国有企业电子文件管理与建设初探

惠莹莹（安徽江淮汽车集团股份有限公司）

伴随着信息技术和当前经济体制改革的深化，传统的公文传递和信息交流方式已不能满足国有企业的现代管理和经营机制。建设一支高素质，高层次的现代化管理队伍，为国有企业又好又快地发展提供强有力的政策保障已迫在眉睫。电子文件管理信息化建设已成为国有企业管理的一项重大任务。因此，国有企业应始终跟上时代的最新发展，及时调整管理策略，使其符合其发展目标，这不仅能够提高企业的管理水平，而且有助于提高企业效益[1]。企业需要改革创新电子文件管理，使其管理模式更加合理。企业的战略目标应符合发展的趋势，有利于企业的可持续发展。

电子文件管理的发展方向

电子文件档案可以实现对国企发展状况的预测和跟踪，为国企提供持续高效的服务。准确无误地录入并归档国企各项信息状况、电子文件记录和电子文件结果，使该文件的查询系统能够实现信息管理，帮助管理人员及时方便地查找信息记录。如果不实施信息管理，文件结果的最终报告都是人力编写，工作量大，极易出现漏检错检，工作效率低，最严重的问题是一些重要文件信息的资源闲置。对于管理人员来说，不仅无法方便查询历年的档案信息，而且也无法保存现有的信息。随着时代的发展，人们的档案管理意识日益增强，因此对电子文件的管理成为研究的重要内容，这也对电子文件管理的规范化提出了更高的要求[2]。实现电子文件现代化的必由之路是提高管理的综合水平。因此，只有最大限度地开发利用各种有效资源，才能保障国企的可持续发展。

国有企业电子文件管理的实践

（一）“一平台”即国有企业电子档案管理信息工作平台

通过网络信息技术建立涉及基础系统管理的“档案管理信息系统”，以此来构建信息共享系统。

（二）“两系统”即档案管理信息系统、档案管理信息共享系统

1.档案管理信息系统

整合党支部管理，从基层党团和企业进入网络管理系统并实现党委对“中心工作”的系统考核，从各生产部门党支部的“思想建设”“组织建设”“作风建设”“共青团工作”出发[3]。同时，电子文件管理信息系统实现了公文无纸化传输签名盖章可以在网络上进行。工作人员不再需要拿着各种证件在不同部门之间穿梭。

2.档案管理信息共享系统

每个部门的信息档案都可以输入数据库。各部门可随时共享信息，为企业管理提供参考依据，便于企业团队建设，为领导决策提供快捷服务。

国有企业电子文件管理中存在的问题

（一）国有企业没有进行有效改革

国有企业的大部分员工也会随着时间的推移，由原来的“单一思想”变为“复杂思想”。一开始，经济处于半稳定状态。企业所有员工的思想价值观几乎较为统一[4]。随着企业的不断变化，无论是领导者，还是员工的思想观念也在悄然发生变化，部分员工已逐渐养成偷奸耍滑、贪污腐败等不健康的思想。针对这一现象，企业无法在短时间内打击并消除，也没有科学正确的方针加以引导，直接造成国有企业无法进行正确有效的改革。

（二）企业电子文件管理模式还有待调整

从目前的发展来看，我国大多数企业现有的电子文件管理模式过于落后。在管理体系中没有做好具体的工作以及部门责任划分，使员工没有形成明确的责任意识[5]。此外，还有一些企业借鉴其他企业的经验，殊不知该经验根本不适合企业自身的发展，所以在创新企业电子文件管理模式的同时，也要从实际出发，选择企业自身适合的管理模式，才是最重要的。企业的电子文件管理模式过于单一，管理项目众多，也使得管理人员的力不从心，压力过大，所以创新电子文件管理模式具有重要作用。

（三）无法调动员工的工作积极性

由于国企现在正处于社会制度转型的过渡阶段，因此国企党组织正处于发展瓶颈期，唯一的解决方法就是完善电子文件工作和改进管理制度，通过有效的调整，能够促使国企建设工作步入正轨，趋于规范化。国企仍然采用的是单向性、强制性和阶级性的管理模式，这种管理模式在如今的社会体制中已经落后[6]，此外，这种模式很容易导致国企内部之间发生矛盾，使员工不能全心全意为企业发展着想，更无法认真对待工作，不能充分激发员工的工作热情。

国有企业电子文件管理的具体措施

（一）转变思想统一认识

建立以现代化为主导的档案管理信息管理机构，保障人员、资金和技术，将电子文件管理作为重中之重，制定网络化企业管理系统建设时间表，有计划、循序渐进地不断推进，同时利用信息管理系统网站和电视会议频率系统为平台整合资源，构建信息整合平台。

（二）统筹规划

以软件应用为目标，抓住网络核心电子公文管理的基础“坚持实际应用，企业管理特点和提高办公效率的主要任务”。监督工作为扩大党内监督建立了新的有效渠道。

（三）增强交流资源共享

通过网上信息资源的有效整合或重组而得到改进[7]。通过网上交流与合作，借鉴各地国有企业管理的良好经验，良好成果和宝贵信息，实现政策信息资源共享。

（四）建立标准化的管理机制

建立规范的电子文件管理机制，是加强管理体制的必要途径。在管理工作中，国企应完善档案管理体制，深化管理体制。在科学分工和系统集成的基础上提高电子文件管理的专业化水平[8]。要增强管理人员的积极性，只有提高他们的工作意愿，最终使电子文件管理得到更好的发展，为国企建立更加一致的管理体系和良好的平台条件基础。

（五）设立专门的管理岗位

在许多国有企业中管理人员由其他工作人员兼职补充，工作人员担任多个职位。很难将全部精力投入到电子文件管理中，导致管理质量低于预期效果。因此，国企在聘用管理人员时，应选拔专门的电子文件管理人员，并详细介绍电子文件管理的相关要求和注意事项。另外，过去在国企电子文件管理中，为了节省人力资源，往往会重新雇用离退休人员。这些人接受新事物的能力差，管理水平落后，使管理工作不尽人意。

（六）加强执行力度

企业应多培养和招聘专业人才，职能部门分工明确，使一体化的权利分散开来，形成互相制约和监督的局面，同时可以通过培训提高各部门人员的专业素质。制定相应的考核制度，把各级监督岗位的责任制度落实到位，将责任落实到个人；制定合理的奖惩制度，在追究责任方面实行奖惩机制，对管理不当的人员给予相应的处罚措施，同时也给优秀的管理人员给予一定的奖励[9]。简化流程，提高效率，下达预算指标后，要及时跟踪后续执行进度，对执行缓慢的进行重点分析和督导。

结语

目前，我国已进入经济转型期，转型意味着深入发展，经济转型给国企的发展带来了机遇，同时也带来了压力和挑战。特别是在多元思潮不断碰撞交错下，国企管理工作面临着前所未有的考验，新旧价值观的冲突，传统观念与创新意识的矛盾。企业要突破当前电子文件工作的困境，企业需要创新改革，适应当前形势的发展需要，认真落实电子文件工作，营造良好的发展环境。在国企的发展过程中，应尊重可持续发展理念，按照真实情况进行合理规划，确保其合理性、科学性和有效性，才能够有效落实好电子文件工作。企业应结合实际发展不断创新和完善管理模式，实现长期稳定发展。