基于知识管理的企业档案信息开发和利用探究

千艺兵

(中国船舶重工集团第七一二研究所 信息化中心，湖北 武汉 430064)

0 引言

现代化的信息数据管理基于知识管理的背景，企业可以从档案收集和整理的角度入手，并且做好档案资源开发和利用。对于企业来说，企业的目光不应局限于企业的档案单纯管理，更加需要对档案的利用方法进行合理的分析，使档案能够真正意义上促进企业发展，为企业做出各种决策提供可参考的数据支持。本文针对数字管理模式进行分析，探讨了基于知识管理的企业档案信息开发和利用方法。

1 企业档案知识管理信息开发和利用的主要内容

1.1 建立完整的档案数据库和知识网络

档案信息开发和利用想要保证质量，其中的基础设施建设极为重要，而这也是开展我国知识管理信息开发和利用的必要条件，其中涉及到的内容必不可少。数字化基础建设是开发利用档案信息和信息技术应用的基础，其核心涉及到的内容为档案信息网络，这也是保障我国企业能够进行有效的档案保存与传输的必要手段。其中的软件内容包含现代市场上应用较为广泛的各种有专业软件开发商所开发的档案管理软件，而硬件内容则包含企业的各种电脑以及数据库等。

1.2 收集足够量的档案信息

信息资源发展对于我国经济和社会发展来说，是一个十分重要的战略组成部分，而进行档案管理是其中涉及到的内容，这对于我国的档案信息开发和利用建设来说，也是一项十分重要的任务，是知识管理信息开发和利用能否取得实际效果的关键，其中涉及到的档案信息资源包含我国地质管理中的人力资源和物理资源等，涉及到的信息也较为复杂，相关工作人员需要意识到其中存在的差异和特点，选择合适的管理方案，这样才能使我国企业档案管理知识管理信息开发和利用更为完善。

1.3 建立基于知识管理的档案开发标准以及规范

档案标准与规范建设是建立现代化档案信息建设的一个主要方向，其中涉及到的内容较多，包含电子信息的归档和电子档案管理等多项内容。档案资料的管理包含档案的资源识别、扫描、储存以及查询使用等多个方面。

1.4 加强数字化人才队伍建设

数字化人才队伍的建设，涉及到的内容较为复杂，这种建设内容直接关系到档案知识管理信息开发和利用能否成功应用于信息管理中，这也决定了我国的数字化管理工作能否顺利进行。总体来说，人才队伍是对最终建设结果造成影响的关键。所以我国企业在进行数字化管理时，想要达到良好的管理质量，首先就需要对人才队伍的素质和水平进行提升，这样才能使档案知识管理信息开发和利用的质量得到进一步的提高。

2 知识管理在档案信息管理中的作用

将知识管理应用于现代企业的档案管理中的最终目的，是使档案信息知识能够传递给档案的使用者，帮助使用者发现档案中的隐性知识，其中更重要的一项内容则是将隐性知识向显性知识转化，使知识能够得到进一步的扩散与交流。

档案信息资源涉及到的内容极为广泛，并且覆盖的面也极为宽广，在开展档案管理工作中，相关工作人员发现需要在原有的档案信息基础上进行新的探索，只有这样才能够实现档案管理的真正价值。而在进行知识档案的管理是对档案信息进行分析，最终目的并不仅仅是对其进行保管、收藏，更重要的是通过关注档案的情报价值和现实价值来更好地对其利用，并且使知识创新得到进一步的推动，这也就要求档案管理人员凭借自身的智慧，逐渐对知识管理进行优化，只有这样才能够使档案信息的管理质量得到提升。而其中一项十分重要的内容，也就是通过各种知识管理的现代化技术手段，来使档案管理工作的整体质量得到提升。

隐性知识并非传统的知识内容，这种知识是建立在个人经验上，并涉及到各种无形元素的一种知识体系，例如个人信念和观点以及直觉以及价值观等难以进行公式化和明确化的知识。相较于显性知识来说，隐性知识的语言传播难度更大，并且无法进行有效的知识共享。举例来说，如果某一个档案中的隐性知识包含的内容是一张照片，而其中的隐性知识就需要档案研究人员对其进行深入挖掘，既需要解释照片档案所具有的历史背景，同时还需要明确其中能够展露的历史价值，通过综合的分析，能够帮助相关工作人员发现其中的历史规律，而这也就是隐性知识转变为显性知识的重要内容。

3 传统档案知识开发利用中存在的问题

3.1 利用意识较为淡薄

档案的利用是档案管理工作中十分重要的一个环节，而在进行档案管理时做好档案的有效利用，不仅能够实现档案价值，还能够使档案部门的发展得到有效促进。目前档案工作人员主动利用档案中相关知识的意识不强，管理工作往往重视收集与保管，主要以被动等待的方式进行管理，这种现象会在一定程度上影响工作质量，缺乏为用户服务的中心思想。另外，公众的利用意识不足，社会的档案信息管理意识淡漠，许多人对于档案有何价值都并不了解，导致档案的利用效率降低。

3.2 利用方式过于单一

以往大多数档案馆所提供的信息利用方式都还处于初级阶段，都是使用者进入到实体的档案馆中进行查询，并且由档案馆为使用者提供档案的文摘和题录等基础性的在线查询服务。这种落后的服务理念和服务方式基本已经无法满足现代化的社会知识利用需求。现在用户所关注的已经不仅仅是简单的文献获取方式，而还包含了更加复杂的能够找到问题解决办法的内容，将这些知识和内容转变为现代化的知识经济体系对于我国开展档案管理工作来说至关重要。

3.3 开发宽度不够

开发宽度所指的是档案知识的综合性管理。其实隐性知识中大量的知识都不仅存在于档案或者数据库中，同时与档案管理人员日常工作等相关内容密切联系，而相关研究人员如果并没有对这类知识进行有效的挖掘，就会导致档案管理工作整体来说过于局限，而知识也没有得到有效的利用。

3.4 资源开发深度不足

档案信息的开发以一次性开发为主，其中包含档案信息的编写以及收集等相关工作，而少部分深层次开发就是传统的档案编研，缺少对现有知识档案的深入挖掘，并不能满足用户对档案知识的需求。而针对某个主题或者其他类型的档案，只有通过更深层次的挖掘，才能使档案的管理质量得到进一步的提升。

4 强化企业的档案知识管理信息开发和利用的对策

4.1 做好档案信息开发和利用的整体规划

想要保证档案知识管理信息开发和利用管理工作能够发挥其应有的作用，工作人员首先需要了解企业的主要发展方向和目标，并对其进行有效的调查论证，使相关工作能够符合企业的实际状况，并且建立可行性的长远管理计划，在企业中形成规模化的网络管理模式。在进行数字化的应用建设时，一定需要做好相应的管理工作，注重系统的整体实效性，考虑系统在开展过程中是否能够支持运输部门的信息服务目标。由于企业中的各个单位在日常工作中都会产生大量的数据，需要相关工作人员对其中存在的问题进行分析，并且在确认档案的合格性和真实性后方可进行后续的数字化录入。所以这就需要一整套完整的信息规划体系，使档案管理工作符合不同单位的实际工作需求。

4.2 做好档案的知识管理模型转换

想要有效提高档案知识管理信息开发和利用并且与传统的纸质档案相交融，就需要将纸质档案合理转化为数字化数据，并且在企业内部建立完整的数据库。档案的数字化主要是指应用先进的技术手段，转化企业档案传统的物质载体形式。另外，在进行知识管理时，档案需要以知识资源论来进行分析，将其中的各种无效的资源有效地排出，或者是将大量无效的资源进行统计整合后将其转化为有价值的可分析数据。

4.3 强化档案管理工作认知

档案管理人员不仅需要具备良好的专业素养，还需要具备高度的责任感，在工作时保持严谨的态度。而企业内部也需要对工作人员的综合素质进行培养，使档案管理工作成为相关工作人员的重要使命和责任。

在进行现代人力资源队伍的建设时，涉及到的不仅仅是现有队伍的管理，更重要的是需要积极在社会上吸纳更多具有电子化和数字化技术的人才参与到纸质档案的管理工作中，这样能够使纸质档案的转化效率得到提升，并且还能有助于保障档案管理的真实性。档案管理人员更加需要树立大数据以及云计算的思维方式使纸质档案在录入为电子档案时通过云管理的方式来进行优化，一方面能够有助于使档案的管理以及质量得到提升，另一方面也能够通过网络化的方式对其进行管理，这样能够有助于保障纸质档案调用的实时性。

4.4 建立完善的管理制度

在进行条例的建设时，相关研究人员需要积极借鉴国内外的先进企业经营理念，尤其是需要针对已经归档的内容进行深入的挖掘，严格按照规章制度开展管理工作，通过这种方式能够使信息的完整性和原始性得到保障。如果某一类电子档案具有保密需求，需要进行长期保存，相关工作人员需要设置完整的纸质文件，并且将其作为重要的内容进行归档，相关工作人员需要通过这种方式保障文件的安全性，而工作人员以及维护人员应当定期做好计算机系统的维护，避免黑客攻击或者病毒入侵，导致文件出现丢失或者泄露的情况。

5 结语

对于档案管理工作来说，企业在开展一系列的资料应用时，需要了解自身的实际状况，并且基于知识管理的要求，开展相应的探索。在进行档案管理时，应当强化自身的知识观念，选择一种合理的方式创建知识共享的企业档案管理模式，形成一体化的管理体系，使情报和档案管理能够得到有机的融合，将企业的信息收藏中心转变为知识创新中心。