告，进行招标、开标、评标、中标等活动，与投标人进行协商评审，从而确定中标人的活动。3.招标后段：即与中标人签订合同，双方依合同履行各自义务，同时高校使用部门及资产管理部门对相关设备资产等进行编制入库等。

三个阶段由于实施部门主体不同，对高校内部而言，具有责任分离特性;但对于高校对外而言，在审计巡视、合同履行、招投标行为合规等责任方面，具有一致性，即都是以高校作为同一主体。三个阶段共同面临的管理责任风险中，以招投标合规为最大风险点，即便中标后合同履行产生的法律纠纷，也会在审判过程中尤其重视招投标文件及中标公告、中标合同等文件内容。因此，三个阶段的衔接机制，应以招投标为中心，思考机制改进方向。

二、现有衔接机制的问题

目前，随着高校政府采购工作等规范化的推进，高校在招标部门设置及权责划分上已日趋规范化、科学化，但在使用部门、招标部门、管理部门的衔接机制上，尚有一些问题：

1.招标部门对使用部门市场调研情况了解不足，对是否存在串标、围标等可能缺少监管路径。目前不少高校虽有招投标管理部门，但往往采用合署办公或挂靠某一部门形式，招标管理部门多为多需求性文件或办公流程的审查，很难有足够的人力物力对使用部门发起流程时的实际情况进行审查监管。另一方面，在校院二级管理体制改革背景下，学院和各部门的自主决定权必须下放到实际使用部门，招标管理部门也难以有充分理由对使用部门实际市场调研情况进行监管。因此就造成了：第一，使用部门实际市场调研如何，招标管理部门无法有效实际监管;第二，招标管理部门在招标管理的信息系统中仅能对使用部门提交的文件进行审核把关，但对本次招标是否存在使用部门与供应商“协商一致”围标串标等情形无法在事前进行干预。

2.采购货物、服务需求种类多元，对专业参数实质性审查的沟通机制不顺。使用部门提出招标需求的同时往往会附带提交标书初稿，對需要的货物、服务等具体技术参数作出要求。但根据我国招投标相关法律法规，招标人不得以不合理的条件限制、排斥潜在投标人或者投标人，并规定了具体的情形。招投标文件中参数等指标的设定具有非常高的专业性，使用部门负责人员往往因专业性不足，无法对指标参数做到充分合规审查，导致大量退回修改，浪费大量时间精力，甚至给招标违规留下隐患。

3.预见性不够，致使临时性招标项目管理较为混乱。目前高校在预决算工作比较科学，但不可避免地遇到临时性招标需求问题，而此类问题在衔接机制上最突出的便是“先上车，后补票”，即先启动招标工作，再事后补充所有招标前所需的文件和审签程序，同时在使用何种经费来源、招标技术参数等问题上留有大量瑕疵，对之后接受审计和巡视等工作留下了严重隐患。

4.档案管理权责不明，如在中标后履行合同中产生任何法律责任，倒查较为困难。过程留痕是招投标管理工作的基本要求，也正是基于此，目前高校大力推进招投标信息化系统建设，但目前高校招投标系统模块功能尚在优化过程中，且另一方面招投标信息系统无法涵盖全部招投标工作前中后段的全部内容。仍需要对过程档案进行管理。因此，造成了“线上线下”标准不同，权责不明晰等问题，如中标合同与投标承诺不一致，履行几年后因纠纷发现此问题，应当要求使用部门或招标管理部门承担责任，进而产生推诿情况，此种情形在大量案例中存在。

三、改进建议

1.招标管理部门提前介入招标前段工作。高校二级学院及职能部门，在校院二级管理体制改革背景下，应当充分尊重其自主决定权，但自主决定权是指对于人、财、物等方面实质决定权，其履行程序仍需遵守学校相关规章，招标管理部门作为学校招标工作管理的职能部门、窗口部门，应当赋予其对二级学院和其他职能部门在招标前需求提出阶段是否合规进行介入和指导，具体包括招标管理部门独立市场调研结果与使用部门调研结果比对，使用部门与供应商有无关联的线索调查等，从招标前段保证招标工作的合规性。

2.学校层面成立专家库和案例库，对招标前及招标工作进行评估与督办。学校除评标阶段的专家库成员外，还应成立针对采购的货物、需求等专门的专家库或专家指导组，对使用部门与招标管理部门意见不统一的项目进行评估并出具最后意见，遵照执行。同时对以往发生的同类案件进行总结，形成案例库，以对今后分歧项目有指导作用。

3.所有线上及档案管理只有一个部门统一承担，杜绝多头管理情况。所有招标前中后段产生的线上及线下档案，均应有一个部门统一管理，可以是招标部门，也可以是使用部门。从实践情况看，在中标后的合同履行阶段，档案管理作为资产和法律纠纷解决的重要依据，由使用部门管理更加妥当。

参考文献：

[1]张玉玺.高校招标采购中的内部控制问题研究[J].经济研究导刊，2021，（22）：105-107.

[2]羌栋强.高校招投标管理系统关键问题研究[J].技术与市场，2019：（9）：182-184.

作者简介：李娟（1987.04-），女，汉族，青海省西宁市，硕士研究生，研究方向：法学。