以“互联网+”为导向的高校档案利用模式创新

王 伟

(沈阳大学 档案馆,辽宁 沈阳 110044)

档案是国家和社会宝贵的文化财富和重要信息资源,高校档案保存的是每一所高校重要的原始档案信息,是高校办学治校、立德树人具体实践的真实体现,更是高校积极推动学校改革创新和发展,推进各项事业不断进步的重要决策依据。档案能否在高校发展进程中真正发挥应有的作用,主要在于档案利用为高校改革发展中心工作和师生切身利益服务的水平和深度。因此,高校档案利用随着学校发展规划要求和师生需求的不断变化而发生着深刻的变革。当今时代,以物联网、大数据、云计算、移动互联网技术为代表的新一轮信息技术革命的发展和广泛普及,极大地改变了人们的工作、学习和生活的理念和方式,高校师生对档案的利用要求也随之向智慧化转变。多数师生希望通过利用智能终端设备解决利用档案事宜,以现代模式代替上门求服务的传统模式,这种迫切的需求促使高校档案管理部门必须实施以智慧化利用为核心的档案利用模式改革。作为智能终端设备之间的互动载体,“互联网+”是高校创新档案利用模式的必要途径和选择。为此,探讨以“互联网+”为导向的高校档案利用模式创新策略,成为高校档案工作面对的重要课题。

一、“互联网+”为高校档案利用工作带来的变革和思考

1.对高校档案利用工作带来的变革

“互联网+”是创新2.0下的互联网发展的新形态,是互联网思维的进一步发展实践和成果展现,它直接代表一种先进的生产力,推动社会经济发展新形态不断创新和演变。它以非常直接的方式带动了社会各个经济实体相应发展并焕发了崭新的生命力,为各行业的改革、创新、发展提供广阔的空间和新的网络平台。同时,它也直接代表一种新的社会形态,即充分发挥互联网在整个社会经济资源配置和综合利用中的优化和集成的作用,又以互联网技术创新取得的成果,深度融合于国家的经济、社会、教育、医疗等各行业领域之中,提升了全社会的技术创新力和社会生产力,形成更广泛的以应用互联网为基础设施和实现以互联网为载体的社会经济发展的新形态。长期以来,高校档案利用工作由学校档案管理部门承担,工作模式采用坐等上门的方式,对档案有利用需求的师生必须到档案管理部门履行一系列手续,方可对档案进行利用。从实践来看,高校在实施档案利用的过程中,经常会出现管理者与利用者之间供需要求不对称、管理者与利用者的对接时间不协调,利用者需要利用多种类型档案时履行手续过于繁琐及档案利用服务形式不够丰富新颖等诸多问题。这些弊端的出现,一方面是由于受传统工作观念和模式的制约;另一方面是由于档案作为重要的信息资源,涉及到高校的诸多党政工作的重要事务。无论是国家的政策法规、条例要求,还是高校自身对档案的管理,出于对档案安全和保密的需要,都对档案的利用进行了严格的制度管理,导致档案利用的服务性、互动性、广泛性都受到不同程度的制约。在“互联网+”尚未出现之前,高校档案管理者从自身职责出发,坚决不能打破制度底线,利用者面对制度门槛,只能疲于奔波、履行手续,双方都对这样的状况颇感无奈,但苦于没有解决的良策。随着信息技术革命的日新月异,“互联网+”成为时代发展的重要引擎,高校档案管理工作也随之发生了根本性的转变。从全国高校运用信息技术加强档案利用的情况来看,“互联网+”对高校档案利用工作带来了以下几方面的变革:

(1) “互联网+”时代,档案文件不再仅仅是一种直观的纸质档案文件,取而代之的是以大量数字、图形及电子文本为主要表现形式的纸质及电子文档。高校借助现代化的办公设备和先进的档案管理信息系统,经过数字化的图文扫描,云计算数据处理,网络数据传输和其他信息系统数据的存储,使得档案文件的存储更为方便,数据更为丰富,资料更为翔实,管理更为科学,为更广泛、便捷地档案利用强化了数据支撑。

(2) “互联网+”时代,高校对档案文件的信息传输和管理利用更加迅速直接。高校利用网络信息传输、档案文件共享等信息系统,打破了信息传输时间和空间的限制,可以实现远距离或跨越多个区域的调档、阅档,使高校对档案的传输和管理利用更快捷,调档或者阅档更方便。

(3) “互联网+”时代,高校的档案文件管理是开放的、相互共享的。通过档案管理系统和各职能部门间使用权限的合理设定,高校档案文件的使用范围更加广泛,社会及高校各职能部门管理与利用档案更为便利,大大提高了档案的管理利用效率和使用价值。

(4) “互联网+”时代,高校对档案文件的标准化管理更为科学、规范。不仅需要有一批现代化的档案办公设备作管理和支撑,更需要有一批专业的、高素质的档案管理工作人员进行信息化操作,实现高校档案文件的标准化管理和资源开放性利用。

2.对上述变革的思考

2021年1月1日,新修订的《中华人民共和国档案法》正式实施,在第四章第二十八条中明确提出“不断完善利用规则,创新服务形式,强化服务功能,提高服务水平,积极为档案的利用创造条件,简化手续,提供便利。”[1]据此,结合当前高校档案利用工作的具体实践,对高校较好地适应和融入“互联网+”为档案利用工作带来的变革,有如下4个方面的思考:

(1) 高校的档案管理部门不是政府机关,而是高校的教学辅助部门。作为辅助部门,必须定位于管理和服务双重职能。从本质上说,档案管理是面向公众的开放服务平台,这是其存在的真正价值[2]。因此,高校档案的利用工作必须去行政化,确立人本位服务观,树立服务公众的思想意识,积极引入或打造以“互联网+”为主体的智慧模式,在对师生利用需求进行明确认知和定位的基础上,以需求导向驱动智慧档案模型和“互联网+”服务框架体系的构建。在对利用规则进行分级分类配置的基础上,为师生提供一个功能完善、服务形式丰富、互动性较强的便捷型、开放型、智慧型档案利用和服务空间。既能够对学校的改革发展提供决策依据,又能够广泛地满足广大师生员工的利用需求,使学校的管理者、教师及学生能够最大限度地免除奔波之苦和手续之繁。

(2) 当前,高校中机构和部门均在不同程度上承担档案管理工作,但只有档案馆或综合档案室这样的档案主要管理部门提供档案利用服务。从档案学的角度来看,任何单一的公众档案馆或其他档案公共服务机构均难以充分地提供符合用户所需的档案公共资源。鉴于这种情况,要通过“互联网+”来切实提升档案的利用水平和效率,必须改变这种利用服务分散化的情况,走档案利用服务资源共建共享之路。对分散的档案资源进行网络整合并重新建立档案资源共享的数据库,以实现对档案公共资源的网络整合和优化配置,为高校档案利用“互联网+”的使用终端提供全面的公共档案服务信息共享资源,切实让广大师生在感受档案利用服务的智能化、便捷化的同时,进一步体验到其功能覆盖的人性化和广泛化。

(3) “互联网+”对高校档案利用工作带来的变革,对高校档案管理信息系统的开发无疑是一个巨大的挑战和冲击。由于构建以“互联网+”为导向的高校档案利用模式必须以提高高校管理者和广大师生员工的满意程度为基本理念,所以,在高校档案管理信息系统的开发过程中,特别是在与学校的办公自动化系统、业务系统建立相互衔接的数据和信息联系时,必须以“互联网+”使用终端提供的利用功能和范围,配置一套既简单明了、逻辑严谨,又联系紧密、相互协调的规则体系,使各类用户在直接使用“互联网+”档案利用系统或通过办公自动化系统、业务系统的路径引导使用该系统的过程中,既不需要翻越过多的规则门槛,实现“身份认证—系统登录—档案利用—资源获取”各个步骤的一键完成,又能够在符合档案安全管理要求和国家保密规定、个人隐私受到保护的前提下对全校的公共档案资源进行有效利用[3]。

(4) 构建以“互联网+”为导向的高校档案利用服务体系,必须与时俱进地利用好云计算、大数据和物联网三大新兴信息技术,使利用服务体系能够更好地兼具档案资源的收集、存储、统计等功能[4]。其中,云计算技术将大数据及物联网技术全面渗入到智慧档案存储资源的信息收集、处理及存储服务等各个环节,为档案的智能化与管理、数据收集与分析、信息处理及风险预测分析提供了全方位的技术支持。同时,拓展智慧档案的存储应用空间,为存储资源的及时备份与利用提供支持[5]。物联网信息技术初步实现了全过程智慧档案与储备要素的相互联结,形成了集智慧档案的识别、定位、追踪、监管及存储服务等功能为一体的智慧档案网络管理架构。对这些新兴信息技术的科学运用,是构建以“互联网+”为导向、推动高校档案利用模式创新的时代之选。

二、“互联网+”导向下高校档案利用模式创新应具备的基础条件

推动以“互联网+”为导向的高校档案利用模式创新是一项庞大而复杂的工程,高校必须审时度势、认真谋划,综合考虑各方面的因素和条件,不能草率行事、匆忙上马。从档案管理工作实践出发,认为必须具备以下几个基础条件。

1.应积极纳入区域或学校的智慧化建设总体设计

以“互联网+”为导向的高校档案利用模式要以档案数字化、智慧化为基础,而档案从传统的纸质载体向数字化、智慧化的变革,一般来说需要寻求服务外包,这就需要大量的资金作为保障[6]。而从高校的经费预算划拨情况来看,通常要大比重地向教学、科研等领域倾斜,为档案管理工作提供的经费较少,不足以应对档案数字化、智慧化服务外包的资金需求。俗话说“基础不牢,地动山摇”,打不牢档案数字化、智慧化这一基础,构建以“互联网+”为导向的高校档案利用模式就无从谈起。如何解决档案数字化、智慧化资金不足的难题,成为横亘在诸多高校档案管理部门面前的一道障碍。如能够将高校档案数字化、智慧化建设融入区域或学校的创新驱动战略,纳入到智慧校园、智慧城市的大盘规划之中,通过政府或学校给予行政支持,则更容易争取到财政资金的支持[7]。即便不能获得专项建设资金,也可基于智慧城市、智慧校园的打造,用较少的资金完成智慧城市、智慧校园建设所需的档案资源的数字化、智慧化改造,进而将学校档案利用的信息化模块集成于智慧城市、智慧校园的总体系统架构之中,初步实现档案利用模式的“互联网+”。

2.应加强以新一代智慧档案信息资源处理技术为支撑的数字档案馆建设

数字档案馆利用丰富的馆藏资源实现馆际间馆藏资源的整合、传递、共享,使高校档案馆由封闭、半封闭向资源共享的开放型档案馆转化,从一个冷冷的“保险柜”过渡为一个真正实现资源共享的利用平台[8]。各地区各部门各单位要把数字档案馆(室)建设列入信息化建设整体规划,从人力、财力、物力上统筹安排,切实推进档案存储数字化和利用网络化。当前,大数据、云计算等新一代信息资源处理技术的应用是各领域信息化程度的主要体现。从国内高校数字档案馆建设的情况来看,大数据时代馆藏资源分析处理技术不但能有效的对馆藏数字档案资源进行深入的数据分析和挖掘,也可以对师生需要及时查询的智慧档案资源信息进行海量数据的收集和分析。云计算技术能够增强数字档案馆之间、数字档案馆与其他文化机构和企事业单位之间数字馆藏资源的资源共享、互通有无。以大数据、云计算作为支撑,高校的数字档案馆将成为高校档案在多平台、多渠道、多情境下实现“互联网+”的高效率平台,从而使高校档案“互联网+”利用模式实现深层次拓展成为可能。

3.应大力加强人才队伍建设

创新人才是创新驱动发展的核心力量,构建以“互联网+”为导向的高校档案利用模式,建设一支高素质的档案信息化人才队伍是关键因素。当前高校大力引进人才,高校的人才引进工作聚焦于高端教学、科研群体,几乎没有高校引进高层次的档案人才[9]。因此,建设档案信息化人才队伍单纯依靠“外引”恐难实现,必须着眼于“内育”。“内育”的侧重点在于落实好国家关于档案专业人员继续教育的有关政策,充分发挥高校科研高地的优势,提升档案专业人员的信息化工作能力,大力增强复合型档案员的信息化建设和创新意识,培养一批各有所长的复合型、应用型档案信息化专业人才,为档案利用“互联网+”创新模式提供人才支撑和智力支持。

三、“互联网+”导向下高校档案利用创新模式应采取的工作举措

当前,在“互联网+”背景下,高校档案利用工作中存在诸多问题。高校档案工作人员缺乏“互联网+”思维,在线服务水平、网络安全防护能力和数字档案信息资源安全保护意识均有待提高[10]。高校档案管理部门服务水平不高、资金投入不足、信息配置程度不均、信息技术人才储备不够等问题,使高校档案利用在“互联网+”背景下面临着极大挑战。针对这些问题,以“互联网+”为导向的高校档案利用模式创新,是对以互联网为代表的现代信息网络技术在高校档案利用管理工作中的应用,是对传统的高校档案利用模式的一次转型升级。在这一进程中,高校档案工作人员的知识储备、思维方式和技术能力必须适应“互联网+”对档案工作的能力要求。从学校角度来说,高校必须不断提高档案信息化的建设,同时加强对以“互联网+”为导向的高校档案利用模式的顶层设计,强化校内涉及档案工作的各部门之间的交流协作,实现档案资源共用共享和档案利用的服务联动。基于此,推动以“互联网+”为导向的高校档案利用模式创新应采取以下工作举措。

1.树立档案工作人员的“互联网+”思维

思想是行动的先导,认识是行动的动力。让档案管理者树立“互联网+”思维,是推动以“互联网+”为导向的高校档案利用模式创新的最根本举措。为此,高校必须加大对档案专业人才实施继续教育的工作力度。一方面,要落实好国家关于档案专业人员继续教育的相关政策要求,组织和督促档案工作人员参加各级各类档案专业的教育培训和工作交流,不断提升自身的工作技能和业务素质,努力适应“互联网+”给档案工作带来的新形势、新变化、新发展。在此过程中,特别是要注重抓好对网络信息知识和技术的学习,可以考虑将这部分学习情况纳入到档案专业人员的年终绩效考核当中,促进其知识储备、思维方式、技术能力和创新意识切实适应“互联网+”对档案工作的能力要求。另一方面,要积极聘请信息技术领域、档案管理领域的专家学者、管理人员来校为档案工作人员传经讲学,通过理实并举的方式,让高校档案工作人员在思想上充分理解和掌握“互联网+”背景下的高校档案利用工作的真正内涵和实践路径。

2.提升档案信息化的建设质量

以“互联网+”为导向的高校档案利用模式要以档案数字化、智慧化为基础。因此,要切实打牢这一基础,力保高质量完成高校档案资源的数字化改造工作,不断加强高校档案数据库建设,切实打牢档案信息资源利用的服务根基。在这项工作中,高校档案管理部门要加强对存量数字化档案的收集整理和内容转化,以方便档案数据库建设中的数据挂接,确保线下工作和线上需求之间的数据信息快速、高效、正确衔接[11]。在强化信息化建设上,要聚焦高校在传统的档案利用工作模式上的问题和弊端,充分发挥“互联网+”的科技力量,进行有针对性的技术改善。要加强对大数据、云计算等现代化网络信息技术的引进和利用,强化档案信息的互联网检索,推动高校档案利用模式的“互联网+”进程。以在线服务方式推动和拓展高校档案在多渠道、多形式、多情境下的高效率利用,助力智慧城市、智慧校园的建设。

3.加强以“互联网+”为导向的高校档案利用模式设计

在“互联网+”的背景下,高校创新档案利用模式必须在“互联网+”思维引领下,有效规划以便捷高效的服务模式为核心的整体方案。对于校内师生的利用需求,高校应强化集档案收集、存储、传输和交换等利用功能于一体的档案信息管理系统建设,使校内师生能按照相应的利用权限进行自主利用。针对校友、社会人士、其他单位等校外档案利用群体,高校应加强档案利用服务公众网络平台的建设,并使之与学校档案管理部门的门户网站相互融通联接,通过在门户网站设置面向公众的档案利用服务功能链接入口,使校外档案利用群体无论身处何地,均可以通过高校档案门户网站便捷地开展档案的在线查阅、预约和咨询[12]。另外,微博、微信作为新一代信息交流平台的杰出代表,在推进服务主体从以机构为中心向以用户为中心的转变过程中发挥了重要的作用。高校可在档案门户网站加载档案管理的官方“两微”二维码和手机APP安装程序,通过微博、微信和手机APP的互动功能,一方面,为档案利用群体提供在线咨询和查询服务;另一方面,发布档案中的珍贵资料、档案编研成果,具有纪念意义的照片、文章等,使高校档案资源在信息共享中变得更加开放生动。

4.加强各档案工作关联部门之间的协作与联动

鉴于“互联网+”赋予高校档案利用工作的新要求、新标准,高校档案利用工作不应再由档案馆或者综合档案室这样的档案主要管理部门单打独斗,而是高校各部门之间要互通有无、联动服务。因此,高校必须依托“互联网+”来促进档案资源的体系化,实现档案资源共享。为此,高校中所有涉及档案工作的部门和机构必须强化交流协作,在强化本部门门户网站的档案利用功能的同时,通过在本部门网站上设置其他部门档案利用功能入口或跳转链接的方式,积极推进各机构、各部门之间档案网络利用平台的交叉联动。另外,还可以在档案主要管理部门的主导下,将各部门的档案利用服务信息和功能进行分类整合,并依托高校智慧校园建设,将全部可利用的档案资源搭载于学校门户网站、各类触摸式互动设备和档案微博、微信、手机APP等各类新媒体平台,也可以开展以档案利用宣传为主题的网络直播或在抖音、火山等APP上发布相关的小视频,切实实现高校档案利用的“互联网+”模式风靡校园,无处不在,让广大师生以各自熟悉喜欢的方式享受到档案利用服务“互联网+”的魅力。