数字化时代档案管理技术创新发展措施研究

肖天红

摘要：档案管控是单位管控体系内无法取代的工作，攸关单位的经营与进步，对单位的合理决策也有较大的影响，因此获得所在单位的高度关注。为了有效适应信息化年代的需求，推动信息科技全方位运用在档案管控中，单位要参考具体情况，把信息科技与档案管理相融合，力图形成办公自动化的局面，提高档案管控的成效与质量，让档案管理人员从繁重的体力劳动中解放出来，并且纠正工作中的偏差。所以，笔者在本文中重点解析了信息科技在档案管控中的使用意义。

关键词：数字化时代;档案管理技术;创新发展措施研究

引言

大数据时代的到来，社会各行各业的发展都产生了新的变革，当然，档案管理工作也不例外。尤其是对于企事业单位，档案管理工作的重要性不言而喻。这项工作不但保留单位以往的档案信息，而且这些信息为单位未来的发展提供的是数据参考。对于一些原始数据的整合、收集与管理，原始的档案管理方式不但耗费大量的人工及存储空间，而且对于数据的提取、分析以及查找都非常困难。大数据时代，不但节省了大量的档案存储空间，而且使数据的管理更加便捷。单位需要引起对档案管理工作的足够的重视，及时应用信息技术对档案管理工作进行效率的提升，推进信息技术的应用，提升档案管理工作的质量，做到与时俱进。

一、数字化时代档案管理技术创新的重要价值

1.1档案数字化管理技术的专业化价值

数字化时代的档案管理技术，是解决目前档案信息累积扩展性以及档案管理有效性的关键路径，目前档案信息资料来源渠道不断增多，庞大的档案资料占据极大的空间范围，以往的档案管理模式已无法适应目前的实际发展，所以必须要研究出全新的管理技术来顺应时代发展需求[2]。数字化档案管理模式能够运用转变储存形式而做到范围、空间的拓展，当前云计算、网络储存等相应技术的诞生让数字化档案管理具有崭新的平台空间。

1.2档案数字化管理技术的安全性价值

通过数字化技术的支持，档案储存的安全性具有明显的提升。自然灾害等环境因素，对于以往的纸质档案具有极大的影响。而经过信息化技术对纸质档案展开数字化的整理，不但能够储存在设备硬盘当中，还能够在云端备份，在双重储存保护下，大大提升数字化档案对于自然因素的抵抗能力。此外，经过终端管理系统的有效运行，可以有效防止数据信息丢失的情况，档案储存有着极高的可靠性以及安全性。

二、数字化时代档案管理技术具有的相应问题

2.1档案管理信息化工作存在较大的人才缺口

数字技术的创新形式及其在档案管理业务发展中的应用需要具有专业素养的档案管理信息化的人才。然而现在我国对档案管理领域的人才培养还没有给予足够的重视，这门学科并不受很多人喜欢，而且由于大学开设相关专业的课程很少，因此在人力资源市场上这种人才少之又少，人才缺口很大，很难满足当前信息化档案管理工作的需求。

2.2标准规范亟需清晰

档案信息化建设的各个环节中都存在着一定的关联，各项工作的开展都会对众多的主体造成影响。所以，在进行企业档案管理信息化建设活动过程中，除了需要对技术语言进行统一之外，还应当进一步确定标准规范。然而，当前我国档案管理信息化建设标准规范比较落后，很难与企业的具体情况紧密联系起来。

三、数字化时代档案管理技术创新的具体措施

3.1档案管理制度的创新

档案管理制度的创新是档案信息化管控的关键渠道或重要模式。在信息爆炸的年代，必须对档案讯息实施统一管控，构建全方位的档案信息管控制度，对信息资源实施高度的融合与解析，提炼有价值的讯息，把讯息科技与档案管理工作相融合，高度发挥信息科技的优点与功能，持续健全中国的档案讯息制度，强化对档案讯息管控的强度与监管强度。以往，我国的档案讯息体系不夠规范，体系较为散乱，软硬件建设力度不够，通常产生选择方面的事物，就会降低档案讯息体系运转的真实性与私密性。并且，也为档案管控带去很大的难度。因此，必须对档案信息体制实施优化与健全，把每一机构都归入到档案讯息管控体系内，构成统一的管控体系，持续强化管控的自动化与智能化，统筹策划，权衡到各机构的内部构造与需要，需要集中管控。

3.2提升档案管理人员综合素养

档案管理工作要想做到与时俱进，就需要更加重视档案管理人员素质的提升，培养专业化的人才队伍，真正意识到这项工作的重要性。这样才能以专业的管理方式为单位提供有效的数据参考，从而保障后续决策的正确性。从长远发展的角度去认识这项工作的本质内容。大数据技术与传统的档案管理工作有着极其重要的差别，运用的是新的管理模式与新的管理方法，对于档案管理人员的培训工作，需要制定完善的方法以及遵循一定的流程，出台不同的奖惩与激励制度，使档案管理人员能重视自身业务能力的提高，并且真正从培训中学到实用的技能，进而在档案管理工作中发挥更重要的作用。提升档案管理人员的专业素养的重要性还在于使之能够在工作当中创新，使档案活起来，真正发挥档案的作用，为后续的工作提供参考，对于不能应用信息技术对档案进行有效管理的人员，要有惩罚的制度，真正使有能力的人在岗位上发挥重要的作用。每一名档案管理从业人员也需要对自身的工作内容给予足够的重视，在实际操作中仅仅跟上时代的步伐，真正做到与时俱进，在时代发展的过程中不断转变工作思想，主动抓住更多的机会，做好本职工作的同时，综合提升单位的档案管理水平，发挥更大的作用。

结束语

现如今，信息化时代快速发展，信息技术的应用范围越来越广，档案管理工作中使用信息技术可以改变传统的管理工作，使得复杂的工作内容得到简化，使用计算机代替人工进行管理工作，不仅有利于降低工作人员的工作压力，同时，还有利于提高工作效率。改变传统管理工作方式，其中最重要的是改变工作理念，不断对信息化工作理念进行完善，提高管理工作质量。

参考文献

[1]刘欢.数字化时代档案管理技术创新发展措施分析[J].办公室业务， 2019（17）：94.

[2]纪红丽.数字化时代城建档案管理技术创新发展措施分析[J].中国高新区，2017（11）：146.

[3]王明月，邹鹏.论数字化档案时代档案的原始性[J].办公室业务，2014（17）： 173.

[4]薛洪敏，宋桂玲.数字化时代档案管理技术创新发展措施探析[J].黑龙江科学，2014，5（08）：178.

[5]刘洋.数字化时代档案管理技术创新发展措施探析[J].中国科技投资，2013（20）：142.