数字信息化背景下医院档案管理的创新措施探讨

文/于鹏（滨州医学院附属医院后勤管理处）

医院档案管理工作，主要保存、记录临床及医政等方面的数据信息资料，且利用相关档案信息治疗能够为临床疾病治疗提供有效依据。同时，医院档案管理作为一项系统性、专业性较强的工作，肩负着合理搜集、开放、利用档案资料的工作职责。因此，有必要做好医院档案管理工作，提高医院档案管理工作的效率，为临床医疗、科研工作提供有效服务，进一步确保现代医疗卫生事业实现可持续性发展。当然，受信息技术快速发展的影响，特别是随着互联网技术的快速发展，为医院档案管理带来极大便利的同时，也对医院档案管理模式提出了全新的标准要求[1]。因此，除革新管理模式、丰富管理方法以外，还有必要不断提升医院档案管理水平，从而为带动医院整体管理工作质量水平的提升奠定坚实的基础。

一、数字信息化背景下医院档案管理创新的必要性分析

（一）提高档案信息资源利用效率

创新医院档案管理模式，首先需要提升管理人员的专业技能水平，而通过合理运用数字化信息技术，可以为培养专业化人才提供充分有效的技术支持。进一步由专业化的档案管理人员深入挖掘档案信息资源，可以促进医院日常运营管理工作效率的提升[2]。与此同时，创新档案管理模式，可以有效延长档案的使用年限，提高档案信息资源的使用价值。总之，通过医院档案管理的创新，可提高档案信息资源的利用效率，医院方面需对此充分重视。

（二）有效保护档案元件

医院档案数据信息的更新速度快，易增加管理工作的量及难度，而传统的档案管理模式已难以满足医院现代化档案信息的管理需求。如何创新档案管理模式，主动迎合信息化时代的发展潮流，满足医院档案管理的要求，是相关从业人员需重视的一大问题。值得注意的是，医院档案中包含大量的重要信息及数据文件，比如史学医学图片、病理资料、高精尖医疗设备档案等。显然，这对医院档案管理及信息存储整理提出了全新的要求标准，通过运用数字信息化技术，可以对医院内各种类型档案信息进行高效分类、整理及存储。此外，还可以利用电子存储方式对重要文件信息起到保护作用，避免档案出现泄漏或破损等质量隐患问题。

（三）实现档案信息资源高效整合共享

基于数字信息化背景下，医院档案管理模式朝向数字化、信息化方向发展，这样能够有效减少及控制人力、物力资源的耗损，还能够提高管理工作效率，使档案信息资源实现高效整合共享[3]。与此同时，资源整合是医院日常运营管理工作的重要环节之一，在提升整合效率的基础上，能够进一步保证档案资源信息的共享成果。通过积极开展医院档案管理信息化建设工作，能向相关工作人员提供方便快捷的档案信息化服务，便于医务人员利用网络搜索快速查找自身所需的档案信息数据资料，从而使档案信息资料的应用价值提升。此外，档案管理信息化有利于各部门之间强化信息沟通交流，使不同科室浏览阅读、利用相关档案信息资源的需求得到有效满足。

二、医院档案管理现状问题分析

如前所述，数字信息化背景下医院档案管理创新非常有必要，但是从现状来看，医院档案管理工作尚且存在一些有待解决的问题。总结起来，具体问题如下：

（一）缺乏完善的档案管理体系

即便当下我国大多数医院建立相应的档案管理机制，但是在具体管理工作开展期间仍存在较多的问题亟待解决，以管理体系为例，存在不够完善、不够规范的问题。同时，部分医院搜集、整理、保存档案信息期间，一些档案管理人员仅依靠自身既往工作经验，或以日常工作中不成文规定为依据，开展相关档案管理工作，从而易引发档案保管资料缺失、保密性不足、内容参差不齐等问题。此外，医院档案管理工作人员与其他部门人员之间如果在相关工作任务方面缺乏协调性，或分工不明确，则易出现档案管理标准不统一、内容缺失、重复归档等问题，进而严重影响档案管理工作的质量。

（二）档案管理认识程度不足

虽然部分医院在档案管理方面逐步朝向信息化建设方向发展，但是受区域性、资金投入限制等因素影响，仍存在沿用传统档案管理方式的问题，而这些问题产生的原因相对复杂，多为医院领导阶层对档案管理认知不够全面，导致档案管理资金缺乏、人力投入过少等[4]。与此同时，部分医院在日常管理工作期间，忽略向广大职工宣传创新理念，难以实现变革管理方式的目标，导致档案管理工作停滞不前。此外，纸质档案不同于电子档案，管理难度相对较高，尤其是经长时间存储后，易增加档案表面破损、字迹溃烂或字迹模糊等问题的发生风险，甚至个别医院实施的档案管理模式过于老旧，从而严重影响档案管理工作的总体效率和质量水平。

（三）档案管理人员素质水平有待提高

现阶段，我国医院档案管理患者开展期间，普遍存在档案管理人员综合素质水平偏低的问题。尤其是部分医院档案管理人员多为非专业人员，由药房岗位、护理岗位、行政岗位调用过来，甚至个别管理人员身兼多职，从而使档案管理队伍人员的综合素质水平难以得到有效保证，在档案管理人员缺乏理论知识、管理实践能力水平的情况下，易导致档案管理工作如同虚设，流于形式，缺乏实效性。与此同时，大多数医院领导阶层关注医疗人才、科研人才的培养，主张扩大人才培养力度，而对档案管理人员的培养则缺乏足够的重视，如果档案管理人员岗位培训、专业知识学习缺乏系统性及科学性，则难以取得理想的培训效果，进而导致档案管理工作陷入被动的局面。

三、数字信息化背景下医院档案管理的创新措施分析

为了解决医院档案管理现状问题，需依托于数字信息化背景，采取有效措施，创新医院档案管理方式方法。总结起来，具体创新措施如下：

（一）构建完善的档案管理体系

为了保证医院档案管理工作顺利有序开展，医院方面需秉持“实事求是”的工作原则，搭建完善的档案管理体系，健全档案管理流程，并根据医院的实际情况，拟定标准化的档案管理机制，进而达到规范化及统一化管理档案资料存储、录入、分类及收集等环节的目标。其中，通过搭建完善、规范、统一的管理机制，便于管理人员开展后期档案管理工作，真正意义上做到档案管理有章可循、有据可依。与此同时，将档案管理工作与绩效考核相挂钩，针对工作成效优秀的职工，予以一定的物质或精神奖励，对表现不达标的职工给予一定惩罚，以此规范、约束档案管理人员的工作行为，提高档案管理责任意识。此外，必要时引进岗位责任机制，明确划分管理工作职责，规范管理人员的日常工作行为，进一步增强档案管理人员的责任意识及使命感，使医院档案管理工作质量水平得到有效提升。

（二）提高认识，加强档案管理信息化建设

在医院档案管理工作开展过程中，医院领导层需不断提高自身对档案管理创新的认知，积极开展档案管理信息化建设工作，尤其是档案管理人员，需从根源上认识到数字化信息技术对档案管理工作的重要性，全面了解、掌握档案管理的先进技术及方法要点，进一步提升自身的档案管理水平及知识技能。与此同时，扩大档案管理数字信息化的建设力度，投入充足的资金资源及人力资源，积极组织各种宣教活动，进而达到提高广大职工对档案管理信息化建设认知的目标[5]。此外，调动医院各科室、部门人员的参与程度，为档案管理信息化建设工作的提供有效支持，并平衡医疗、教学、档案管理三者之间的矛盾，使医院档案管理信息化建设工作实现高效开展。

（三）创新档案管理方式方法

医院属于社会服务性机构，即需要向社会大众提供个性化的医疗服务。因此，在档案管理工作开展期间，相关医院必须紧跟时代发展潮流，创新现行的档案管理方式方法，改变传统人工管理模式，积极推行数字信息化服务模式，革新服务理念，进而达到提高档案管理水平的目标。与此同时，将档案管理与信息技术相结合，改变档案存储方式，由过去纸质档案存储向电子档案存储转变，并利用网络技术、计算机技术、多媒体技术，满足医院档案跨区域、跨时间及跨国际的多元化使用需求。此外，在档案管理系统维护工作开展期间，还有必要合理引进使用防火墙技术、安全密钥技术，在实现医院档案信息资源高效共享利用的同时，进一步保证医院档案管理系统运行的可靠性及安全性。

四、结语

综上所述，医院档案管理模式创新是数字信息化时代发展的一大必然趋势。为了保证医院长远稳定发展，提高档案管理水平非常关键。因此，相关医院领导层需增强对档案管理的认知，充分重视档案管理工作的开展，改进传统档案管理理念，搭建完善的管理机制，并积极开展档案管理信息化建设，积极组织岗位培训及知识竞赛等活动，不断提升档案管理人员的综合素质水平，在创新档案管理模式方法的基础上，使医院档案管理的工作质量水平得到全面提升。