电力企业档案管理和开发利用

王琳琼

摘要：档案工作主要分为档案管理和档案开发利用。档案管理主要是指档案的收集、整理、保管、鉴定与统计等。档案开发主要指的是采集、筛选、提炼、挖掘、包装等。在传统的档案管理工作中我们只注重档案的整理，确未将档案开发利用提上一个新的高度。实现纸质与电子档案并存共用管理机制，有利于档案的开发与利用，挖掘价值信息。

关键词：档案管理;开发与利用;档案信息化。

一、电力企业档案分类

电力企业档案主要分为科技档案、文书档案、声像档案等三种。

科技档案是指在生产运行、科技研究、项目建设、设备仪器检修维护等业务活动中形成的不同形式的文字、图表、声像等具有保存价值的科技档案材料。

文书档案是反映公司在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对公司各项活动和历史具有利用价值的文件材料。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。由于这类档案在其产生、内容和形式上有一定共性，使用这一称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义。

声像档案是指企业生产经营活动当中形成的对国家和社会有保存价值的照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案主要以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式、记录在政治、经济、科学、技术、文化等各项活动中直接形成的、具有保存价值的包括照片、录音带、录像带、影视片等专门载体的历史记录。

二、当前档案管理工作中存在问题

1.领导对档案工作的不重视。

很多领导认为，档案管理工作并不能给企业带来收益，忽视了档案工作对企业经营的重要性，对档案的历史依据和凭证作用认识不到位。档案主要是指在企业在生产经营过程中形成的有价值的資料，将他们按照分类号、归档范围、保管期限等相关信息进行分类整理的文件。科学规范的档案能够全面真实地反映单位的整体发展情况，并为单位的长远发展提供依据和指导。对于电力企业来说，科技档案主要包括项目前期、工程建设、生产经营等诸多方面。项目前期包含的政府部门的批文、电力接入系统等文件。政府批文是为企业合法合规开展工程建设的依据，但是由于项目建设周期较长，在项目建设完成后再进行档案资料的整理，会出现个别资料的缺失，档案不健全的情况。

2.不注重技术改造类档案的归档。

电力企业工程建设完工后，企业全面进入生产经营阶段。这阶段企业主要注重生产现场电力设备的缺陷整改及故障处理情况。如G电力公司，作为广西区内第一家从事风力发电的企业，在风机并网投产后出现了风机叶片开裂、叶片凝冰等现象。这是由于广西山区高湿环境易导致夏季雷雨多发和冬季叶片凝冰的现象。这些技术改造项目规模大，投资高，大部分涉及由于机组系统更改或增加、设备异动而带来的图纸变更、设备规范、技术参数的更新或运行参数的调整等设备规范、技术参数的更新或运行参数的调整等，因此需要档案专业人员在技术改造工程中做好跟踪，确保新增或更新后的文件资料收集归档，包括工程前期立项、科研文件、设计文件、施工图、竣工图、施工记录、调试记录、强制性文件执行记录等。这些文件是企业实施技术改造的重要记录，也是企业今后查找利用档案资料的基础。

3.档案信息化程度不高。

现在已经进入了互联网信息时代，传统的纸质档案已经不能适应现在电力企业的档案管理工作。传统的纸质档案管理中，如因保存不当出现档案破损等现象后，无法进行恢复，相当于出现了档案遗失的现象，这增加了企业的工作成本。将档案进行信息化处理，对所有的档案进行数字化扫描存档，建设档案管理系统，将所有电子资料上传档案管理系统，实现纸质资料与电子资料一一对应，减少纸质资料查询的不便性。需求部门可通过档案管理系统查询需要的资料，经过审批后方可进行查阅。即便是数字档案也要多方进行存储，以防出现电子文件遗失的现象。电力企业进行科技工作时，要充分意识到信息化为企业带来的优势，通过信息化手段提升档案信息化能力。

4.档案管理人员专业素质不够。

一些企业未配备专业的档案管理人员，由其办公室管理人员兼任，没有接受专业的档案知识培训，专业技能欠缺。对企业业务知识的不了解，导致档案未能及时进行归档，不能将档案的利用价值发挥出来。一些企业在人员调动时，未做好档案工作交接，导致档案工作滞后，未能发挥出档案的历史价值。公司档案管理重藏轻用，档案工作的中心依旧在传统的案卷收集、整理阶段，设备不足、技术力量薄弱、检索受限，忽视了对信息资源的挖掘和提供利用服务，档案的价值无法充分体现，造成了大量的资源浪费。

三、针对问题提出解决方案

1.提高全员档案管理意识。

大力宣传档案工作的重要性，进一步提升档案工作的影响力，引导公司全体员工关注档案、走进档案，增强档案意识。企业的领导干部一定要从思想高度上重视档案管理工作，带动全员参与档案工作中来。档案整理不应局限于每年公司档案移交的阶段，而是应该贯穿于日常工作中。通过发生-积累-整理-归档四个步骤，在日常工作中积累档案，养成日常归档资料的工作习惯，提高档案管理工作意识。

2.注重技术改造类档案归档。

技改工程项目虽不如建设工程项目那么大，但麻雀虽小，五脏俱全，也要参照基建工程的模式进行技改档案的管理。重大技术改造，包括重大检修工程文件材料的归档范围原则上应根据国家能源局《风力发电企业科技档案归档与整理规范》规定进行整编。加强科研攻关课题、QC小组活动、技术改造、青年创新创效等科技项目文件的归档意识，督促相关单位及部门在项目结束后三个月内完成相关材料的归档工作。

3.建立完善档案管理系统。

建立完善的档案管理系统，让日常的档案管理工作更加便捷。档案管理系统建立初衷是为了减轻各部门的工作负担，利用信息化手段提高档案管理工作的工作效率。深刻认识当前档案安全工作的极端重要性和紧迫性，始终从国家安全和战略安全的层面谋划和推动档案安全工作。

4.配置专人负责企业档案管理工作。

针对企业档案管理工作滞后的现象，配备专职档案管理人员，并定期进行培训及考试，加强其档案管理能力。上级单位加强对下级单位的指导及督察力度，定期检查各单位档案，并对存在的问题进行通报及指导。邀请自治区档案局、集团公司档案专家库的专家到公司开展培训，提高档案队伍整体水平。不应局限于能源局下发的行业标准内的归档范围，应结合企业的实际情况，适当增加和删减归档内容，让档案工作更符合企业实际需求。

四、结论

档案管理工作各企业领导应高度重视，从政治高度上提升工作态度，引领和推动全员建设档案工作。加强与各业务部门之间的沟通交流，推动各业务部门重视档案工作，完善企业档案管理工作。在信息化时代的今天，档案管理工作要切实做到纸质档案与电子档案管理的有机结合。管理人员在日常工作中，要强化档案意识，建立开放型、超前的服务模式，树立档案工作服务意识，不断提高管理人员素质，保障档案管理水平不断提高。

参考文献

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