浅析工程档案资料管理方法与相关问题研究

高纯

摘要：随着时代的进步，我国工业得到了长足的进步和发展，在新时代的潮流中也面临着更多的挑战和机遇，企业施工也面临着更加系统规范的操作流程，任何一个项目施工都少不了工程资料的管理。因此，建立完善的资料管理系统、提高工程资料的管理水平，对企业的发展起到了举足轻重的作用。本文通过分析工程项目资料管理的重要性，提出了目前我国企业在有关方面的运营问题，并对此提出了相关的改进措施，力争为企业健康发展提供更多帮助。

关键词：工程资料;管理方法;改革创新

在任何施工领域，规范的工程资料管理体系是工作的基石，很大程度上决定了项目质量的好坏、施工效率的高低，决定了工程管理目标的最终走向。如果在实际施工环节，缺乏完善的项目资料管理，会对施工进度造成严重阻碍，增大了企业财产的风险，降低企业运营效率。因此，任何施工单位都需要建立科学合理的工程档案资料管理体系，根据公司不同项目的不同运行情况完善和收集有关资料，最大程度的保证企业工程档案资料的准确性、有效性、全面性，为工程顺利展开和后期验收等工作提供精准有效的数据支撑。

一、工程档案资料管理的重要性

在目前我国发展阶段，对企业的产品质量、工艺流程提出了更加全面的要求，特别是在验收阶段和后期检查阶段需要根据企业工程档案资料开展相关工作，所以规范的工程档案资料管理是任何项目施工中必不可少的工作。我国在不同种类的施工项目中制定了不同的资料管理规程，也有比较明确的工程资料管理工作的相关制度，所以任何企业都需要严格按照相关要求开展工作。

二、现阶段我国工程资料管理存在的主要问题

在目前发展阶段，工程资料的有效管理对施工质量有着指导意义。以下部分是我在长期的工作当中通过对不同企业的资料管理现状进行分析，指出了几点比较有代表性的问题：企业管理人员对工程档案资料管理不够重视，相关从事人员的专业技能有待提高以及工程资料有关的技术和管理体系需要进行改革换代。

（一）各级领导对工程资料管理重视度不足

企业的各级领导都是以提高企业经济效益为中心目标，很多时候他们并没有对提高企业经济效益进行全面剖析，都将工作重心放在了如何降低材料成本、人工成本上，忽略了企业工程资料管理对企业经济发展所产生的作用。虽然企业的工程资料管理并不会对经济收益產生直接促进作用，但是有效的企业资料管理可以极大的提高企业运营效率，为减少企业不必要的开支起到了重要作用。一旦企业管理人员对工程资料不够重视，那么相关的资料采集填写和资料管理人员就很难认真履行职责，导致工程资料的缺失，影响工程项目的有效进行。

（二）工程资料管理人员专业化程度低

在很多施工单位里，项目资料管理部门的工作人员有限，因此在实际工程当中，从事项目资料的管理人员是从其他岗位零时抽调所组成的工作部门。这些工作人员并不精通项目资料管理工作，从而不可避免地造成有关工作的错误，降低了工程资料的实际参考价值，对后期验收审核阶段的工作造成一定阻碍。

（三）工程资料管理技术落后

这是一个被互联网以及高新技术所包围的时代，尤其是在工程资料管理中，如果我们不能够在实际工作中经过使用这些技术，我们很难保证自己工作的准确性。很多时候相关工作人员仅仅掌握一些Word、Excel等一些基本的操作流程，并没有熟练掌握专门的工程资料管理技术，这就导致工程资料收集填写工作效率大大降低，也很难保证工程资料的准确性、实时性，增加了后期查阅资料的难度。

（四）资料管理的规范化程度不够

虽然目前我国相关部门对于企业的工程资料管理制定了相应的规章制度，但是没有相关的法律条文对其工作进行监督。很大程度上企业工程资料的好坏完全取决于员工的工作态度，员工工作的自主性很大程度上决定了工程资料的有效性。正是因为企业缺乏相关运营制度、国家缺乏法律条文，导致实际工程建设当中存在工程资料无法归档和及时整理的现象，这些问题的出现会给企业运营带来潜在的风险。

三、规范工程资料管理的有效措施

（一）加强各级部门对资料管理的重视

要想提高企业工程资料管理的有效性，最重要的一步就必须要从企业的管理人员做起，只有决策层重视资料管理的工作，相关从事人员才会规范工作流程、保证工作质量。对于领导者来说，就要制定一系列的规章制度来进行有效管理。首先，在施工过程中，要有一套完整的资料管理规程，让资料收集、填写工作依法依规进行。第二，所有部门都需要积极参与到资料采集填写的工作当中来，将一项资料收集工作细分到各个不同部门，填写完成后再进行汇总整理。第三，资料填写、汇总、管理的一整套流程当中的所有工作都要交给专业的工作人员去完成，明确工作要求，将责任落实到实处。第四，企业的管理部门应该成立资料管理部门，并且根据工作完成情况进行绩效考核，对工作突出的员工进行奖励，提高其工作积极性。最后，企业应该成立监督部门，对资料管理工作进行检查，确保其工作的有效性。

（二）提高项目资料管理人员的素质

企业的人事管理也是稳定运营的一部分，所以企业应该做好招聘环节的相关工作。首先，应该加强对招聘环节的监管，确保任何环节的有效性，避免“走后门”等现象的发生。其次，应该加强资料管理工作的招聘门槛，要找到具有一定经验、职业素养高的员工。最后，企业的人事部门应该定期组织职工的业务培训，加强员工的自身学习，并且通过相应的考核机制来评判员工的能力高低，以更好的促进他们的业务能力。

（三）提高工程资料管理的信息化手段

互联网等先进技术是当代实际工作中必不可少的工具，我们应该利用好互联网等科技手段做好信息收集和资料归纳整理工作。实时精确的工程资料登记收集是工作进行下去的基础，后期对资料进行有序归档整理能够提高企业运营效率、发挥工程资料价值。我们应该根据企业工程的实际情况，引进相关软件、或者运用互联网技术等方式，对工程资料进行归纳分类。例如，将同类型的工程项目放在同一个文件夹中，然后根据不同文件、不同文件夹进行编号，根据编号来查找目标文件，极大提高后期查找文件的效率。在备份存档时应该进行多份存档，保存纸质版的同时，也要进行线上备份。确保工作的万无一失的同时，也极大地方便了后期查阅、修订等工作。

（四）保证资料归档工作的规范化

在资料收集填写完后，应该要求工程资料的管理人员严格按照企业制度进行保存。首先，应该按照时间顺序对资料进行整理，在工作过程中一定要认真细心，避免出现低级错误，最大程度的规避风险。其次，由于工程资料的特殊性，其涵盖范围广、数据复杂，所以在资料整理完毕后，应该全面细致地进行检查审核。在确保所有工作无误后，才可以进行装订、上传。只有在进行这一系列的流程，才能最大规避风险、减少错误，保证资料归档的规范化。

结语：综上所述，工程资料管理是一项复杂、庞大、容不得半点马虎的工作，其工作质量很大程度上决定了项目建设的质量。不仅仅全方位记录了施工的整个过程，还是作为项目竣工后验收审核工作的蓝本。对于促进企业运营效率、提高工程质量有着极大的促进作用。企业应该提高管理意识、加强员工职业素养、充分利用科技手段、规范工作流程，从而确保工程资料管理工作的有效性。

参考文献：

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