浅析灵活办公对团队建设和管理的影响

2021-11-30荣成硕国际商业机器中国有限公司

品牌研究 2021年13期

文/荣成硕（国际商业机器（中国）有限公司）

2020年新冠肺炎疫情突如其来，打破了全社会正常的生产和生活。为应对这一黑天鹅事件、保证员工健康安全，各个企业迅捷反应，出台了各式各样的应对策略，而灵活办公尤其是远程办公以其人性化、灵活性的优势首当其冲地成为最优解决方案。灵活办公在给企业带来利好的同时，也给企业带来了挑战。灵活办公一方面带来了为企业技术尤其是IT技术管理和数字化转型的高要求压力，另外一方面也为企业的人力资源管理尤其是团队管理带来了不可小觑的影响。而我们只有正视、正确和全面地认识灵活办公，才能充分发挥其积极作用。

一、灵活办公的概述

（一）灵活办公的定义及其表现形式

灵活办公作为一种人性化的工作方式，广义上来说其不仅仅是指办公时间和场所的灵活，“兼职、零工、外包”等也都是其表现形式。但本文所指的灵活办公是指相对传统的坐班制而言，企业在现代互联网技术的支持下，只要能够满足企业业务需求，便允许员工根据实际需要灵活安排办公的空间及时间，从而实现便捷工作的目的。

依据员工的业务对企业办公场所的依赖程度，灵活办公一般而言会有两种表现形式，一是员工的业务为非必要办公场所支持人员，例如部分软件开发人员，主要工作均在电脑端完成，不需要提供现场支持，也不需要生成不允许带出企业办公场所的纸质保密文件或者其他物料。这种类型的员工可以自主决定是否远程办公。远程办公的场所没有限定，可以是固定居家，也可以是移动的非居家场所如咖啡馆；可以是公司所在的城市也可以是员工喜欢的其他城市；远程办公的工作时间则依据业务需要和自身状况灵活安排。二是员工的业务为必要办公场所支持人员，如公章管理人员。员工可以按照业务的紧急重要程度合理安排去办公场所的频次（如一周三天）及时间（如朝九晚五）。

（二）灵活办公流行的背景及原因

灵活办公不是一个新鲜事物，从传统的聚集工作大规模转向远程工作，起点可以追溯到20世纪70年代的居家办公（work-from-home）政策。而之后的这些年来，让办公室消亡的声音在理论和实践中也一直此起彼伏，但灵活办公最近却强劲地重新回归到了公众视野，且在中国有了蓬勃发展之势。之所以会有如此变化，笔者认为有以下几方面的因素。

1.数字化技术的迅猛发展尤其是即时通信技术及在线协作工具的发展为灵活办公提供了强有力的技术支撑

进入二十一世纪以来尤其是最近十年来，全世界各个国家都经历了前所未有的巨变，开始了新的产业革命，并加速迈入了信息化时代。新时代背景下，互联网技术迅猛发展，VPN安全加密技术不断强化升级，即时通信以及在线协作工具层出不穷如国外的Slack、Webex、Jabber、Box, 国内的微信、飞书、钉钉、腾讯会议，这些技术的出现一方面减弱了沟通对物理通信工具的依赖（如Cisco Jabber的出现使电话沟通在网络端即可完成，Cisco电话机成功退居幕后），也使得沟通的心理距离感减弱，通过虚拟技术令沟通更加立体化、现实化，另一方面也能够协调跨时区和地域沟通的异步问题。如Box的协作文档允许每个人将想法和创意在同一文档上展现整合并会将各个版本存档，允许指定任务。这样即使是在不同时间空间工作，也能够及时了解到项目的进展，对自己需要完成的事项一目了然。

2.经济全球一体化驱动灵活办公成为人才全球优化配置的合理选择

世界经济一体化、供应链全球化的趋势促使资本以及资源追逐全球的最优配置，而人才也受之驱动出现了全球性的流动供应。灵活办公为吸引跨国界、跨区域的人才尤其是在当前全球疫情尚未明朗的情况下提供了极大的便利，同时也为企业降低人才安置成本、办公租用成本等提供了全新的选择和思路。

3.就业观念的转化为灵活办公奠定了思想基础

随着互联网经济的兴起，传统的职业观正逐渐受到挑战，尤其是新的Z世代（特指1995到2009年间出生的一代人）开始步入职场后，追求开放、灵活、自由和舒适度正逐渐成为职业观念的主流思潮。这一观念的普及为灵活办公的广泛应用和传播提供了思想土壤。

4.新冠疫情的爆发是企业数字化转型和灵活办公的加速器

2020年新冠肺炎疫情肆虐全球，这一黑天鹅事件的突如其来不仅给企业生存发展带来了诸多挑战，也给企业的管理提出了新的要求和课题。在新冠病毒正在甚至很可能长期与人类共存的现实及观念的影响下，企业把员工健康安全放在首位成为了必然趋势。灵活办公则成为几乎所有企业尤其是跨国企业的首选办公方式。

基于以上分析我们不难看出，灵活办公是企业顺应时代发展的选择，这一选择深刻地变革和影响着组织的方方面面。作为组织核心构成要素的团队如何建设和管理以适应灵活办公则成为了企业各层级管理者所面临的重要问题

二、灵活办公对团队建设和管理的影响

所谓团队建设和管理是指管理者为了实现团队绩效及产出最大化而进行的一系列结构设计及人员激励等团队优化行为。企业团队建设和管理的经验大多是针对传统坐班制，团队大多数成员总体上是处于同一时间和空间维度上。而灵活办公的出现将团队割裂和分布开来。这一改变是一把双刃剑，既给团队建设和管理带来了正向积极影响，也给团队建设和管理带来了一些障碍及难题

（一）灵活办公为团队建设和管理注入了新的积极因素和影响，主要体现在团队构成、团队沟通以及反馈文化的构建上

1.从团队构成角度来看，灵活办公有利于实现团队劳动力来源的多样性，促进团队的多元文化建设

研究表明，异质多元团体比同质一元团体更有利于提升团队的绩效，更有利于创新及创意的产生，更能增强员工的归属感。这里的异质多元从浅层来讲是指传记特征或者人口统计学意义上的表层多元，即团队里面尽可能招聘、留用和晋升女性、少数族裔以及“其他特殊群体“（如体质能力较差的残障人才）等，深层来讲是指团队不同个体人格和价值观的多元。灵活办公对于吸收不同类别员工，促进团队多元化尤其是浅层多元的积极影响显而易见。

（1）异地办公已成为跨国、跨地域的优秀人才加入的诱因，不同国家和地域文化、思想、观点的碰撞和交流无疑会加深团队的共融，从而形成和而不同的包容文化。包容文化会给予员工更多的安全感和归属感。

（2）灵活办公赋予了员工极大的自主权，使其不仅仅具有地理空间位置上的决定权，也对工作时间有把控感，这不单单有利于员工实现工作生活平衡，而且也有利于提升员工对组织的认同感。在亚洲文化里，女性受传统观念影响，更偏向于家庭承诺。而灵活办公无疑给追求事业和家庭均衡发展的女性员工提供了巨大的可能性和助力。

（3）灵活办公可以为残障同事提供保障，降低其通勤所带来的时间成本和不便利，在某种程度上为其提供了公平的就业机会

2.灵活办公提升了正式沟通的频次和程度，从总体上看，两者均高于传统坐班制

（1）灵活办公催生了远程社交，团队会议及成员一对一的沟通频次较之前有所增加。

相对于传统坐班制而言，团队成员之间面对面交流的机会显著减少，信息分享和传递渠道相对狭窄单一，团队视频会议成为最有效的路径之一。为适应这一变化达到沟通顺畅的目的，团队的对话频次也相应的增加。

一项针对微软的远程工作团队数据分析表明，员工转为远程工作后，团队的社交时间在一个月内增加了10%。此外，员工自行安排的一对一沟通增加了18%，表明员工在日程中安排时间进行交流的速度比失去联系的速度更快[1]。

（2）灵活办公，不但加深了员工彼此间的了解，也为团队的凝聚力和向心力的提升奠定了感情基础。宠物、家人与孩子时不时闯入视频会议，这些“尴尬”时刻非但没有削弱彼此间的联系，反而打破了工作场合的刻板印象，增进了人与人之间的联系。

基于彼此进一步了解的基础上，团队里的远程社交内容也得到了极大的丰富和扩展，从云聚餐到各种主题的在线聚会，比如“睡衣时装秀”，这些共同话题成为大家共同成长的润滑剂，增强了团队成员之间的黏性。

3.灵活办公有利于团队反馈文化的构建

传统坐班制度下，团队成员通常情况下是面对面交流，对彼此工作的认可、意见和建议可以通过多种方式来表达，如临时的闲聊、咖啡局等等。但灵活办公条件下，人们相隔屏幕不得不寻求新的方式去表达这些情绪感受，也因此催生了许多新的虚拟反馈认可方式，如公司内部流通的电子贺卡、认可感谢电子券等。

这些新兴方法在表达真诚的同时也相对经济实惠，在某种程度上能够提升和激励团队成员表达输出的意愿，对团队的反馈文化起到了不可低估的作用。

（二）灵活办公也为团队建设和管理带来了一定程度上的挑战

1.灵活办公带来的空间阻隔和信息的不对称性，会弱化团队信任的氛围和有效沟通

（1）团队管理者无法直观地获得和观察到员工的身体、情绪和工作状态，因此可能会没有办法及时准确地传递人性化关怀的信息或者是需要采取多种方式获得和了解员工工作进度，员工有可能会因此认为主管并不信任自己并且感觉自己受到高度密切的监督，进而会引发其职场焦虑感。

（2）灵活办公的空间阻隔和技术故障也容易出现信息交流和传递的失真和受阻现象，浪费员工精力的同时也会带来领导者的挫败感。

2.灵活办公会导致计划外的随机互动和非正式沟通的减少，这不利于创意的产生和团队合作

实体办公室令平时不在一起工作的人有机会偶然产生联系，比如在走廊或食堂偶遇，这种时候的交流可以激发新创意。而作为灵活办公核心形式的居家办公则不会出现像办公室里那样的计划外的互动。与此同时，居家办公虽然会带来一定程度上的远程交流和互动，但却与这种计划外的互动截然不同，出于对技术监管带来的不安全感，沟通的内容大多为官方的、理性的，沟通效果也会大打折扣。这些都会抑制创新的产生。

众所周知，闲聊是组织非正式沟通中不容忽视的一种方式，它在克服组织设计局限性方面起着非常重要的作用，可以增强员工之间的信赖感。而在远程办公中员工与自己关系密切的同事的交流虽然增加了，但与其他同事的沟通减少了。这种自发的沟通和信赖降低，可能会对创新与合作产生负面的影响。

3.居家办公带来的随时在线文化导致工作和生活界限模糊，容易导致工作倦怠，不利于团队士气的提升

居家办公条件下，员工常会感觉到自己需要持续保持工作状态，比如被要求立即回复信息和电话，时刻待命，在下班后也要迅速做出响应。这种界限的缺失容易让员工产生工作倦怠，团队绩效下降。

三、灵活办公条件下团队建设和管理可采取措施的探讨

（一）重新定义信任，强调结果驱动和积极主动沟通，并以此观念塑造和培训各级管理者

（1）领导是团队的核心，团队建设的好坏与领导的意识直接相关。因此必须加强对于领导的培训，以及对管理人员进行远程工作和远程管理方面的培训。我们要重新定义“信任”，领导要懂得适当放权，并强调“结果驱动”模式比过时的“出勤驱动”模式更有效。

（2）领导者大幅度增加交流方面的投入，为员工提供更清晰的说明，消除可能导致员工白费功夫的歧义。

策略上讲，领导者必须腾出更多时间，进行哈佛商学院的泽达尔·尼利（Tsedal Neeley）和加利福尼亚大学圣芭芭拉分校的保罗·伦纳迪（Paul Leonardi）所说的“冗赘沟通”。用WP Engine公司CEO希瑟·布伦纳（Heather Brunner）的话说，“必须投入大量精力把话讲清楚，成为‘首席重复官’。要一直重复到每个人都能够完全准确地理解你在做什么、为什么以及要追求怎样的成功为止[2]。”

（二）管理人员应当引领团队成员转变观念，将办公室视为远程工作的扩展，并为团队成员提供建立弱链接和偶然交流的场所

1.组织线下定期聚会

远程办公条件下，大部分的沟通交流依赖于摄像头和话筒，技术的发展减少了一部分非面对面交流的隔阂感，但依然会缺乏面对面交流带来的亲近感以及其会带来的思想碰撞、灵感迸发及信息分享。因此，领导者应确保在可能的情况下，让人们找机会聚在一起，这是建立人与人之间连续性和联系的一种有效方式。比如每周或隔周组织一次团队面对面会议或者团队建设活动。

2.推动和丰富线上社交活动

设计一些线上社交活动的程序，允许员工们有更多线上的非正式交流，让他们始终与其他人保持联系，并鼓励他们从工作外的事情上找到自我价值。