探究大数据背景下事业单位档案管理工作的优化策略

邵文

摘要：立足大数据背景下，事业单位档案管理要革新传统模式，细致分析管理问题，在多方面优化管理策略。其中，针对传统档案管理中的技术落后、人员素质低下等问题，事业单位要给予高度重视，通过创新管理手段、加强管理质量、提升人员素质，在根本上优化档案管理模式，构建新型、高效的管理平台。

关键词：大数据背景下;事业单位;档案管理;优化策略

档案管理属于基础性工作，其管理效率关乎事业单位的发展进程。同时，档案管理的专业要求较高，是一项机密性、政策性工作，需要事业单位给予高度重视。特别是在大数据背景下，档案管理需要结合新要求、新方向，构建新型的管理模式，以加强管理效率为主，在多方面创新管理方式、提升服务水平。对此，下文基于事业单位档案管理存在的问题，提出了以“创新管理手段”“加强服务质量”“提升人才素质”为主的优化策略。

一、大数据背景下事业单位档案管理的问题分析

（一）技术条件相对落后

现阶段，部分事业单位缺乏充足资金，导致管理设备未及时更新，且管理条件相对落后。同时，传统的管理方式弊端较多，无法高效应对新形势下的档案管理需求。此外，事业单位缺乏完善的管理体系、未建立数据库等，都在不同程度上影响了档案管理效率，未能充分利用、发挥大数据技术的应用价值。在此背景下，档案管理工作无法开展分布式存储，在检索时相对麻烦，不能深度挖掘数据信息，阻碍了档案管理工作高效开展[1]。

（二）人员素质有待加强

在大数据背景下，档案管理模式的革新对管理人员提出更高要求。但结合现状来看，部分管理人员的素质低下，不能高效落实数据化管理。其中，事业单位缺乏优秀的管理人才，而现有人员未能高效利用大数据技术，在建设管理体系、开发资源数据库等方面相对滞后，无法针对性挖掘信息、传递信息。同时，事业单位未积极开展培训，缺乏健全的培训机制，而现有人才对新型管理技术的了解较少，在根本上降低了管理效率。

二、大数据背景下事业单位档案管理的优化策略

（一）创新管理手段

在大数据时代，想要有效加强档案管理的有效性，就需要在根本上优化管理模式、拓展管理手段，借助新型工作方法提升管理效率。同时，事业单位要整合传统的纸质档案管理，构建新型的管理模式。其一，事业单位要结合实情，重新制定管理方案，以优化管理模式为前提，立足宏观角度有序规划管理步骤。其二，事业单位要整合信息技术，设置专门的管理网站，构建信息化管理体系，在应用档案时实现数据共享[2]。而针对检索方式，需要管理部门设置具有开放性、针对性的数据检索方式，以此及时应对多样化的档案使用需求。其三，管理人员要细致整理電子档案，落实科学化、精细化管理，可以高效处理、应用电子档案。这样一来，事业单位可以及时调配各项档案，对加强档案应用效率具有重要帮助。其四，档案管理部门要设置追责机制，以此降低档案管理出现失误的几率，避免档案损坏、数据泄露等问题。其中，管理人员要做好安全备份，加强安全管控，提升电子档案的安全性。而针对特殊档案，应进行双重加密或多份备份。当出现档案管理失误、档案泄露等问题时，需结合实际情况进行追责。

（二）加强服务水平

档案管理属于服务型工作，特别是在大数据时代，事业单位对档案资料的使用要求更高，因此管理部门要持续加强服务质量。其一，相关管理者要以身作则，树立新型思想，引进新型技术，带动员工积极创新管理模式。在管理期间，创新思维的运用直接影响管理效率，这不仅是高效开展管理工作的前提，更是提升服务质量的要点。对此，管理人员要明确大数据时代的特点，积极创新、学习先进理念，高度重视创新工作。其二，档案管理部门要促进服务转型与升级，在大数据技术的帮助下，带动管理体系向着共享型方向发展，使其顺应社会发展趋势，保持良好的服务意识，充分发挥档案管理的工作价值。其三，管理部门要明确服务流程，结合现状制定完善的服务方案、服务管理机制，应有序落实各项工作，在加强管理效率的同时，在根本上提升服务水平。

（三）提升人员素质

其一，事业单位要加强招聘力度，抬高招聘“门槛”，应吸纳优秀的专业人才，使其高效应对大数据模式下的档案管理工作。其中，在招聘管理人才后，应结合大数据管理模式，在内部构建专业团队，提升管理质量。其二，事业单位要定期组织培训，提升数字化服务水平，要求管理人员明确管理职责，可以高效开展数字化档案服务。其中，事业单位要设置奖惩机制，督促管理人员不断进取、认真落实各项工作。其三，事业单位要采用“内引外联”的方式，交换管理人才，全面应对管理需求，在整体上促进管理队伍稳步发展[3]。

三、结束语

总结上文所述，事业单位要整合大数据技术，构建新型的档案管理体系。其中，档案管理工作要丰富管理方式，设置管理网站，通过共享数据、实时处理资源，有效加强管理效率。同时，事业单位要加强服务水平，通过创新管理思路、创新服务方式，应对各项工作需求。最后，档案管理人员要提升自身素质，坚持学习大数据技术，在日常工作中明确岗位职责，落实基础工作。通过此种方式，全方位优化档案管理效率，促进事业单位稳步发展。

参考文献：

[1]陈浩.新时期加强机关事业单位会计档案管理的策略探究[J].兰台内外，2021（28）：41-43.

[2]胡妍妍.机关事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].城建档案，2021（09）：99-100.

[3]罗飞.机关事业单位档案管理工作存在的不足及对策研究[J].内江科技，2021，42（09）：14+51.