基于大数据背景的我国小微企业内部控制问题研究

王佳一（郑州升达经贸管理学院）

■ 前言

2020年由于受疫情影响，我国实体经济特别是小微企业遭受严重冲击。如何缓解小微企业的重创使之快速走出困境，成为中央及各地方政府部门亟须解决的问题。2020年6月全国两会结束后不久，中国人民银行、中国银行保险监督管理委员会等部门连续发文，针对中小微企业金融服务，长短兼顾、综合施策，推出一系列促进资金“直达”中小微企业的工具，以直接有力的优惠政策支持小微企业发展。在影响自身实力的多重要素之中，内部控制是小微企业普遍忽视的一环。

■ 我国小微企业内部控制现状及问题

（一）利益导向重于风险导向

根据天眼查专业版数据显示，2017年至2018年，我国小微企业新增注册数量每年均超过1000万家。在2019年，新增小微企业数量达到近1500万家。2020年我国小微企业数量约为8000万家，占全国企业总数的70%左右。由此可见，我国小微企业数量较多、增速较快，同时规模普遍较小，且大都处于初创期和成长期，在这一阶段企业的主要目标是生存以及盈利。因此，大多数小微企业的管理者往往会将发展重心偏向利益的最大化，而非对风险的防范。这样的利益导向，一方面能让小微企业在短期内达到经营目标；但另一方面，由于高层管理者缺乏对内部控制的理解和对风险防范的意识，进而缺失风险识别和评估，很可能导致“一招不慎满盘皆输”，影响企业的长远发展。如笔者了解到的河南省某食品加工类企业，其日常采购、部分原材料采购一职由高层管理者直系亲属担任，该采购人员片面的以利益最大化为导向，在采购时以低价作为选购标准，并不考虑生产的实际需求和潜在风险，多次采购回低价次品，经质检员检验后证实无法用于生产，既造成了资源浪费、提高了生产成本，又耽误生产工期，险些影响产品的按时交付。

（二）职能缺失，权责不明

根据国家统计局对小微企业的划分标准，其工作人员远少于大中型企业。在人员少的情况下，小微企业无法完全效仿大中型企业建立完善的组织架构，像股东、董事会、监事会、内部审计等职能岗位设定过于复杂，不适用于小微企业。因此，我国小微企业的组织架构层级简洁，部门少且人员有限，如上文笔者提到的河南省某食品加工类企业，设有总经理办公室、财务部、销售部、办公室、质检部、生产部、食堂六个部门。其中总经理办公室设总经理一人、经理一人；财务部设会计一人；销售部设销售员两人；办公室有主任一人、其他工作人员一人；质检部设有质检员两人；生产部有工人近30人；食堂有厨师及帮厨共两人。从该企业的部门及岗位设置可以看出，一人多岗、身兼数职的情况屡见不鲜。如在业务繁忙季节，办公室主任除完成本职工作外还要到生产车间帮忙，生产车间工人除完成生产工作外还要负责库存管理，销售人员除完成销售业绩之外还要充当送货司机等等。这样的职能缺失、权责不明不仅会导致小微企业内部控制活动得不到合理安排，更容易产生管理漏洞，为企业发展带来隐患。

（三）信息沟通手段落后

小微企业的高层管理者普遍缺乏对信息化建设的重视，认为有限的业务量和人员无需引进大数据时代的先进技术，扩大生产、促进销售才是企业发展的第一要务。因此，小微企业的计算机系统只用于处理简单的表单，并没有得到充分的利用，更谈不上“大数据”、“高科技”。多数小微企业仍采用较为滞后的部门沟通方式，未巧妙利用互联网资源实现电子信息化沟通。如前文所提到的食品加工类企业，在日常报销业务中采用实报实销方式，办公室主任将涉及采买、出差人员拉入报销微信群，只要相关工作人员提供外来采购凭证，无需任何纸质或电子签批手续，即可实报实销，每月月末由总经理亲自核对纸质报销清单。虽然流程的简化提高了办公效率，且每笔报销金额不大，但这样简陋的报销流程难以实现严格的内部控制，导致工作环节断裂，对企业日常运转造成不良影响。此外，在小微企业内部，沟通大多是自上而下的单项沟通，这样的沟通方式虽然能在一定程度上形成上达下效的效果，然而上级难以得到下级的反馈，无法及时发现内部控制和管理决策的弊端。

■ 大数据背景下优化小微企业内部控制的建议

（一）建立风险预警，加强风险评估

为保障利益最大化的同时警惕经营风险，建议小微企业建立风险预警机制，加强风险评估能力。小微企业的风险可分为财务风险、经营风险和人员变动风险等。财务风险主要指应收账款回收风险以及债务偿还风险；经营风险主要与产品生产和销售相关；人员变动风险主要指工作人员流动导致的岗位短缺风险。针对以上风险，小微企业高层管理者应集合各部门主要负责人选定风险预警指标，建立便捷实用的预警体系。如在财务风险方面，选定应收账款周转率、资产负债率、流动比率、速动比率等关键指标；在经营风险方面，选定毛利率、存货周转率、销量变动比率等关键指标；在人员变动风险方面，记录每月用工人数与离职人数，计算二者差额及变动比率等。以上预警指标的计算离不开大数据时代的新科技手段，小微企业可指定相关工作人员学习RPA等流程自动化技术，定期自动提取数据进行指标计算并发出预警，以及时发现风险、评估风险，进而化解风险，确保企业持续健康的发展。

（二）建立内控制度，明晰职责义务

为解决职能缺失、权责不明的问题，建议小微企业建立并逐步完善内部控制制度，使岗位更加明确，职责更加清晰。首先，小微企业高层管理者应集合各部门主要人员，依据我国《企业内部控制基本规范》探讨制定切实可行的、符合本企业规模的内部控制制度。制度中应明确各岗位职能，尤其应做到不相容岗位相分离；其次，在企业上下试行新建立的内部控制制度，高层管理者应向全体员工强调执行该制度的重要性，使每位员工意识到有效实施内部控制的重要性。同时，在试行阶段，积极收集自下而上的反馈信息，及时调整不合理、不适用的制度。在正式执行内部控制制度后，小微企业应定期或不定期对制度的执行效果进行评估，不断改进薄弱环节，以减少设计漏洞；最后，内部控制的实施少不了有效的监督机制。小微企业的高层管理者应从琐碎的日常工作监督中解放出来，思考更为深远的发展战略。日常经营中的内部控制活动监督，应分配给下一级工作人员，同时辅以适当的奖惩措施，进而充分调动员工的主动性和积极性，营造良好的内部控制环境，规范企业的内部控制活动，使企业竞争力得到提高，以实现经营目标。

（三）利用先进科技，逐步提高信息化

在大数据时代，企业各部门的数据信息不应该是孤立的存在，应该被整合处理形成组织内部的信息库。2020年5月13日，为深入贯彻落实习近平总书记关于统筹推进疫情防控和经济社会发展工作的重要指示精神，加快各行业各领域数字化转型，帮扶中小微企业渡过难关和转型发展，引领创造新需求，培育壮大经济新动能，有力支撑现代化经济体系建设和经济高质量发展，国家发展改革委联合有关部门、国家数字经济创新发展试验区、媒体单位，以及互联网平台、行业龙头企业、金融机构、科研院所、行业协会等145家单位，通过线上方式共同启动“数字化转型伙伴行动（2020）”（以下简称“伙伴行动”）。伙伴行动旨在形成多方合力，推行普惠性“上云用数赋智”服务，培育数字经济新业态。紧密围绕解决中小微企业“不会转、不能转、不敢转”问题，搭平台、聚合力、优服务，共同构建“政府引导——平台赋能——龙头引领——机构支撑——多元服务”的联动机制，加强跨部门、跨区域、跨行业以及供给需求、线上线下、产业链上下游协同，在更大范围、更深程度推行普惠性“上云用数赋智”服务，形成“携手创新、共抗疫情、转型共赢”的数字化生态共同体。小微企业虽然多处在初创期和成长期，但在日常经营中积累的信息量也不容小觑。若在发展伊始就建立正规的信息收集与处理框架，假以时日形成完善的信息库，才能使小微企业更好地与大数据接轨，与新时代同步。

■ 总结

2021年是党的“十四五”规划开局之年，各方高度关注小微企业的稳定健康发展，政府相关部门不断出台的减税、降息等优惠政策为小微企业提供了良好的经营环境，国家发展改革委推出的数字化转型伙伴行动，有力地支持了小微企业数字化转型纾困。我国小微企业应重视内部控制，以保证自身经营管理的合规合法、提高经济效益，实现企业长远健康的发展。