我国养老保险档案管理的现状分析与探索研究

刘静

（无棣县社会保险事业中心，山东 无棣 251900）

对于现有的社会保障体系进行优化调整，使其更加完善，能够改善人们的生活水平，推动经济的进一步发展，确保社会处在稳定状态下。因此，必须要对其予以充分关注。增强档案管理能力，可以使养老保险机制正常高效的工作，从某种角度来说，能够使社会保障体系处在稳定状态下，为此，必须要对于养老保险档案管理予以充分关注，解决其中出现不足。

一、养老保险档案管理的特点

第一，档案管理对象以及服务对象的社会性较为明显。一般情况下，我国养老保险参与者包括个人企业、事业单位以及工作人员、自由工作者等，所提供的服务社会性也较为突出。第二，由于档案的来源并不一致，档案的类型也较为多样，复杂程度比较高。第三，养老保险档案管理并不是一成不变的，会出现流动。这主要是因为参与养老保险的工作人员岗位并不固定，很可能会更换工作的场所，这在一定程度上提升了养老保险档案管理困难程度。

二、养老保险档案管理的作用

第一，能够满足养老保险管理工作的需求。养老保险档案可以较为系统真实的记载不同企业以及个人所缴纳的保险资金以及年限等，能够在一定程度上展现出参保人员承担责任享受权利的现状。养老保险档案是否处在完善状态下，是否是精准无误的，能够在一定程度上决定养老行业的后续发展情况[1]。第二，能够为社保经办机构提供支持，使相关工作更加高效优质的开展，完善健全的养老保险档案以及及时查询渠道，能够帮助参保人员在较短时间内搜集到需要的信息，并和社保经办机构进行沟通、交流，为养老保养的发展提供有利条件。第三，能够为社保档案的整合汇总提供可能性。养老保险在我国发展时间比较久，影响力比较大，参与人数众多、数据类型较为完善，能够为社会保险制度的推广打下良好的基础。为此，必须要认识到养老保险档案管理的重要性，加大力度开展这一工作，为其他保险的发展提供参考[2]。

三、养老保险档案管理的现状

在进行养老保险档案管理工作时，由于一些因素的影响，效果并不是非常理想，需要相关人员加大力度进行分析，明确出现问题的原因。较为常见的问题可以总结为以下几点：

（一）所运用的制度存在问题

根据现实情况来看，我国在进行养老保险档案管理时所运用的制度存在着一些问题，并不完善。虽然我国较为注重档案管理的开展，并出台了相关法律法规，但是和养老保险档案管理的需求进行对比，仍然有着较多的需要改进之处，规范程度比较低，特别是在开展检查、验收工作时，适应性比较低，并不合理，这都是养老保险档案管理过程中急需解决的内容，如果不制定适宜的措施解决，很可能会对于养老保险行业造成不同程度的不利影响[3]。

（二）并没有意识到这一工作的重要性

实质上，我国养老保险档案管理部门并没有认识到档案管理的重要性，并没有意识到这一工作的价值，这就导致在开展养老保险档案管理工作时较为随意，缺乏服务意识，工作的主动性比较低，无法及时发现养老保险档案在应用过程中出现的问题，操作较为随意，这并不利于养老保险档案管理工作的进一步开展。

（三）工作人员的专业素养不一

目前我国负责养老保险档案管理的工作人员并没有系统全面的学习过档案管理相关知识，相关机构也并未组织其参与到学习之中，对于档案管理工作的认识较为片面，所应用的档案管理方式较为随意，甚至认为档案管理工作是可有可无的，这就导致档案没有及时的存储，无法最大化的利用档案资源。

（四）所运用的设施设备较为落后

从当前的情况分析发现，当前开展养老保险档案管理工作时并没有投入充足的资金，所运用的设施设备较为落后，并且数量比较少。比如说，一般情况下养老保险档案都被存储在铁柜之中，不但容易被窃取、丢失，还会占用大量的空间，甚至是由于环境的影响出现潮湿等情况，导致养老保险档案的完整性受到损害[4]。在对于软件进行应用的过程中，虽然部分工作人员意识到了信息技术的重要性，借助于互联网开展了养老保险档案存储，但是所运用的软件较为落后，没有及时的进行更新换代，这严重阻碍了档案管理工作的开展，无法展现出档案管理信息化建设最大化作用。

四、提升养老保险档案管理水平措施

养老保险档案管理工作有着非常关键的作用，能够在一定程度上为养老保险工作的开展提供支持，因此相关人员必须要将其落到实处，展现出其最大化作用。但是，从实际分析发现，在开展养老保险档案管理工作时还存在着较多的不足之处，导致养老保险档案管理工作达不到预期效果，在这一背景下，相关人员必须要积极的制定适宜措施，提升养老保险档案管理水平。可以从以下几点出发开展工作：

（一）完善相关制度

社保经办机构应该和企业开展合作，分别构建养老保险档案管理制度，确保档案管理工作人员需要进行工作的内容以及负责区域，确保档案的构建、维修养护、交接等工作都能够在制度的引导下有序开展。在对于纸质档案进行存储时应该按照顺序进行排列，放置在规定位置，对于一些关键内容进行备份。在对于电子档案进行存储时，应该确保其处在安全状态下，可以在多个电脑中进行存储，并统一格式，为之后维护工作的开展提供支持[5]。在这个过程中，必须要注重交接工作的开展，如果出现脱节，很可能会阻碍后续工作的进行。比如说，如果需要进行交接却没有及时开展，则会出现养老保险档案丢失或者是放置较为随意，难以及时找到需要档案的情况。为此，必须要在第一时间进行档案交接，并构建完善的奖惩制度，确保管理人员能够端正自身的工作态度，积极的参与到工作之中，这从某种角度来说，能够提升工作效果。

（二）认识到档案管理的重要性

养老保险档案管理有着不容忽视的作用，因此必须要将其落到实处，发挥最大化的作用。第一，相关部门应该对于养老保险档案管理的重要性形成充分认识，并投入充足的资金和人力资源等，确保养老保险档案管理工作能够顺利的进行。第二，要加大力度对于档案管理人员进行培训，确保其能够树立起档案管理观念，主动的参与到档案管理工作之中，为人们提供更加优质的养老保险档案管理服务。

（三）组织人员参与到档案管理学习之中

养老保险档案管理工作的科学性比较强，对于细节要求比较高。想要使档案管理工作高效有序的开展，就必须要有专业程度较高的综合性档案管理团队作为支持。第一，要组织社保经办系统人员参与到学习之中，确保其有足够的能力开展档案管理工作，能够借助于所学的知识切实解决存在的问题[6]。第二，应该做好档案管理人员的招聘工作，选择一些对于工作认真负责、综合能力较强的工作人员参与到养老保险档案管理工作之中，并定期的对其进行考核，确保其各方面的能力能够得到不同程度的提升，符合新时期养老保险档案管理的开展，只有如此，才能够使养老保险档案管理工作充分发挥作用，为参保人员提供更加优质的服务。

（四）推动养老保险档案管理信息化、网络化发展

要科学合理的对于现代化技术进行应用，构建完善的档案管理系统，推动养老保险档案管理的信息化、网络化开展，这是推动我国社会保障体系进一步完善的必经之路，也是当前养老保险档案管理的主要发展趋势。推动档案管理的信息化、网络化发展，不但能够使档案存储更加方便、提高档案存储数量，还能够降低进行检索需要花费的时间，达成信息共享这一目标。可以从以下几点进行工作：第一，要尽力健全数据库，做好信息的搜集、存储、分类等工作，并对于档案数据库信息进行改善，使其更加真实，为档案管理工作人员搜集相关数据提供支持。这对于各个部门的要求比较高，需要其在进行工作的过程中，确保档案的有效性，并如实记载档案的类别、存储地点、时间等，并确保其是完整的，没有任何遗漏。第二，要科学的对于网络化技术进行应用。这需要相关人员及时的对于网络设施进行完善，更新换代，为养老保险档案管理工作的开展提供支持。除此之外，还应该做好网络安全管理工作，积极的进行杀毒、安装防火墙。

（五）做好数据化管理工作

将养老保险档案管理进行数据化管理，能够较为有效的完善养老保险档案管理工作，使其包含更加全面的内容。首先，要在数据化观念的引导下对于养老保险档案进行管理，将所搜集到的养老保险档案进行分类、汇总，保障其是完善的，精准的，具有一定的价值，能够为养老保险工作的开展提供支持[7]。其次，要借助于数据化实时动态的监督管理养老保险档案情况，防止随意进行养老保险档案管理工作的开展，降低出现问题的概率。除此之外，还应该做好日常的养老保险档案管理工作，定期的进行检查，分析其是否存在遗漏，并对其进行完善，这能够在一定程度上推动养老保险行业的发展。

五、总结

根据上文来进行分析，可以发现养老保险档案管理工作的开展能够在一定程度上决定所有参保人员的利益是否可以得到应有保障，会对于养老保险行业的发展产生影响。因此，相关人员必须要关注养老保险档案管理工作的进行，选择使用恰当措施提升养老保险档案管理水平，只有如此，才能够为养老保险行业的可持续发展提供较为有利条件作为支持。