试探新能源电厂生产记录文件归档管理策略

文/童小力（广东省能源集团贵州有限公司）

新能源电厂生产记录文件是指在新能源电厂运营期间产生的与建设、生产、经营和管理活动直接相关的记录，这些记录一般来自运行、维修、技术、安全管理及其它与电厂安全、稳定运行有关的工作中，也包括经营和管理活动中产生的计划、报告等记录。这些记录记载了电厂的实际工作状态和结果，是各项工作的真实反映。因此必须维护生产记录文件的完整性、准确性、系统性和有效性，整理归档后便于电厂运行、维修部门的查询和利用，为现场工作提供凭证和依据，对新能源电厂生产、运营、管理和安全有重要意义。

一、生产记录文件归档在新能源电厂中的重要性

（一）做好生产记录文件归档，为新能源知识的积累提供载体

新能源电厂生产记录文件是保障新能源电厂机组正常运行的重要基石。现场运行、维修人员等现场生产工作人员，需要按照风电、光伏发电企业管理程序要求填写相关文件，做到记录的完整性、准确性、时效性。电厂生产处室将相关文件收集齐全，按“谁产生谁整理”的原则，将办理完毕且有保存价值的生产记录文件，整理好后及时移交电厂档案室，以保证维护生产记录文件的完整性、准确性、系统性和有效性。确保生产记录文件的收集齐全、完整准确，这是新能源企业档案的重要组成部分，是新能源生产知识和经验的重要组成部分和重要载体。

（二）做好生产记录文件的归档，为现场工作提供依据

对于新能源电厂来说，生产记录文件及时归档，一方面方便生产领域的人员查询利用，作为现场工作的凭证和依据，从而保证机组安全运行。另一方面，在日常工作中，文档系统里随时能查询到记录文件的扫描件，也为日常工作的查考提供了便利途径，更加充分地发挥出记录文件的重要价值。在机组大修期间，生产人员可以借鉴历史生产记录文件，将前一次大修和本次大修做数据分析对比，为大修总结提供依据。在上级公司及各级监管部门对新能源电厂进行检查监督时，生产记录文件能够为现场工作提供工作凭证作用。

（三）做好生产记录文件的归档，为发电安全提供保证

各类电厂的发电安全问题，一般是通过行业相关法规、标准、规范和硬件设施来实现，如政府对电厂建设立项实行审批制度，安全装置采用多层次安全防控系统等；但我们在研究中发现，新能源电厂事故中大部分不是因设备故障，而是人员直接或间接的失误导致的。档案是知识和文化的传承，生产记录文件为发电安全提供了生产相关的知识宝库，强化生产记录文件管理，可以以此来确保风力、光伏机组的安全运行。

二、生产记录文件归档管理中存在的不足

（一）竣工前后管理部门变动，文件移交归档不及时

新能源电厂建设竣工与并网发电前后，档案资料类型与归档管理部门会发生改变。竣工前试运行产生的生产记录文件，形成和审核完成后会移交项目部归档保存，竣工后正式运行产生的生产记录文件，形成和审核完成后一般留在电厂现场归档保存，以保证随时备发电生产工作查考利用。但是在部门之间交接切换过程中，试运行的记录文件，移交主体和时间不明确，从而造成部分记录文件移交不及时和被分散割裂。

档案人员处于电厂各类档案文件接收的末端，对于不符合档案要求，存在问题与缺失的文件，要追根溯源，找到相关责任人，有较大的工作难度。如果能够在变化交接的关键节点建立良好工作机制，使各类记录文件能够及时归档，就能形成档案收集、保存、利用的良性循环。

（二）现场生产人员档案意识薄弱

及时归档可以保证档案收集齐全，但是现场生产人员对档案的重要程度认识不够。首先，记录填写不完整。电力行业文档管理要求：记录中所有要求填写的内容必须进行填写，若不适用，也必须填写“N/A”，不能空白。但是在实际工作中发现记录的完整性很难保证，经常会发现工作人员签字不完整的情况。其次，记录填写的时效性欠缺。工作记录填写原则上应在该项活动结束时同步进行填写，不能在活动未完成前就进行填写或在整个工作结束后进行事后凭记忆补签，工作记录应记录在正式的记录表单上，除非条件限制，但也应在条件具备时及时填写。记录填写的时效性得不到保障，也会造成记录的不完整性和不及时性。

（三）生产人员流动性较大

新能源电厂工作环节多，工作复杂，人员的流动性大。资料员更换频繁，新上岗的资料员培训不够，对档案规范要求认识不够，等等，均会导致移交的文件出现的问题比较多，比如文件不清晰，存在复印件（无法证明文件的有效性）、页码打印不正确等。生产现场工作人员频繁更换，还会导致对档案的规范化工作要求认识不够，档案交接时手续不清楚，不完整，出现记录不完整，记录不规范等问题。

三、生产记录文件归档管理的提升措施

（一）健全完善管理制度，牢固构筑制度防线

要修订、完善各项档案管理制度，细化、落实，覆盖到新能源电厂档案工作的各环节和各岗位。首先，应制定记录文件档案管理制度，明确任务，责任到人。其次，定期部署检查档案工作，做到领导负责制，层层把关。最后，将最新发布的管理程序及时宣贯到各环节和各岗位，有异议的地方，邀请档案人员给予解释和指导。

（二）定期开展档案培训与宣传，提高生产人员档案意识

定期组织记录档案管理培训，邀请同行专家对新能源电厂生产处室员工进行培训，提高人员档案意识，宣贯国家法规标准对记录文档的要求。定期组织生产处室管理文件的资料员和参建、维修等机构人员进行档案专题培训，提高对档案及时归档重要性的认识。

做好档案宣传，开展多种形式的日常档案知识宣传。应不定期举行线上或者线下的档案展览，给参观者以深刻、难以忘怀的印象，对档案价值及其作用是一次生动、有力的集中宣传。国际档案日时，准备与新能源电厂现场工作相关的档案知识题库，全员参与答题，使参与人员印象深刻，提高生产人员档案意识。

（三）加强归档文件审查

归档文件审查是把好档案质量的最后关口，现场记录人员、专工、资料员、档案人员等应各司其职。电厂可组织档案人员从档案的角度审查归档文件的规范性，组织其他人员从业务角度审查文件内容的完整性、准确性和系统性。

一是审查记录文件格式的规范性。审查目录与文件是否对应，文件字迹是否清楚，图样是否清晰，图表是否整洁，签字盖章手续是否完备、表格内容填写是否齐全完整，是否为原件，文件的书写材料是否符合要求等。

二是审查记录文件内容的准确性。审查文件内容是否准确和齐全，做到不遗漏，审核移交档案部门的文件种类是否齐全。审查归档的文件数量是否完整；审核文件内容是否重复归档。

（四）加强前端控制，形成闭环跟踪

新能源电厂记录文件管理必须符合标准化和规范化的要求，为此新能源电厂档案部门必须加强对记录文件的前端管控，在记录文件生成、审批乃至归档利用的整个过程中加强业务指导和监督。新能源电厂档案人员应按照归档计划与归档范围，发出催交单，定期催交生产处室人员及时移交文件，通过前端介入和全程管控，确保应归档文件收集齐全完整。

（五）联合质保部门开展质保监查

一方面档案部门应参加电厂生产运行部门组织的外部质量监管活动，检查监督各设备商、维修商等第三方机构的档案管理质量能否达到国家及电厂的有关标准、程序；检查监督各设备商、维修商的档案管理体系和人员配备能否满足业主要求；检查监督各设备商、维修商向业主提交的归档文件，是否符合国家及业主的有关规范要求，能否按规定期限移交等。另一方面，档案部门作为公司内部质量监管的对象，也应定期接受电厂审计部门的内部监督检查，以确保档案管理体系的正常有效运转，使电厂档案工作的各个环节都能做到“有章可循、有人负责、有据可查”。