档案管理的信息化发展趋势(1)

刘松生

摘要：通过高效率开展档案管理工作，不仅可帮助企业更加科学、合理化地安排现有资源，促进不同地区中人员管理分配工作的高效率推进，而且还能真实、全面地记录现代企业在不同发展阶段中的实际表现，保证工作效率的同时促进可持续发展目标的顺利实现。目前，已正式进入到信息时代，各种先进科技手段的应用为现代档案管理工作提供强力的支持，进一步突出档案管理信息化建设的实践功能，减少成本支出的同时提高档案管理的工作效率。基于此，本篇文章对档案管理的信息化发展趋势进行研究，以供参考。

关键词：档案管理;信息化;发展趋势

引言

社会企业在新时代背景下得到了快速的发展，对信息的需求和获取也发生了一定的变化。在这种情况下，电子档案管理工作也面临着新的挑战。为了满足社会企业对档案管理工作的要求，需要进一步提升电子档案管理水平，注重信息化电子档案体系的建设，管理工作人员应该创新思路，顺应时代发展的潮流，善于运用先进的技术和方法，不断完善档案管理体系，进一步提高电子档案管理水平，促使电子档案管理工作向信息化和科学化方向转变，提高档案管理工作效率和质量，有利于强化档案管理工作人员的工作能力，进一步提升电子档案管理的科学性和有效性，为企业事业单位的未来发展打好基础。

1档案管理信息化概述

信息技术几乎成为日常生活、工作、学习中所不可或缺的一部分，因此对档案管理的信息化建设工作也并不陌生。档案信息资源的用途十分广泛，几乎涵盖所有行业，例如企业中有员工档案、学校中有学籍档案、建筑工程项目中有项目档案等。总体来看，档案信息资源中记录的是一个人、一件事或一段经历的历史信息，可真实且全面地还原历史事件。档案管理工作的主要目的是记录历史和保存历史，并根据目标群体的档案信息获取需求来提供个性化服务。档案管理信息化所指的是利用信息技术开展档案管理工作，将传统模式下的纸质档案载体转变为电子档案，提高档案管理工作水平的同时，将档案信息的应用价值发挥出来。在当前的新时代背景下，档案管理信息化是档案管理工作的主要载体，因此现代企业务必积极利用现代化技术手段完善档案管理的工作模式。打造出符合档案管理信息化建设的良好环境，投入更多的资金来培养优秀的档案管理人才。

2加强档案管理信息化发展的措施建议

2.1健全信息化档案管理安全保障系统

应建立健全信息化档案管理的安全保障系统，加强档案信息管理程序，聘请专业人才管理信息化档案，确保其安全。档案管理系统应采用正版的杀毒软件，才能在工作时避免木马病毒的攻击。制定符合实际且具有约束力的信息化档案管理制度，落实到档案管理的每个环节中。还应建立起档案管理责任体制，在工作中如果谁出了错就要负起相应的责任，互相监督。建立起安全的档案信息保障系统，才能推进信息化档案管理服务和工作的进一步提升，让档案管理工作开展得更加顺利。可在档案管理工作中让工作人员进行互相监督，以防发生细节上的错误而未及时发现，对档案信息化管理造成极大损失。档案管理机构的领导可以制定赏罚分明的政策，在工作过程中没有发生过错误的，可以进行奖励;而对于出错的员工，进行指正，让其在管理工作中更加小心仔细，让安全保障系统更加安全可靠。

2.2建设信息资源数据库，实现电子归档

企业在进行档案管理工作时，应该进行数字化管理，通过数据库进行档案的分类，对于一些没有及时归档的重要档案和文件，应该进行统一化的管理，通过对档案的扫描确定档案的类型，结合以往的工作经验对其进行辨别和归类，实现档案的电子归档。还要不断提升档案管理工作人员的个人素养，善于运用先进的技术和设备，促使档案管理工作更加规范和科学，在工作中不断学习新的信息技术和管理手段，包括档案的保护技术、档案管理的理论知识，等等。同时，还要了解和掌握计算机技术、光盘技术和复印复制技术，等等，提高个人的综合能力和综合素养。不同工作人员之间应该加强技术交流，取长补短，对工作问题进行高效处理，优化和提升档案管理工作的质量。

2.3提高档案管理人员的专业素养

采用动态选择管理模式，强化档案人员的专业能力。要求档案管理人员具备文字表达、获取档案信息、驾驭现代化科技设备、沟通协调、学习能力、工作创新能力等综合能力;具有较高的政治素质、职业道德素质、扎实的专业知识素质、拥有健康的身体素质和良好的心理素质。档案管理员要深知档案工作的重要意义和作用，档案的凭证作用是指档案是历史的真凭实据，具有一定的法律效用，因为档案是自然形成的，因此它具有客观性，是令人信服的历史证据。由国家档案主管部门制定鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力。禁止篡改、损毁、伪造档案。禁止擅自销毁档案。

2.4重视档案信息化建设的过程

我国市场经济政策在不断改变，企业的各项管理制度也随之在不断发生变化，只有注重档案信息化建设的过程，才能了解每个环节出现的问题，在经济政策发生变化的时候就不需要再次从头实践得出解决措施了。另外档案信息化建设过程中包含了建设过程中存在的问题，每个问题的解决方法，是实践之后的宝贵结论，对企业未来发展有一定的参考价值，企业管理者应该注重这些经验的吸取和利用。企业可以从档案信息化建设的过程中对企业整体有个全面了解，以信息数据方面入手更深刻了解企业发展的优势和劣势，并以此为依据，对建设方案不断改进，增长优势，消除劣势，真正做到强化管理。企业在档案信息化建设的过程中要注意将企业运行现状与档案信息结合起来，进行整体的信息化强化，最终企业每个部门的业务处理和工作状态向信息化建设方向不断发展。

3档案管理信息化的发展趋势

加强档案信息资源的开发与利用。档案管理单位在践行档案管理信息化建设任务的过程中，需将海量的档案信息进行数字化和信息化处理。为能进一步强化档案信息资源的开发与利用效率，档案管理部门要积极研究和应用搜索引擎技术，保证档案信息资源分类的科学性和合理性，全面提高后期的档案资源查询效率。截至目前为止，深度数据加工技术已被广泛应用到档案信息管理工作，可帮助档案管理者和使用者精准地获取目标信息资源。相信在未来，随着三维数据库技术的不断发展，档案管理信息化建设任务将开展得更加顺利且高效。

结束语

总之，在移动互联网时代，企业档案信息化建设是社会发展的常态，档案信息对于一个企业来说十分重要，因此信息化建设的时候每一个环节都要仔细推敲，确保将每一个问题都扼杀在萌芽中。企业在进行档案信息化建设的时候要注重过程中出现的问题，寻求最合理的方法解决问题。要想真正实现档案的信息化建设，企业就必须不断提升自己的信息技术水平，提升信息建设的速度，提升数据使用的效率，只有打好这些基础才能最大化地保证档案信息的安全，高效利用，從而从根本上提升企业的管理水平，促进企业长远健康发展。

参考文献

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