浅谈高校工会财务管理的改进

2021-11-30李二勇

开封大学学报 2021年3期

李二勇

（河南大学财务处，河南开封 475004）

2020年10月20日，财政部会计司发布了《工会会计制度（修订征求意见稿）》。新的制度定于2022年1月1日起正式施行。最新《工会会计制度》的施行，对高校工会提升财务管理水平具有重要的指导意义。就目前我国各高校的实际情况来看，工会财务管理水平低于高校一级财务部门，工会财务管理中存在一些突出的共性问题，亟须解决。本文拟就此进行探讨，并提出一些改进措施。

一、当前高校工会财务管理中存在的主要问题

（一）人员配置不合理

高校工会工作人员普遍较少，其会计业务相对简单且业务量不大，因此大部分高校工会都没有配置专职财务人员，其财务工作或由工会其他岗位工作人员承担，或由学校一级财务部门人员代理、代管，或由校外兼职人员、会计服务公司代理记账，目前主要采取以上三种方式。工会非会计岗位工作人员一般不具有专业背景和从业资格，最多能做一些事后记账、转账、整理档案等财务会计的基础性工作，基本上无法发挥管理会计的作用；工会具有独立法人资格，将工会财务工作全盘委托学校一级财务部门代管，严重削弱了工会组织的独立性；由校外兼职人员、会计服务公司代理记账，同样无法发挥管理会计的作用，甚至存在财务信息泄露、资产资金流失等风险。

（二）岗位设置不科学

不相容岗位分离是内部控制的基本要求。财务部门最基本的不相容岗位是会计核算、资金结算和档案保管。高校工会财务人员一般只有2个人，因为人少，故只能做到会计核算和资金结算分离，档案保管无论由这二人中的哪一个人兼任，都有风险。工会结算岗位一般只有1个人，这一位结算人员要负责办理所有资金支付环节的业务，这不符合授权审批制度，给资金安全带来了巨大隐患。工会结算人员一般还要负责银行存款的对账，这样安排存在巨大的漏洞，给挪用、贪污公款留下了通道。一些高校工会为了提高工作效率，习惯于将财务专用章和法人印鉴交于一人保管，这严重威胁资金安全和银行存款账户安全。由此可见，高校工会财务管理岗位设置不科学，无法满足资金安全工作的需要。

（三）会计基础工作薄弱

高校工会一般只有1个人负责会计核算，没有更为专业的复核人员。账套设置不合理、会计科目填列错误、摘要书写不规范、账务账目混乱等问题在一些高校工会财务管理中不同程度地存在。高校工会财务有自身工作实际，而现在实行的《工会会计制度》中的科目设置要求及其解释不太符合这一实际，没有契合高校工会财务工作实际需要。高校工会财务人员专业能力不足，加上对相关政策的理解不够全面，导致会计科目理论运用不合理。最为典型的例子就是给全校教职工发放传统节日慰问品的支出，有的学校将其列入 “维权支出”（名称是送温暖费），有的将其列入“业务支付”（名称是其他业务支出）或者“其他支出”，而且高校工会财务中，该类业务的资金量占比超高（占银行存款的60%～70%），预算和决算报表中，该科目十分突兀。高校工会财务人员一般不愿意办理固定资产业务，希望工会购置的固定资产尽量到学校一级财务部门报销。必须在工会报销的，则希望由学校国有资产管理部门按照采购、登记等业务流程办理。其实，这样做既削弱了工会的独立法人地位，也给资产盘点、清查等工作带来麻烦，同时还有财务安全隐患。另外，工会固定资产的管理和使用并未落实到个人，更没有建立严格规范的固定资产登记、管理、清查制度，这容易导致国有资产的流失和损毁。高校工会作为独立法人，拥有独立的银行存款账户和经费核算体系，但是，多数高校工会并没有向税务部门申请相关业务，没有纳税人识别号，这导致以下两种情况出现：①向校外企事业单位提供商品和服务时，无法开具销售方发票；②外购商品与服务时，收到的发票的抬头要么是带税号的“＊＊＊大学”，要么是不带税号的“＊＊＊大学工会委员会”，这两种发票在学校工会都能报销，这明显违背会计基本准则。

（四）预算编制落实不够

多数高校工会对财务工作的定位局限于报账、记账，将决算仅仅理解为向上级工会组织报送财务报表，预算编制工作粗糙、形式化。部分高校工会领导和财务人员对相关政策的理解不够全面，不能完全按照上级工会组织的要求编制预算。例如，当前多数高校工会在收缴工会会费时，并没有面向外聘合同工和劳务派遣工收取，没有将他们的数量统计在内，造成工会会费漏缴。高校工会在发放职工福利、节日慰问品以及举办文体活动等方面越来越谨慎，有时甚至可以称为保守，不敢使用、尽量少用工会经费，造成越来越多的经费结余。在编制预算的过程中，有的高校工会采用增量法来进行，有的直接将前一年的数据拿来，做简单改动后就报了上去，没有完全按照要求来编制预算，且随意调整，最终导致预算年年增长，各项支出越来越大［1］。超预算和无预算支出都是脱离高校工会工作实际的，对工会工作是有害的。连预算编制方法都不科学，更谈不上对预算绩效的考核了。

（五）财务信息化滞后

当前，高校工会财务信息化滞后，无法满足新形势下高校工会工作的需要。多数高校工会仅仅实现了初级阶段的会计电算化，连相关软件最基本的数据导出、统计等功能都没有发挥出来，更谈不上通过数据分析来为高校工会管理提供支撑，为决策提供依据。部分高校工会甚至还在沿用手工记账的老做法，这不仅影响工作效率的提高，也不利于财务信息质量的改善，不利于相关信息的公开透明，不利于对工会财务的有效监督［2］。高校财务管理的趋势是消除各个部门的“信息孤岛”，使财务部门的信息系统与学校其他部门的业务系统充分融合，将高校的物流、信息流和资金流整合在一起，使之融为一体［3］。基于此，高校工会应及时更新、升级财务系统，将工会财务服务融入高校财务共享服务平台中。

（六）各方的监管职能未能有效发挥

高校工会经费审查委员会的职责是，代表教职工会员对工会经费的收支和日常管理进行监督和检查。当前，多数高校工会并没有建立一套财务监督管理制度，导致一些违规违纪现象不能被及时发现。另外，对高校工会财务的审计并没有列入上级工会的工作计划，上级工会每年只进行常规的工作检查和专项检查，重点关注工会会费的收缴情况，对高校工会财务的监督不足［1］。无论是高校审计部门对工会财务的年度审计，还是校外会计师事务所的专项审计，都不全面，审计质量普遍不高［2］，这不利于高校工会财务管理的改进。一些高校，在查找部门问题时下功夫，但过后没有及时督促整改，导致监督检查无法取得理想的效果。

二、高校工会财务管理的改进

（一）合理配置财务人员，强化内部控制

高校工会至少要配置2名具有中级及以上会计专业职称，并具有多年从业经历的财务人员。工会财务不能全盘由学校一级财务部门代管，也不能完全由外聘人员或代理记账公司负责管理。要坚持不相容岗位分离的原则，至少要保证会计核算和资金结算岗位分离。同时，资金结算人员不能兼任档案管理员。有条件的高校工会，可以增加一名财务人员来负责档案保管、银行余额调节表的编制、财务专用章或法人印鉴的保管（与会计核算人员分别保管这两个印章）；没有条件的，也可由工会其他岗位人员兼任。要完善授权审批制度，明确审批人员的职务层次、职责范围，各项业务都必须经过授权审批才能办理，对此，应要求经办人员按照规定，严格执行。在经济业务和有关事项上，必须实行“三重一大”制度，坚持集体决策、集体联签，大额资金支付必须经过工会负责人签字确认。要在保证经济效益的情况下，将财务风险降至最低。

（二）加强会计基础工作，确保财务运行合法合规

高校工会要明确财务人员岗位职责，建立健全财务人员岗位责任制以及预决算管理制度、货币资金管理制度、财务收支管理制度、会计档案管理制度、固定资产管理制度等，确保各项财务工作有制度指导、有准绳约束。要加强工会财务人员队伍建设，鼓励并积极组织财务人员参加多种形式的培训、学习和交流活动，包括参加学校一级财务部门组织的培训学习、参加上级工会组织的财会业务培训、参加相关培训机构举办的财务专题培训、参加与兄弟院校的业务交流活动等，还可邀请财会行业专家前来举办讲座，使工会财务人员及时掌握相关政策法规（特别是新修订的《工会会计制度》）、了解统一的会计科目的核算范围和相关事项，提高他们的业务水平、工作能力和思想素质。要加强工会固定资产管理，完善固定资产购置、验收、登记入账、维修保养、报废处置、清查盘点等方面的管理制度。一个年度至少进行一次全面的固定资产清查，切实做到账实、账账、账卡相符，真实客观地反映学校工会资产情况，展示工会资产全貌。有条件的高校工会，应到税务部门申请相关业务，获取纳税人识别号。在工会报销的票据必须以 “＊＊＊大学工会委员会”为抬头，抬头为“＊＊＊大学”和个人名字的票据，不得报销入账。

（三）细化预算编制，加强预算执行并强化考评

高校工会要重视预算编制，实行工会负责人统一领导，各个部门积极配合的预算编制工作机制，坚持“量入为出、收支平衡、略有结余”的原则，结合工会年度工作计划编制预算，统筹兼顾，保证重点。要深入研究相关政策法规，与学校人事部门统一工会会费收缴口径，做到应收尽收；与学校纪检监察部门充分沟通，按规定发放福利、节日慰问品，举办文体活动，做到应支必支，提升服务质量，维护教职工合法权益。在预算编制方法上，应尽早采用零基预算法做一次全面的年度预算，剔除所有不合理的经费开支项目。开支必要性模糊的预算，要经过工会领导集体研究决定，并报经费审查委员会审核，以适当的形式向全校公布，接受全体教职工的监督与检查，听取他们的意见和建议。这之后的年度预算，可以采用零基预算法与增量预算法相结合的方式来进行，将年度工作任务细化为经费预算明细，根据年度变化，按程序及时调整。要加大预算执行力度，保持预算足够的刚性，严格控制超预算开支，严禁无预算开支。应要求财务人员定期通报预算执行进度，严格考评预算绩效，将预算执行情况与预算目标放在一起进行对比，找出产生差异的项目并深入分析其原因，为下一年度预算编制提供依据。

（四）提升财务信息化水平，发挥管理会计的作用

高校工会要及时升级现有财务软件，对于太过落后且无法升级的财务软件，要果断停止使用，购置新的财务软件，并做好数据备份和转移工作，实现新老财务软件的无缝衔接。对升级或者新购置的财务软件，要结合工会业务情况和财务工作实际需要，合理增减功能模块，提升软件使用效率和使用水平。高校工会要积极与学校一级财务部门沟通协调，就财务软件开发进行合作，实现功能互通、数据对接、有关数据共享。对工会财务人员要加强业务培训，丰富其专业知识，使之充分了解财务软件的各项功能，并能够熟练运用。对财务报销、资金收支等方面的情况要加强统计分析，为工会各个重要事项的决策提供财务数据支持，让管理会计介入单位各项事务的管理，充分发挥管理会计的作用。

（五）完善财务信息公开制度，接受各方监督检查

高校工会要建立健全财务公开制度，听取教职工对经费使用的意见，接受群众的监督。要建立投诉举报制度，鼓励教职工举报财务违法行为（如编造财务报表中的数据等）以及违反职业操守的行为，并对举报人提供切实的保护。要做好充分准备，接受上级工会组织对学校工会财务的定期审计检查和对专项任务完成情况的不定期审计检查，接受学校审计部门对工会预算编制和执行情况的审查，接受高校工会经费审查委员会的审计检查，提高工会经费使用的透明度，针对审计检查中发现的问题，加紧进行全面细致的整改，不走过场、不敷衍了事、不流于形式。应根据工作需要，适时引入外部审计，提升工会经费管理水平，防范化解风险，保证工会财务工作合法合规运行。