行政机关文书档案模式的问题和对策

周艳阳

摘要：行政机关的文书档案管理是稳定运行的基础，不仅含有大量数据信息，而且对文书档案进行提取，能够为今后工作部署提供重要支持。为保证文书档案管理更加科学合理，必须建立完整文书档案模式。但是，从目前的情况来看，目前行政机关的文档文书档案管理还存在很多问题，需要采取措施推进文书档案模式改革。

关键词：行政机关;文书档案模式;问题;对策

文书档案管理工作的质量不仅关系到行政机关整体效能，而且对行政机关发展具有重要作用。随着信息化技术快速发展，在文书档案管理工作中加入了办公自动化技术，以提高原有工作质量和效率，促进行政机关的全面发展。

一、行政机关文书档案管理模式

文书档案是一个机构的重要材料，不仅证明一个机构的历史，而且记载了主要反映标准化、服务性、地方分权性质的重大事件。文书档案管理内容主要以提高文书档案管理的质量为核心，通过纸张、手写、递送、检验等管理过程[1]。文书档案的作用主要是为机关领导和管理者提供决策参考和工作指导，为领导提供方便的文书档案查询服务。管理文书档案的管理质量直接关系到文书档案部门收到的资料的完整性和完整性，但是文书档案是分散式的，各个职能部门都有大量的文书档案。由于分布分散，管理难度大，易出现文书收集不完整等问题。为此，行政机关文书档案管理人员要严格遵守文书档案管理要求，建立文书档案管理责任体系，做到全面收集文书档案，提高文书档案管理质量。

二、行政机关文书档案工作模式不足

（一）电子文书档案利用率较低

在我国各机关单位办公自动化系统越来越普遍，但是有些行政机关仍然不够重视提高电子文书档案管理水平，仍然使用手工操作和管理模式，大量信息设备仅用于基本的编辑和印刷，显然电子文书许多优点没有得到充分利用。

（二）管理意识低下

当前，许多行政机关的领导都认为，要想取得更好发展，必须从教育、科学、改革等多方面着手，才能取得较大的经济效益和社会效益。这种想法是完全可行的，但是却严重忽略了文书档案管理的重要作用。一些管理人员甚至认为在文书收集和管理方面需要投入大量的人力和物力资源，却无法立即得到显著效益，投入大收入小，得不偿失[2]。由于领导水平的有限，导致文书档案管理技术低下。

（三）文书档案存在安全风险

文书档案是政府机关文书档案管理工作的一项重点，但是机密文书的安全风险管理工作一直被掩盖。电子文档的建立与管理不像纸质文档那样有原始的物理载体，而是基于计算机网络平台，必须是以信息形式存在。如果文书中的重要数据信息被网络黑客、病毒木马等威胁恶意破译、篡改或删除，造成的损失无法预测。

三、有效改善行政机关文书档案工作模式的对策

（一）優化队伍建设，创新工作模式

文书档案管理模式随信息技术的发展而变化，虽然整体的科学性和合理性正在不断增强，但文书档案管理也需要人员的支持。为此，文书档案管理人员要坚持学习培训，不断提高其业务能力，加大文书档案管理投入，运用科学合理的技术手段，推动文书档案管理创新发展。有关行政机关必须对人才的进入进行管理，并注意招聘有专业文化知识和技能的人，有效地帮助文书档案队伍的建立。要重视现有人才的使用，大胆使用有专业理论知识和技术的年轻干部，稳定现有的文书档案管理队伍，解决现有的各种实际问题，让他们在本职工作上下功夫。为了促进办公室文书档案工作的稳定发展，需要完善人力资源存取管理制度，不断加强对现有文书档案管理人员的培训和教育，有效地补充文书档案管理工作。在此基础上，有条件的单位应注重提高电脑的应用能力和外语水平。

（二）实施风险评估和数据备份

在文书档案信息建设中，最突出的问题是如何确保文书信息的安全，避免可能出现的潜在风险。在对文书档案信息建设所带来的一系列潜在风险进行评估的同时，必须确定包含以下内容的安全标准。诸如数据和资料的数字化处理、文书档案管理存档和保管的数字化处理、存档信息的使用和备份等等，这些都是为了合理地评估信息存档所带来的风险。针对以信息为基础的文书档案管理模式的高密度特点，必须建立和改进备份机制，明确备份职责，有效地开展数字化归档备份工作。加强安全防护，完善防护措施。各行政机关应根据其所处的网络环境选择适合的安全管理模式，努力推进安全保护教育，避免工作人员的过失造成不必要的错误[3]。就全域网而言，为保障信息安全，需要引入高级技术，如面部识别和指纹识别。

（三）提升档案应用水平

做好文书档案工作，必须充分认识文书档案的价值。为此，行政机关应利用讲座等形式，加强文书档案管理人员对文书档案申请的意识，使文书档案管理者认识到如何对文书档案信息进行挖掘。按照法律规定，使用存档信息对敏感信息进行保护，以尽可能防止被调查的重要信息外泄。在可能的情况下，必须从存档信息中提取出可利用的部分，并将其编译成高质量的存档集合。为各部门及相关人员提供参考。为有效提高存档的使用水平，存档流程需要注意文书归档、文书分组、文书分类、编号和保存期限的合理划分，以便于后续查询及作业调查。

结束语：

文书档案是行政机关各项工作中最基本的工作环节，是机关开展各项业务的基础。应重视健全文书档案管理制度，加强领导对文书档案管理的重视，提高整体质量，加强文书档案管理人员的专业能力，加强文书档案管理的综合水平。

参考文献：

[1]赵雪梅.“互联网+”背景下高校文书档案管理的困境及应对措施[J].兰台内外，2021（27）：28-29.

[2]冯晓玲.基层文书档案管理工作探讨[J].行政事业资产与财务，2021（18）：111-112.

[3]陈春燕.浅谈传染病文书档案管理工作的创新[J].兰台内外，2021（25）：42-44.