智慧城市背景下的档案信息化建设与档案管理研究

裴世强 史晓辉

摘要：在我市大力加强新型智慧城市建设的时代背景之下，档案管理部门要制定出符合时代发展需求的档案信息化建设制度，改善传统纸质档案管理存在的不足，将纸质档案转化为方便调取的电子档案，以实现对档案信息的科学管理。档案信息化管理体系的建立健全，可以使各种信息资源以电子数据的方式呈现出来，并借助网络平台，使人们能够随时随地的查阅到自己所需要的数据。

关键词：档案管理;信息化建设;建设研究

前言

唐山市是河北省唯一的新型智慧城市建设五星级试点城市，在智慧城市加速建设的大背景下，以及 “云服务”、“云存储”技术的快速蓬勃发展，传统档案管理模式必须要逐步向数字化的方向靠拢。现代档案管理模式主要是以数字信息化保存为中心，这种方式可以使档案信息保存的时间延长，还能使各类档案资料实现同步共享，科学有效的数字化档案管理更能够符合智慧城市时代背景下的步伐，在实现信息资源共享的同时，为越来越多的人提供便捷。

一、档案信息化建设的特点分析

1.1档案信息化建设具有多重价值

档案是一项极其重要的资源，因此，对档案加强信息化建设具有十分重要的意义，档案信息化建设具有多重价值。对其使用信息化的方式方法不仅能够扩展各类档案的资源信息，并且还具有非常宝贵的政治价值和经济价值，其文化价值与社会价值也会随着档案信息资源的不断优化与整合而升值。

1.2档案信息化建设具有改革性

檔案的信息化建设其主要工作是对以往档案工作的各个流程与环节及其管理机制进行适当的调整与改革。通过对档案工作的改革，弥补了传统档案管理中存在的一些不足，采用新的理论与方法，对目前的档案管理工作加以指导，完善档案的收集、管理过程。档案信息化建设具有改革性的明显特征，改掉传统档案管理工作存在的一些缺陷，采用新的方式方法，丰富档案管理过程，使档案的管理可以高质量进行。

1.3档案信息化建设具有时效性

档案的信息化建设需要一套系统的组织方案，还要依靠先进的科学技术去支撑。要随着时代的发展不断创新，采用先进的管理思维与科学性的方法，对各类软件或硬件设施设备及时更换，加快档案信息化管理的效率。若不能够及时完成有关的档案信息化，在一定条件下就会使我国的档案事业错过相应的发展契机。

二、目前档案信息化建设存在的不足

2.1档案信息目前较为分散

就目前来说，档案信息具有分散性的缺陷。这种问题不仅造成了档案信息的重复推送，加重了工作人员的工作量，还使得档案信息过于分散，加大了档案信息集中化管理的难度。因此，有关部门必须要对档案信息较为分散的情况进行重点关注，将各类信息资源进行合理配置，使档案信息实现集中化、科学化管理，以优化档案信息化建设的过程。

2.2档案信息管理没有实现与时俱进

档案管理一般都是每十年完成一次档案移交工作，但是这样的管理体制就现代数字化的快速发展来说是明显落后的。档案移交和档案整合的速度必须加快，只有这样才能够满足公众的需求。与此同时，档案信息化管理对于社会发展速度的适应能力必须也要逐步提升，使其能够更好地为公众服务。

2.3档案信息管理中存在数据组织结构的问题

就目前来说，电子档案的移交工作不够完善。不同部门之间移交的电子档案，其组织结构大有不同。组织结构的不同不仅减慢了工作的效率，还会由于数据的多元化以及数据自身特有的属性使档案资料管理的难度大大增加，再加上有些数据内部结构本身就较为复杂，这也就会打乱档案管理的有序性，不便于档案信息化建设的快速推进。

三、提升档案信息化建设与档案管理水平的有效途径

我国档案信息化建设最早可追溯到二十世纪八十年代，我国非常重视档案资料的信息化转变，国家档案局制定并出台了档案信息化政策文件《全国档案信息化建设实施纲要》。在加强档案信息化的同时，我国山东省青岛市、浙江省湖州市等地已提出建设“智慧档案馆”目标，并取得了阶段性成果，档案信息化建设和管理的外延和内涵有了很大拓展。

3.1重视基础设施的建设

档案管理部门需要明确各类档案的操作程序，必须要完善必要的基础设施建设。例如，信息系统和软件建设必须要能够和日常的工作相配合。对于各类硬件设施也要加大投资力度，使整个信息化系统能够更好地运用到日常的实际工作当中。档案信息化建设对于基础设施有一定的要求，要倾注更多的人力，配备专业的人员对各个流程和环节加以指导，从而确保信息化建设的各个流程与环节可以开展得更加顺利。

3.2对档案信息化工作体系进行相应的完善

首先，要对电子档案的各种具体内容进行全面考虑，设计安排出最为合理的电子档案管理制度。与此同时，根据国家和行业的相关标准，不断规范档案管理信息化建设的各类行为。加强对电子文件和电子数据进行远程的监控与管理，以完善相关的信息化工作机制。建立健全绩效考核制度，确保档案信息化管理制度的各项内容能够被很好地落实。

3.3建立健全档案信息化的远程系统

首先，针对档案信息的特点建立一个远程查阅系统。总的来说，就是将各种类型的档案信息按照行业标准设置许多个不同的级别，并将其进行公开，有的信息可以设置访问查询权限，相关部门可以充分借助互联网平台，采取一定的信息发布格式，将相应的信息投放于各类网络平台上，使档案信息化建设与档案管理能够稳步推进。

结束语

简而言之，随着信息化时代的步伐不断向前迈进，档案管理部门也应该与时俱进，不断优化档案信息化建设的水平，并对档案管理投入更大的人力和物力。要对目前档案信息化建设存在的一些不足，提出可行性较高的有效途径，以提升我国目前的档案信息化建设水平，使档案管理更加有序、高效进行。档案管理人员也要积极学习先进的管理理念，不断优化我国的档案信息化建设，并以此推动我国经济社会的稳步发展。

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