基于“互联网+”的中职学校档案管理优化路径

山东省烟台护士学校 任丽丽

档案是历史记录，是可靠的原生信息，是确凿的原始资料。学校档案更是承载了从建校到扩大发展以及学校日常运营变化的所有资料，客观反映了学校的发展轨迹。档案也可以为中职院校确定办学理念、树立学校形象提供直接依据，是学校重要的信息资源。学校档案通过各种形式真实客观地反映了中职院校的历史情况。从档案内容看，中职院校的档案是来源于学校办学活动全过程的直接文件，涵盖了教学、管理、科研各个方面，真实记录了中职院校教书育人的办学理念。从档案形式上看，中职院校的文件档案上有单位或个人印章，录音录像等档案记录了历史瞬间，客观真实地记录了学校活动的经过。由此可见，学校档案是令人信服的历史证据，能为学校的等级评价、质量评价等提供重要的依据。

随着“互联网+”时代的到来，社会各领域不断加快办公自动化，顺应时代潮流，中职院校也基本实现了数字化校园。学校档案作为基础性管理工作的一部分，在“互联网+”背景下，遭遇了前所未有的挑战。师生不仅对学校各类信息需求不断增长，同时对档案提供的速度、准确性等也有了较高的要求，而传统的人工检索与查询已无法满足需求。因此，中职院校应结合互联网优化学校档案管理，为师生员工乃至社会提供现代化的档案服务。

一、中职学校档案管理存在的问题

（一）档案管理意识薄弱

学校档案室的价值主要依赖于对档案的利用，而档案的利用价值可能在短期内无法体现。从外在看，对档案进行管理并不能直接创造价值，再加上从档案的收集、整理到开放存在一定的时间周期，使得档案工作的效益存在滞后性。档案管理内在特性导致中职学校并不重视档案工作，甚至某些中职院校领导认为档案只有在学校评估或检查时有用，其他时候并无价值，这种观念严重阻碍了学校档案工作的开展。此外，除档案管理部门外的其他部门对档案管理认识不足，如校领导或教师外出参会学习涉及的文件、会议记录等资料不能主动交至档案管理部门，资料的上交还需档案管理人员提醒。但档案管理人员不清楚外派参会或学习人员的情况，若没有及时催收或催收资料不齐全，增加了档案无法及时归档或资料不完整的风险。

（二）档案管理队伍建设不足

一方面，学校档案工作人员毕业于档案学等相关专业的较少，档案管理者不仅缺乏系统的知识结构，还缺乏专业的理论基础，档案管理的业务技能不足。另一方面，部分学校档案管理人员没有进行有关档案管理的入职培训，进修学习和继续教育的机会也较少，档案管理人员队伍整体素质偏低，不利于档案工作的高效开展。

（三）档案管理基础设施建设不健全

由于领导的档案管理意识薄弱，不重视档案室软硬件建设，尤其在学校经费紧张的情况下，更是将资金投放在实训教学设施中，在档案管理基础设施方面资金投入不足。中职院校的档案机构硬件设备主要有档案柜、计算机、打印机、扫描仪等，而数据库建设、文档电子化等建设都不完善，甚至没有。

（四）档案规章制度及管理制约机制不健全

首先，中职院校档案管理制度不健全。目前，部分中职院校没有制定明确的制度规范，导致学校档案管理无制可依，难以进行科学规范的管理档案；而有些中职院校虽制定了相应的档案管理制度，但是流于形式，真正进行档案管理时并未遵守档案管理制度，而是依靠经验进行。其次，学校档案管理制约机制不健全。部分中职院校档案管理部门对未按照档案管理制度执行档案工作的行为没有出台相应的惩罚措施，严格按照档案管理制度进行档案管理的也没有相应的激励机制，使得学校档案管理工作很难实现规范化管理。

（五）档案数字化建设滞后

学校档案管理是繁杂且琐碎的工作，涉及中职院校的方方面面，包括教育教学、卫生、安全、教师、学生等档案资料，资料繁多，收集、整理难度大，仅利用人工工作量大且容易出错。在“互联网+”时代，中职院校基本实现了数字化建设，档案管理作为中职院校基础性工作却无法与之匹配，势必会影响中职院校的发展。中职院校档案数字化建设存在硬件设施配置不到位，无法实现档案目录数字化和档案全文数字化建设等问题。

二、基于“互联网+”的中职学校档案管理优化

（一）提高档案管理意识

中职院校应提高档案管理意识，重视学校档案管理工作，将其纳入学校发展过程中。档案管理部门应做好预算，学校根据预算划拨档案管理经费，在人力、物力等方面给予支持。此外，中职院校其他部门应积极配合档案管理部门的工作，主动提交档案资料，提高档案管理意识。要提高档案管理意识，首先政府职能部门要加强指导与监督，定期或不定期组织学习档案管理知识，强化档案管理意识。其次，采取多种形式宣传档案管理，让师生了解档案管理的重要性。最后，开展档案资料的利用工作，使师生感受到档案管理规范化、信息化的重要性，不断增强档案意识。

（二）加强档案管理人才队伍建设

首先，中职院校需配备专职档案人员。在“互联网+”时代，学校档案管理应该打造成信息交流中心，工作模式也应从以往的“重保管轻利用”模式转为“保管与利用并重”的模式。因此，档案管理工作人员不应该定位为保管员，而应该定位为“信息资源开发者”。再加上随着中职院校规模的扩大，文件资料逐年增加，对这些资料的归档、整理以备后续的利用、检索等成了档案管理人员非常重要的工作，因此，中职院校应配备专业的档案管理人员进行规范化、标准化的管理。其次，中职院校应建立档案管理人员的培训学习机制，定期提供外出学习与培训的机会，或邀请专家到校进行培训。

（三）建立健全档案机构，完善基础设施

档案机构负责管理学校各门类、载体的档案，是开展档案工作的保证，而只有健全的档案机构才能有效开展档案工作。因此，中职院校应根据办学目标、办学规模建立合适的档案机构。档案管理的基础设施除了必备的计算机、打印机、扫描仪等，还需有专门的档案库房及必要的设施设备。学校档案资料繁杂且是一种原生信息资源，有些资料甚至需要保密，在档案保管过程中需尽可能防止档案的损毁，因此必须设置专门的档案库房和必要的设施设备，如铁门、铁窗、铁柜等。

（四）制订档案工作规范，建立档案管理约束机制

中职院校应制订并出台中职院校档案工作规范，明确学校资料归档范围、保管期限、管理要求等内容，为档案工作提供操作规范，确保中职院校档案管理规范化、科学化。档案管理制度的贯彻执行还需要建立配套的约束机制，对严格按照档案管理制度执行的档案管理人员给予奖励，未按照档案管理制度执行的需给予惩罚，将档案管理制度的执行与个人绩效挂钩。

（五）加快档案数字化建设

随着“互联网+”时代的到来，学校办公自动化进程加快，信息化已经渗透到中职院校的教学、科研、管理等领域。传统的纸质档案保存、检索查询已无法满足中职院校的办学要求。因此，中职院校需将纸质、声像等文件，利用数据库、数据压缩、高速扫描等技术保存为电子档案。对于中职院校档案数字化建设，首先应配备必要的软硬件设施，引进先进的档案管理应用软件系统；其次，数字化档案建设需循序渐进，档案数字化建设是一个系统工程，学校应制订切实可行的方案，先实现档案目录数字化，然后再逐步实现全文数字化；最后，电子文件要及时收集并归档。