大数据时代下企业档案管理工作的创新研究

2021-11-30徐桠

科技经济导刊 2021年16期

关键词：效率档案管理时代

徐桠

（江苏商贸职业学院，江苏南通226000）

信息数据化作为当前发展的主流趋势，对于企业的档案管理工作来说，具有很强的促进作用，不仅可以有效提升档案信息处理的效率，还可以增强档案信息的安全性，对于档案信息的安全稳定保存具有至关重要的意义，为企业未来的发展提供稳定的数据信息支持。

1.当前企业档案管理工作的现状分析

1.1 档案数据的弊端

1.1.1 效率低。当前，在进行企业档案管理工作时，由于传统纸质版档案的管理模式限制，在实际进行管理时，需要经过打印、整理、收录等复杂工序，使得企业档案管理的效率非常低，极易出现工作缓慢、效果不佳的情况，对于企业档案管理的发展极为不利。

1.1.2 安全性低。纸质版档案管理模式，主要依靠档案盒和档案柜进行管理，并且大部分的档案都是单一保存或统一保存，当发生突发事件时，如火灾、鼠灾等灾害时，档案很难进行找回，并且档案盒和档案柜自身特点的影响，档案信息还存在泄漏的危险，使得档案数据信息的安全性比较低。

1.2 档案管理队伍整体水平不足

在传统档案管理模式影响下，大部分企业在招收档案员时，标准都比较低，大都是选择工作认真细心、踏实可靠的。但是随着时代发展，大数据信息化档案管理发展迫在眉睫，相关人员老化和素质不足的情况，制约档了案管理工作向大数据时代考虑，对于企业档案管理工作的优化和发展十分不利。

1.3 服务性能不佳

在开展档案管理工作的过程中，进行档案录入、更新、查看时，一般都需要档案员根据目录一个一个去翻找，需要耗费大量的时间和精力，使得企业档案管理工作的服务性能不佳，存在服务效率低、服务效果不好的情况，对于当前时代下企业的快速极为不符，严重拖缓企业发展的进度和速度。

2.大数据时代下企业档案管理工作的创新思路研究

2.1 紧跟时代潮流，改善自身档案管理观念

在企业运转和发展的过程中，会产生大量的数据信息，不论是工程项目信息，还是人事档案信息，这些信息都是一个企业最宝贵的财富，对于企业的持续发展具有至关重要的意义。而传统档案管理模式，大都采用纸质材料、档案盒和档案柜的组合进行保存，这样的方式虽然可以起到一定的保存效果，但是场次以往并不能保障信息的安全与稳定。并且，当前大数据时代的不断深入，数据信息储存的安全性、稳定性、动态化、便捷化的优势，对于企业档案管理工作来说是尤为关键的，不仅可以有效提升档案管理的效率和质量，还可以提升企业档案管理的服务性能。但是在实际应用过程中，大部分企业还未能转换传统的档案管理观念，大都延续传统档案管理模式进行，使得企业档案管理过程中存在很多弊端，对于企业档案管理的效率和水平影响极大。因此，在实际对大数据时代下企业档案管理工作的创新思路进行研究时，可以针对这一问题，通过紧跟时代潮流，改善自身档案管理观念的方式，进而在提高档案管理效率的同时，有效促进企业档案管理工作的优化和发展。

在实际进行完善的过程中，企业单位可以针对当前档案管理过于依赖档案管理的现状，从其中的实际弊端入手，充分发挥大数据时代下的信息化、智能化优势，完善自身的档案管理架构，在提高档案管理效率的同时，有效促进企业档案管理工作的优化和发展。首先，是对自身档案管理的转变，在实际进行操作时，企业领导可以安排相关领导和档案管理人员，到先进档案管理示范点进行参观，了解大数据时代下信息化档案管理的优势和实际内容，通过直观的效果体现，进而有效转变自身的档案管理观念。其次，实在转变的观念的基础上，对自身的档案管理架构进行改革，在实际进行改革过程中，不能直接一刀切，需要循序渐进，先从某一部分的档案入手，以企业人事档案为例，这一方面的方案信息比较简单，并且流动性比较大，在完善过程中，可以利用大数据时代数据信息的便利性，创建和购买相应的档案管理软件结构，对人事档案的调入、储存、查看、更新、调出等板块进行整体构建，用人事档案的试点，在体会优势的基础上，促进档案管理观念的转变。

2.2 充分发挥大数据时代优势，改善传统档案数据的不足

传统纸质版档案管理模式，一般都是利用材料的梳理、整理和打印，利用档案盒进行收集，在根据时间和类型进行分类后，存放到对应的档案柜之中进行储存。这样的管理模式，虽然具有一定收录和保存的性能，但是效率和效果都不是很好，其缺陷主要表现在两个方面，一方面，是效率低，在进行企业档案管理工作时，由于纸质版档案的管理模式限制，需要经过打印、整理、收录等复杂工序，使得企业档案管理的效率非常低；另一方面，是安全性能低，受纸质版档案管理模式的限制，大部分的档案都是单一保存或统一保存，当发生突发事件时，如火灾、鼠灾等灾害时，档案很难进行找回，并且档案盒和档案柜自身特点的影响，档案信息还存在泄漏的危险，使得档案数据信息的安全性比较低。因此，在实际对大数据时代下企业档案管理工作的创新研究进行分析时，还可以针对以上问题，通过发挥大数据时代数据信息的优势作用，有效改善创痛档案数据中存在的不足，进而有效促进企业档案管理工作的优化和升级。

企业可以针对传统档案管理模式效率低、安全性不佳的现状，通过发挥大数据时代数据信息的优势作用，有效改善创痛档案数据中存在的不足，进而有效促进企业档案管理工作的优化和升级。首先，是针对效率方面的改善，在实际进行改善的过程中，企业可以利用设置专门的终端进行档案信息的储存，其中包括移动终端和PC端，结合自身企业的实际情况，如生产企业，就需要对产品研发档案、产品生产配方、人事调换、人事任命等类别进行信息数据的录入和储存，不仅可以利用导入的方式提升数据信息录入的效率，还可以利用查询功能快速地翻找，为替换和调出提供便利，进而有效增强企业档案管理的效率，增强企业档案管理工作的水平。其次，是针对安全性能方面的改善，要充分发挥大数据时代存储设备的优越性，利用数据库、移动终端、PC端进行储存时，可以设置多层密码和权限，对信息数据进行保护，包括数字、指纹、声源、指纹、人脸等密码技术，进而有效提高数据信息的安全性能，防止档案数据信息丢失的情况，并且数据信息便于备份和保存，也可以直接提升档案材料数据的安全性，促进企业档案管理工作水平的提升。

2.3 完善企业档案管理队伍整体素质水平

当前企业之间的竞争，在根本上就是人才的竞争，人才素质的高低将直接影响活动的效率和质量，对于活动的开展尤为关键，当然企业档案管理也不例外。现阶段，企业档案管理人员存在的问题明显，一方面是对于档案管理不够重视，一部分企业甚至连专业的档案室和档案员都没有设置，这对于档案管理工作的基于大数据时代的改造尤为困；另一方面，是一部分企业虽然设置了档案管理人员，但是档案管理人员的素质要求比较低，甚至还存在老龄化严重的情况，对于大数据时代下企业档案管理的改革和升级产生阻碍。因此，在实际对大数据代下企业档案管理工作的创新研究进行分析时，可以针对以上问题，通过完善企业档案管理队伍整体素质水平的方式，利用有效的培训和交流，进而提升企业档案管理队伍的整体素质水平，有效为大数据时代下企业档案管理工作的开展提供基础和前提。

在实际进行分析的过程中，企业可以根据自身的实际情况，加强对档案管理工作的重视，通过培训和交流等方式，有效提升自身档案管理人员队伍的综合素质，从而为大数据时代下企业档案管理工作的开展提供基础和前提。首先是自身档案管理人员队伍的整体建设方面，企业要提高思想认识，对档案室、档案管理设备以及档案管理人员进行科学合理的配置，尤其是档案管理人才招录，在进行招录过程中，要注意迎合大数据时代的时代特点，加强对招录人员大数据时代下信息数据的了解，以及计算机和互联网络的运用，从而为后续大数据时代下企业档案管理的设计和完善提供基础。其次，是对现有档案管理人员的素质进行完善和提升，可以通过设置培训交流的形式，对当前先进的档案管理模式企业进行合作，派驻自身的档案管理工作人员到优秀企业派驻学习，再结合自身企业的实际情况，对企业档案管理工作进行完善，进而利用人才带动工作的进步和发展，有效提升企业档案管理的水平。

2.4 增强服务性能的体现

企业档案管理与常规档案管理有所不同，企业的档案信息流动性比较大，尤其是其中的人事档案方面，招聘、人事调整、辞职等活动，都需要档案管理工作的参与，这既使得企业档案管理工作不仅需要安全性和保密性，还需要具备一定的共享性能，从而通过辅助功能的辅助性能展现，有效提升企业档案管理的水平，对于企业档案管理工作的发展是尤为关键的。因此，在实际对大数据时代下企业档案管理工作的创新研究进行分析时，可以针对以上问题，通过增强服务性能的体现，进而有效提升企业档案管理工作的水平。

企业要充分发挥档案数据信息价值，创新服务内容，提高档案服务标准，改善服务方式，全方位健全服务体系，在保证重要信息安全的前提下逐步扩大档案的公开性，及时更新档案信息，拓展档案服务途径从而有效提升企业档案管理工作的水平。在实际进行分析过程中，企业可以针对档案信息管理部门，建一套系统全面的信息交流分享平台，充分发挥大数据时代下的优势和特点，通过全面档案信息的网络化管理，为档案调入、查看、更新、调出等工作提供便利，进而有效提升企业档案管理工作的服务水平，促进企业档案管理工作的房展。如在实际进行建设时，以人事档案为例，企业可以基于企业官网的框架，设置完善网上人事档案库，利用相应的权限，为企业新入职人员的档案调入、人事升迁的信息更新、员工辞职的档案调出以及信息查看需求等板块进行设计，通过逐级审批、快速浏览、光速调入调出等优势，进而有效提升企业档案管理的效率和质量，促进企业档案管理工作的优化和升级。