浅析事业单位档案管理中的电子档案管理

摘要：在新时期时代背景下，事业单位中的档案管理工作也开始朝着电子档案管理的方向发展，目前电子档案管理的工作效率在不断的提升，推动了事业单位健康稳定的运行。电子档案管理中，需要具有先进的技术措施，加强电子档案管理机制的构建，以此来提升电子档案管理的效率。文中对事业单位中电子档案管理的优势进行了分析，并对电子档案管理的对策进行了探讨。

关键词：事业单位;电子档案;档案管理

引言：

档案管理工作是事业单位日常管理中最为重要的管理内容，需要单位内部管理人员对管理工作进行重视，提升档案管理中的效率。目前电子档案已经取代了传统纸质档案，因此管理模式也朝着电子档案管理的模式发展，提升了档案管理的质量。电子档案管理是提升档案管理水平最为重要的途径，这就需要工作人员对电子档案管理的方式以及管理要求进行全面的了解，对管理机制进行优化，达到提升事业单位档案管理效率与质量的目的。

一、事业单位电子档案优势

（一）提高档案管理效率

事业单位档案在管理的过程中具有复杂性以及繁琐性等特点，这就需要档案管理人员具备良好的职业素养，同时也需要具备较强的管理技能，使其能够更好的开展档案管理工作。目前事业单位在开展档案管理工作时，还是采用的纸质档案管理的模式，并未将电子档案管理进行应用。这是因为纸质档案在转变成数据时会加大工作人员的工作效率，在转变的过程中容易出现失误，这也是部分事业单位未开展电子档案管理的原因。但是电子档案管理在应用的过程中，不需要太多的工作人员进行管理，通过计算机可以有效的将档案进行分类整理。纸质档案还需要放置在专门的档案室进行管理，电子档案管理可以将档案转变为电子化进行长久的保管。事业单位中开展电子档案管理工作，可以有效的降低人工操作中的失误率，使得档案管理的质量以及效率可以得到提升，这就需要事业单位加强电子档案管理力度。

（二）加强档案利用效率

事业单位在开展电子档案管理工作时，在将档案在电子档案系统进行录入时需要按照严格的标准进行执行，保证档案信息可以合理的进行的录入[1]。由此可见，电子档案管理工作的开展，降低了纸质档案中因为格式不统一造成的信息质量差的问题，使其档案管理的工作质量可以得到提升。电子档案管理工作降低了传统纸质档案管理中繁琐过程，有效的提高档案管理的效率，电子档案管理工作的开展可以提升档案提档以及归档的效率，更快的对档案信息进行查阅。

二、事业单位电子档案管理对策

（一）优化电子档案管理机制

事业单位档案管理工作的开展需要按照单位的管理原则进行操作，应严格按照统筹规划以及合理部署的原则，对单位中现有的档案管理工作进行优化完善，使其管理工作可以得到有效开展。首先事业单位档案管理工作在开展中需要根据单位实际的情况对档案管理制度进行完善，构建独立的管理制度，使其电子档案管理机制可以在事业单位中实现应用。事业单位档案管理人员应对电子档案的录入、管理以及保存等问题制定统一的管理模式，以此来提升电子档案管理工作水平。事业单位应对电子档案管理机制构建进行重视，在单位内部设置专门的监管部门，提升档案管理中的质量。在档案管理工作中，对管理人员的操作进行监管，防止因为操作失误影响档案管理的质量。

（二）加强档案管理工作宏观管理

电子档案管理在事业单位中的开展，在提升档案管理效率的同时促进单位健康的发展。因此应加强电子档案管理水平，首先需要对档案管理工作中的宏观管理水平进行加强。单位内部应对档案管理工作中存在的问题进行重点关注，档案管理人员应对档案管理的重要性以及管理的意义进行明确，以此来保障事业单位中的档案管理工作得到了有序的开展。我国政府已经开始重视各单位中信息化档案管理工作的建设，出台了相关政策中对单位信息化档案管理进行指导，使其事业单位对电子档案管理的重视，提升电子档案管理的效率。最后还应根据政策中的宏观指导要求，对单位电子档案管理中存在的问题及时进行优化改善，事业单位需要制定相关的统筹规划与宏观管理，电子档案管理中的问题得到解决。

（三）提高电子档案系统安全水平

事业单位在开展电子档案管理工作时，应严格按照安全管理的原则以及要求进行操作，针对电子档案管理中存在的问题需要集中进行管理[2]。目前事业单位已经重视电子档案管理系统的构建与完善，对现有的软硬件措施进行针对性的改善，使其电子档案管理的成效可以得到明显提升。目前单位为了提升电子档案管理水平，管理人员在信息化发展的趨势下，已经将电子档案管理中的问题进行细化，并制定了合理的解决方案，推动了电子档案管理工作的正常开展。

在电子档案管理工作中，管理人员还应对单位中的网络安全进行重视，对单位中的服务器等设备设施进行定期维护，对档案日志信息进行适当更新，保证单位中档案资源可以实现优化。在对服务器进行维护时，若发现老化线路等问题时，应积极进行处理，降低管理工作中的风险。

（四）提高管理人员专业素质

电子档案管理工作水平的提升，需要有高水平以及高素质的管理人员进行操作，管理人员的专业水平以及综合素质对电子档案管理的质量有着重要的影响。事业单位若想提升电子档案管理的效率，需要对管理人员的管理技能进行培训，对管理人员集中进行培训与学习，使其管理人员具备对计算机进行独立操作的技能。事业单位还应加强对管理人员的考核力度，将管理人员日常的工作状态融入到的考核制度中。在工作中对员工进行激励，提升员工工作的积极性，促进电子档案管理工作可以有序的开展。

结语：

综上所述，事业单位应加强电子档案管理工作水平的提升，需要管理人员对档案管理的工作要求进行明确，对档案管理目标原则进行了解，推动电子档案管理工作在事业单位中实现全面实施，促进事业单位长久稳定的发展。

参考文献：

[1]张琬琼.云会计环境下事业单位会计档案电子化管理策略[J].黑龙江档案，2021（04）：76-77.

[2]吴英.事业单位纸质档案及电子档案规范化统一管理策略[J].中小企业管理与科技（下旬刊），2021（09）：4-6.

作者简介：李宇红（1967年7月），性别：女，民族：汉，籍贯：黑龙江省齐齐哈尔市，职称：副研究馆员，学历：本科，单位：齐齐哈尔市机关事务管理局，研究方向：机关固定资产档案管理，单位所在省市邮编：161000