口述史视角下高校名人档案资源建设的态势分析及优化策略

祝金梦

一、高校名人档案资源建设现状

名人档案以名人个人为立档单位，是社会知名人士在其一生中活动形成的档案整体。就高校而言，名人档案是指高校自建校以来，在（曾在）学校学习、工作的知名专家、学者、教授及党政领导，在从事各种活动中直接形成的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录[1]51。高校名人档案具有极大的宣传教育与研究价值，在传承校史、赓续学脉、弘扬高校文化、树立优良校风、提升高校社会美誉度方面发挥着不可替代的作用。同时，高校名人档案资源堪称高校专藏的特色“名片”，是对传统档案工作的重要补充，在优化馆藏结构与丰富馆藏内容方面发挥着重要作用。

对于高校名人档案的研究，最早始于1984年南京大学在国家教委和国家档案局的肯定与支持下，以校档案馆为主体公开征集组建“名人全宗档案”[2]18。如今，国内高校名人建档相关工作有序展开，但传统档案收集方式已不能满足深层次的档案利用需求。另外，名人个体所承载的鲜活记忆正在逐渐消失，这些“活档案”亟待抢救和保护。因此，高校界纷纷开展名人口述档案采集工作，采用口述史与特定人物相结合的方法，为高校老领导、院士等相关著名人物建立口述档案，及时拯救脆弱的校史记忆，一定程度上填补了高校的历史空白，也让名人档案变得更加生动直观。本研究以C9（九校联盟）高校为例，通过访问各高校档案馆及校史馆网站，选定“名人档案”“校史”“口述”等关键词展开检索，辅以微信公众号推文检索途径，根据高校校史与档案宣传平台特点不断调整检索策略，最后筛选出相关检索结果，得到各高校名人口述档案工作开展情况，见下表。

表1 C9高校名人口述档案工作开展情况

通过网站及文献调研，不难发现高校内部开展名人口述档案资源建设工作的机构不仅包括档案部门，各学院、研究中心同样关注并积极参与名人口述建档工作。随着名人口述历史项目选题的日益丰富与开展机构的日益多元，高校迎来了口述校史采集、名人档案编研工作的热潮，口述档案资料体量日益庞大，这都给高校档案工作带来了生机与活力，然而由于一些认识和实践层面的瓶颈，高校名人口述档案工作也面临着多重挑战。

二、基于口述史方法的高校名人档案资源建设态势分析

高校名人口述档案是以校内科研专家、教育工作者、行政管理人才等相关人士为立档对象，进行口述历史访谈形成口述资料，并在与传统档案文献史料进行校正稽核后，以录音录像、书籍等形式归档保存的文字与声像资料[2]。随着校史研究的蓬勃兴起，高校名人口述档案作为“校史记忆”的又一活水源泉，正逐渐发展为一项新的校史文化建设工程，它以独特的内容和形式生动地展现了高校发展的历史脉络，又弥补了传统档案资源的不足，是有效保存高校记忆的重要举措。通过对高校名人口述建档工作的SWOT分析，有利于进一步厘清工作中的优势与瓶颈，从而更好地为利用高校名人档案构建校史记忆提供创新性思路。

1.优势（Strengths）分析。

（1）口述档案是构建校史记忆与开展科研教学的重要支撑资料。高校档案馆馆藏档案多数为与教学科研活动相关的管理性文件、历史档案等文献资料，这些高龄档案因历史上管理条件的限制、自然灾害、战争等因素经常出现档案载体损坏、缺失甚至断档的情况[3]34。对高校名人进行采访整理形成的口述档案恰好可以弥补或充实学校办学过程中一些重大史实、重要历史脉络档案记载的不足，其形式多样的成果（笔录、文章、著作、声像照片等）能够提供直观生动的参考信息[4]22，多维再现历史，同时也能使高校馆藏从内容、形式到数量更加丰富。此外，高校名人口述档案不仅有助于回望学校的发展历史，还可为加深对学科建设发展的历史、教学改革与科研创新等方面的认知，提供更加生动鲜活的支撑材料，学术价值之高为传统档案资源所不及，是高校名人研究的重要来源。

（2）档案资源建设方法具有规范性。档案学理论与实践思路可以使口述历史工作更加规范化，通过改进工作方法可有效避免口述项目流程中的系列问题，从而大大提升工作质量与效率。有学者认为，在所有与口述历史相关联的学科中，档案学是唯一高度关注口述历史实践整个流程的学科[5]26。从口述档案规划、采集开始，档案资源建设方法提供了档案检索方式和途径——以高校、综合档案馆全宗作为基准；到后期的档案整理及著录，需要用到档案著录及分类等相关理论和知识；再到后续的档案编纂工作，需要以档案编纂学的相关理论知识作为指导。另外，在开展口述访谈工作的过程中，经常会有一些受访者由于顾虑访谈资料公开传播导致的不确定性，而拒绝录音录像的访谈形式，或是刻意回避某些事件内容，但是只要受访者了解到这些音视频资料会经过归档流程收藏进馆，因而具有一定的保密性后，一般都会接受访谈者的要求。

2.劣势（Weaknesses）分析。

（1）口述档案收集管理工作缺乏制度与规范约束。2018年国家档案局颁布了关于口述档案采集的行业标准《口述史料采集与管理规范》（DA/T 59-2017）[6]33，这是当前针对名人口述档案工作仅有的一项国家标准。该标准对口述档案的采集流程与保存管理等都进行了整体性规范，具有一定的现实指导作用。然而实际工作中口述档案采集成效并不理想，这一问题根源于制度衔接方面，国家出台的行业标准只是大体上的要求，而高校层面制定细则时却十分笼统，高校内部各自为政，缺乏具体的规章制度与明确分工，不经充分联系和沟通便开始口述档案采集工作，使得高校名人口述档案在收集及整理的过程中“无规可循”或“有规不循”，导致人力物力资源的浪费或采集内容缺失不全。

（2）口述档案工作经费支持与队伍建设尚未满足需求。高校档案馆属于高校直属机构，其运营和发展的经费比较有限，而名人口述档案项目的设立需要进行大量调研和访谈工作，充足的经费保障是基本条件之一。此外，在名人口述档案收集过程中，采集对象包括不同专业的学术名人，采集到的档案资料也往往涵盖了多种专业知识，需要工作人员具备一定的专业素养。而目前我国高校档案人员知识储备比较有限，这样一来采集队伍如不进行专业培训，在开展访谈和资料整理的过程中，必然会遭遇不知所云、无从下手的尴尬，最终难以保证采集内容的客观性与准确性。

3.机遇（Opportunities）分析。

（1）高校口述历史建档工作积极展开。2016年，国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中鼓励开展口述历史档案征集，把档案资源多样化作为档案资源体系建设的目标。随着口述档案价值的日益凸显，一大批高校口述历史实践团队先后成立，其中包括中国传媒大学崔永元口述历史研究中心、温州大学口述历史研究所、扬州大学口述史研究所、华南师范大学口述史协会等组织。口述历史实践主体日益多元化，官方组织（如档案馆）与自发形成的非官方组织（如学生项目团队）积极配合协调，形成了大量的口述档案，培育出一支从事口述历史研究与实践的有生力量。

（2）时代背景下高校档案馆加速转型。长久以来，档案馆担负着被动收集、保管档案的职责，人们对档案工作者也存在着“中立的收集保管者”的刻板印象。然而在后保管时代，有学者认为档案保管模式、档案工作者的角色也在发生转变，档案工作者身份不应局限于继承遗产的被动的保管者，他们也可以成为集体记忆的积极铸造者[7]12。口述历史实践工作正是档案机构自主采集选择档案的过程，促使档案馆由被动、消极地保管档案转变为积极地塑造档案，档案工作者积极参与到“档案创制”中去。高校档案馆作为名人档案管理的首要阵地，担负着传承名人记忆、助力校史研究的重要使命，除了开展传统的保管利用工作外，应主动参与到名人口述档案资源建设工作中。

4.威胁（Threats）分析。

（1）口述访谈的紧迫性与口述档案的真实性问题突出。口述档案工作是一项抢救性工程，时间紧迫、刻不容缓，高校名人口述建档实践同样面临着风险和压力——多数建校早期的突出贡献者与重大历史事件的见证者都已经步入晚年，因此必须尽快采取措施来保存那些鲜为人知的历史记忆。另外，口述档案的真实性一直以来都是很难回避的问题，受访者都从个人视角叙述历史，口述内容难免带有主观色彩，无法做到完全客观中立，容易造成史实遗漏或者出现偏差。

（2）口述档案开发利用存在短板。当口述档案基本建立之后，又往往面临着名人口述档案二次开发和利用的问题。目前国内以高校名人为主要对象开展的口述项目蔚为大观，但多数项目都存在着开发形式单一、利用渠道不畅的问题，仍沿袭传统的编研开发形式，编研成果区分度比较差，特色性模糊，多是厚重的实体书籍或者仅在网站上罗列一些图片。这样一来，无论前期工作做得多么完善，如果对名人口述档案的宣传力度不够，或者开发形式粗放，都会阻碍到公众利用这一终极目标的实现。

三、高校名人口述档案资源建设优化策略

1.前端控制，重视口述访谈的规划设计。名人口述档案资源建设工作必须贯彻全程管理思想，把口述档案的规划筹备、采集整理、保管利用看做一个完整的生命周期，在前期规划中充分考虑后端可能出现的各种问题，使之具有较高的实践价值和可操作性，以前端有效控制提升整体工作质量。具体来说，前期规划主要包括选题、确定访谈对象、拟定访谈提纲等几项工作。选题时要展开需求分析，不仅要考虑到丰富馆藏与保存校史记忆的需求，还要考虑到公众利用的需求，根据最终建设实施目标和档案馆人力物力的情况，设计体量适宜的题目。受访对象应具备待抢救、可抢救、值得抢救的特点，考虑与研究者研究主题、与历史事件关联度比较高的人，综合受访者的基本资料如性别、年龄、职业、家庭、身体情况、个人经历等因素进行选择[8]51，可按照院士、知名教授、有突出贡献的中青年专家、学科带头人、教学名师、学校历届党政领导、杰出校友等层次作为建档对象[9]81。

此外还需规划好文本材料与物质资料分配工作。文本材料准备工作主要有两方面的内容：其一，确定好访谈对象后，要为每位受访者建立个人档案，访谈者必须提前熟悉受访者的各项背景信息。有必要的情况下可以开展“预访谈”，为正式访谈做好铺垫。其二，准备项目简介、访谈提纲、口述档案收集资料登记表、档案保密协议或访谈资料法律授权书、档案捐赠和委托寄存协议、感谢信等。合理分配选择物质资料，如音视频录制工具、交通工具、有偿访谈费用等。访谈时间的选定应当坚持弹性原则，选取受访者空闲时间，并将其身体与精神情况等因素考虑在内。首次访谈与回访地点可灵活安排，尽量让受访者感到舒适，另外保证环境安静明亮，以确保录音录像质量不受影响。访谈方式应根据项目实际情况及研究需要，选取一对一访谈或集体访谈的方式。访谈问题的设计应全面而有条理，循序渐进、具体简明，不偏离访谈中心。

2.内外联动，规范口述档案的采集流程。目前高校口述档案实践工作蓬勃发展，然而采集标准、采集方法和采集队伍的规范化程度较低，给各阶段的工作带来了不利影响。若要有效解决这些问题，首先高校层面上要切实提高名人口述档案保护意识，将名人口述档案建设上升到学校行为，将其纳入高校发展规划中，并争取筹建高校名人口述档案专项基金[10]19。其次，加强制度层建设。据调查，目前已有23个省市颁布了专门的名人档案管理办法，多个高校也根据各校名人建档工作的实际制定了相关的管理办法，例如《武汉大学著名人物档案管理办法》《北京大学“人物档案”征集、归档暂行办法》《东南大学名人档案管理规定》等[11]15。高校档案部门应该在综合借鉴的基础之上，针对本校名人口述档案资源采集与组织过程中的实际问题，制定出更具针对性与实用性的标准细则与技术规范。制度建立后，应尽快组织一支具有专业水平的口述档案采集队伍，由于名人口述档案建设工作具有跨学科性质，横跨历史学、档案学、新闻传播学、社会学等诸多学科的研究领域，因此采集人员应有充分的知识储备。若本部门相应人才力量较为薄弱，可以外聘专家进行访谈技巧、访谈心理等方面的培训。加强与史学界、新闻界、图书文博部门、各地口述历史协会的交流，或者以服务外包的方式借助馆外研究力量，为档案馆提供相应的智力支持，建立起以高校档案馆为主导，全校参与、跨界联动的工作运行机制。

3.综合鉴定，优化口述档案的评估开发环节。口述档案进馆前，要对口述档案工作成果进行整体评估，主要是进行质量鉴定工作，将不符合要求的口述档案“拒之门外”。根据口述史料采集归档与开发利用的流程，评估主体分别是受访者、档案工作者和档案利用者。以受访者为核心的评估，要求口述访谈内容客观完整、条理清晰，与历史事实相符，必要时可进行回访求证；以档案工作者为核心的评估，要求口述档案材料齐全完整、内容准确、格式规范，整理分类遵循档案形成规律；以档案利用者为核心的评估，要求能够满足自身档案利用需求，内容真实可信，具有凭证价值。评估不合格则需要重新加工处理，但口述档案的采集一般具有不可逆性，因此更为重要的是将问题反馈至控制前端，针对问题加以改进，优化流程，切实加强结果管控[12]90。

名人档案具有双重价值，对高校而言，它是珍贵的历史遗产，对整个社会而言，它更是重要的信息资源。因此名人口述建档工作应秉持建立形成与开发利用工作并举的原则，口述档案进馆后并不意味着其档案生命周期的终结，而是全面增值的开始。要想唤醒激活海量的高校名人口述档案价值，使其成为一种高品质的信息资源，需要通过对档案信息的二次加工来进行深层次的开发，充分挖掘释放其潜在的信息价值[13]6。一方面，可通过传统编研手段，如河北大学围绕顾随先生开展了一系列高校名人研究工作，借助原始档案和口述史料先后出版了多部书籍，引起了学术界乃至社会的广泛关注。另一方面，可充分发挥口述档案生动直观的特性，积极推动现代技术在档案开发中的运用，如借助文本分析挖掘技术将档案中的知识抽取出来，降低信息颗粒度，并进行时空关联和知识重组，多维呈现档案价值。

4.融媒宣传，创新口述档案的提供利用形式。当前信息传播方式发生深刻变化，媒体融合趋势不断发展，呈现出传统媒体与新兴媒体跨界交融的局面。在此传播环境下，高校名人口述档案宣传工作也应注意新旧传播媒介的择选。传统档案宣传方式往往需要依赖于档案利用服务（档案阅览外借、复制）、档案编研出版和实地展览等，是档案馆的基础性工作，但这种档案利用形式较为被动。相对传统传播方式而言，网络传播具有非常明显的优势，首先网络传播渠道拓宽了信息受众范围，借助网上展览的形式可大大促进档案信息获取利用，如浙江大学档案馆网站的“竺可桢纪念展”与四川大学校史馆网站中的“院士专题展”，这两个展览已发展成为名人文化传播的拳头产品。其次，网络传播渠道具有很强的交互性，尤其在新媒体环境下，传播主体和传播受体的互动和交流大大增加。据调查统计，教育部直属高校中，档案馆开设微信公众号的高校有27所。高校档案馆应充分借助微平台进行档案文化宣传，集合视频、音频、文字等多种形式，使口述档案更为生动与直观，从而有效提升传播效果[14]63。总之，开展名人口述档案宣传工作需充分利用多种传播方式组合的优势，为不同类型的档案用户提供一站式获取信息的体验，并能以简易快捷的操作获取相应的档案信息服务，满足多元化的档案利用需求[15]16。

四、结语

口述史方法以回忆访谈形式获得史料，突破了传统历史书写方式，具有很强的合作性与生动性。当前口述史方法在实践发展中渐趋成熟，这为高校档案部门依托资源优势开展口述建档工作提供了充分的理论支撑和案例研究。档案机构内外部环境的深刻变化也为口述建档工作的开展提供了良好的契机，为档案部门改善公众形象、提升社会美誉度提供了更多的可能性。将这种自主开展、全程参与档案资源建设的工作模式纳入档案部门的常规职责，使其成为档案工作者的一种自觉行为是档案界应不断努力的方向。高校档案部门可与史学界、新闻界等其他领域进行交流合作，借鉴其访谈技术等方面的经验，加快制定细则，解决口述档案采集规范化问题，持续优化名人档案的开发利用环节，不断加强口述建档理论和实践探索，为构建高校记忆乃至社会记忆作出应有贡献。