浅谈现代企业会议管理

文/马树元 周丽欣 朱春成 李旭然（国网通用航空有限公司）

在现代企业中，会议成为管理者提升管理效率的重要手段之一。对于企业来说，会议是信息沟通的渠道，更是利益相关方相互协调的场所。因此，多数企业都逐步形成“无会不成企，无企不开会”的传统。然而，现实生活中，关于会议管理的抱怨也较为繁杂，诸如部分企业领导整天应付于各种会议，部分职能部门淹没在企业的文山会海之中，等等。因此，本文认为，有必要从管理者的角度深入探究现代企业中会议管理的具体功能、适用情景和显现效果，同时指出提高会议管理成效的相应对策。

一、会议管理的具体功能

一般而言，会议是指企业管理者为解决某些问题或为达成一致性的目的而在企业内部开展的探讨活动。对于管理者而言，通过企业会议可以快速地实现归拢团队、了解实际、整合方向和动态调整等目的，进而提升企业的管理效率和管理质量，最终实现企业的既定目标。从管理者的角度来看，企业会议主要包括以下四个方面的功能。

第一，归拢团队。企业管理者，尤其是中大型企业的高层管理者，无法全面地了解到企业员工的所有情况，包括员工的基本信息、工作情况以及困难挫折等。在互联网时代，尤其是移动互联网时代，企业视频会议突破了地域和场所的限制，让管理者能够尽可能地与企业的所有员工产生有益的联系，拉近员工对管理者和企业组织的情感关系，增强员工对组织的认可度和依赖感。同时，视频会议也让管理者快速地了解到员工们的具体情况，进而实现归拢团队的功效。

第二，了解实际。对于生产经营较为分散的企业而言，其管理者很难全面地了解到企业不同生产作业区域的具体工作，特别是对于第一线的生产运作流程无法做到及时的跟踪和监督。在信息不对称的情况下，企业管理者有时候在经营决策的过程中无法作出准确的判断和制定合理的政策。更为严重的是，信息不对称很容易给企业的决策带来偏差，影响企业的长远发展。企业会议能够通过基层员工的情况汇报，可以使管理者第一时间了解到生产一线的实际工作情况和相应的生产需求。

第三，整合方向。随着技术发展和行业商情的快速变动，管理者和基层员工分别掌握着不同的一手信息。为保证企业的经济利益，管理者和基层员工很有可能按照各自的理解去管理和运作。这种方向上的偏差很有可能给企业带来内部的资源耗损和利益损失。企业会议可以为管理者和基层员工提供有益的沟通桥梁，实现双方信息的互联互通。基于双方掌握的一手信息，企业内部形成统一的政策方案和执行方向，避免出现内部的管理偏差和资源内耗。

第四，动态调整。企业的竞争力很大程度上取决于企业组织的快速反应能力。企业的既定方针、政策和生产计划并不会一成不变，而是随着外界情况的变化而不断演变的。企业高层管理者制定或调整的政策如何快速地传递到基层，同时企业又如何从基层搜集相应的信息来调整企业的政策，这将成为企业管理者需要考虑的问题。企业会议恰好是管理者实现政策快速传递和动态调整的重要平台。企业会议可以将制定的政策快速传递到基层，同时也可以快速获取基层的实际情况，实现政策的动态调整。

二、企业会议的适用情景

尽管前文阐述了会议管理对企业管理者的重要意义，但是并不是意味着企业管理者要毫无约束地开展企业会议。在现实生活中，有的企业管理者过度地使用会议管理，导致其管理效力无法显现，同时基层员工也更加厌烦企业会议。因此，作为管理手段，企业会议的应用需要具备一定的条件，或者说，企业会议需要找到合适的应用场景。

对于管理者而言，企业会议是有效的管理手段，但并不是包治百病的灵丹妙药。管理者在何时、何地以及采取何种方式开展企业会议应当是其要掌握的一项管理技能。企业会议的适用情景应该由管理者根据企业的性质、工作内容以及时间要求来灵活把控。

更为具体地说，第一，依据企业的性质而言，会议尤其是视频会议更适合被生产运作地点较为分散的企业所采纳，比如负责电网巡线业务的公司，就需要管理者通过视频会议的方式来及时了解到当前生产作业的基本情况、面临的业务问题和形成的有效经验，方便管理层进一步科学地管理企业。第二，根据企业的工作内容来看，会议比较适合应用在临时性的具体业务需要由多部门共同来完成的企业，比如某公司的组塔吊装业务，就需要多部门协调完成，高层管理者可以通过会议实现方向统一、高效协调的目的，加快公司业务的进展速度，保质保量完成既定目标。第三，从业务的时间要求来考虑，会议更加适合于业务紧急的企业。比如，某公司承担着电网紧急救援的重任，面对突如其来的雷暴天气等自然灾害，管理者需要尽快通过会议来组织相关力量以及制定具体的应对策略。总而言之，会议尤其是视频会议更加适合于地域分散、共同协作和业务紧急的相关企业。

需要指出的是，前文的论述并不是表明，其他类型的企业不需要开展会议，而是其他类型的企业应当尽可能地根据工作的实际情况而减少会议的频次和压缩会议的时长，让业务工作者有更多的时间去开展相关业务。比如说，保险、证券等涉及产品销售的企业应当适时地减少会议频次和时长，让业务人员有更多的时间去开拓市场和接触客户，以此来增加企业的核心优势。

此外，企业也应该根据部门的不同而有选择性地采取会议的管理手段。比如说，企业的职能部门相对来说业务较为规范统一，早已成文的规章制度能够很好地起到管理的效果，无需再使用会议的管理手段。一般而言，会议通常是被用来解决应急的问题，而非标准化、系统化的管理实务。因此，企业管理者应该根据相关业务的需求和管理的需要来选择性采取会议手段。

三、企业会议的显现效果

已有文献表明，企业会议可以提高管理的效率和质量，进而实现企业的既定目标。从管理者的视角来看，会议管理的显现效果最为直接的体现就是基层员工和企业组织的正向变化。因此，本文认为，对于基层员工而言，会议管理可以实现其意识增强和技能提升的显现效果；对于企业组织而言，会议管理则可实现管理规范和运作科学的显著成效。

第一，意识增强。基层员工是企业组织生产发展的重要资源和绝对基础。基层员工对企业的认可和信赖是保证基层员工长期坚守岗位并持续付出奉献的重要条件。企业会议可以实现企业管理者对上层精神的传达和领导关怀的传递，让基层员工感受到组织的温暖，提升其组织归属感和企业忠诚度。此外，扭转并改变基层员工的错误观念和危险做法也是确保企业安全生产的重要举措。企业会议还可以将其他企业的错误事件进行反思学习以及内部企业的犯错行为进行内部通报，以此来增强基层员工安全生产的意识。

第二，技能提升。技能共享是提升组织生产运作水平的便利方法。一般而言，企业的技能共享通常采取业务培训和技能知识载体化等形式。对于简单实用的技能，企业视频会议可以实现更好地共享，尤其是可以突破地域范围的限制来快速传播良好的工作经验。同时，企业会议可以形成不同专业人才的聚集池，对于难以克服的技术问题，通过企业会议，不同专家可能会提出各种各样的解决方案，有助于企业更加快捷地解决实际问题，同时提升参会人员的技能水平。

第三，管理规范。企业的管理成效主要体现在企业政策的落实情况和相关奖惩的实施情况。企业的政策落实情况需要深入基层员工的内心，并且需要长时间、不间断地宣贯，让其形成潜意识的守则能力。从政策的宣贯和落实来看，视频会议不仅可以向下宣贯企业的方针、政策及发展计划，同时也可以通过基层的汇报来快速检查企业的政策落实情况，从而实现企业的规范化管理。此外，从奖惩的实施情况来看，视频会议可以凭借通报批评错误典型来规范企业的正常管理，从而形成团结守则的组织团体。

第四，运作科学。企业的生产运作并不是人、材和物的简单组合，而是需要一整套合适的运作管理计划。任何企业的生产都不是最优的，都有可以提高的空间，最终实现精益生产。如何能够摸索出一套科学的运作方案和实现不断地精益调整，是任何企业追求竞争力的必要途径。传统意义上的生产运作都是不同部门间的分工合作，这会在很大程度上限制精益调整的可能性。企业视频会议可以将不同部门的人员集合在一起，可以拓宽其交流的渠道和增加其交往的机会，在会议的探讨中不断形成更加精益化生产运作的计划，实现运作管理的科学性。

四、会议效果的提升对策

前文已阐述会议管理的显现效果，但是要想实现高质量高效率的会议管理，还需要管理者进一步加强对会议管理的理解和应用。为此，本文基于前文的讨论提出如下的对策建议。

第一，从会议原则的角度来说，会议管理要实现常态化、规范化和科学化。具体而言，会议管理要常态化运作，特别是根据以往的经验选择合适的节点来常态化开展会议，以此来保证业务工作的高效进行；同时，会议管理要规范化运作，尤其是会议管理需要制定出成熟的流程和具体的规范，以此来减少会议过程中不必要的讨论和无意义的交流；此外，会议管理更要科学化运作，特别是会议过程中形成的决议、经验和教训都要存档管理，以此来形成系列化的技能储备、知识产权和核心能力等。

第二，从会议内容的角度来看，会议管理要按需实施、区别对待和灵活把控。其中，按需实施是指企业会议应当根据业务的需求而提出，需求的节点大致出现在业务的启动期、结束期和问题应对期。业务启动期主要用于统一思想、把控方向和制定方案，结束期主要用于总结经验教训和实施相关奖惩，问题应对期主要用来汇聚力量共克难题。区别对待是指企业会议应该根据需要而有选择性地举行，特别是对于参会人员的把控、会议的具体形式等更是如此。不同的会议需要不同的人员参加，也需要采取不同的会议形式，这样方便节省时间和具体管理。灵活把控是指企业会议采取“抓大放小”的方式来管理。对于不重要的会议内容，管理者可以采用内部文件、微信管理等手段来实现，而非必须举行会议。

第三，从会议形式的角度来说，会议管理要松紧适度、严肃活泼和形式多样。松紧适度主要是指企业会议应该区分日常会议和临时会议，日常会议要做到时间上紧而内容上松，临时会议要做到时间上松而内容上紧，松紧适度的会议管理让业务运作更加便利。严肃活泼是指会议的整体效果要让企业的基层员工既感受到会议的正规性，也要让参会人员勇于发言，敢于讲话，做到严肃活泼相结合。形式多样是指管理层可以走出会议室的开会方式、走向一线工作场地开会，转向移动互联网的会议形式，进而增加会议的实施效果和员工良好反响。

五、结语

企业会议是管理者必备的管理技能，但并不是解决任何问题的灵丹妙药。管理者不能毫无节制地过度使用会议来增加管理者的权威和提升企业的业务能力。对于企业而言，首选的管理手段应当是制定出科学有效的规章制度并严格地遵守执行，而企业会议只不过是管理者用来处理预测之外紧急事件的高效手段。因此，管理者既要明白会议管理的功能，也要熟悉会议管理的适用范围，更要明确会议管理的显现效果。当然，最重要的是，管理者应当形成一套常态化、规范化、科学化的会议管理模式，同时也要从会议内容方面做到按需实施、区别对待和灵活把控，进而在会议的形式上实现松紧适度、严肃活泼和形式多样，以此来提升会议管理的质量和效率。