文书档案管理信息化建设利用率和安全保护策略探究

苏燕璇

（潮州市公共资源交易中心，广东 潮州 521000）

前言

现代社会中，很多单位在管理和发展过程中产生了很多的档案资料，档案资料数量逐渐增多，因此造成了对于档案资料的管理工作内容也在增加，管理难度在加大，工作压力也在增加。因此，为了提升工作效率和质量，降低工作难度和压力，那么需要积极提高档案管理工作的效率和质量。文书档案是单位档案的重要组成部分，主要记录了单位的建立、单位的发展方面的资料，因此是单位发展重要的历史资料和参考依据。针对单位文书档案管理工作需要确保文书档案资料的安全性和保密性，这是单位正常有序发展的前提条件也是必要基础，为单位的可持续发展提供了有力的保障条件。

一、关于纸质文书档案和电子档案

一般文书档案管理以纸质档案为储存资料载体进行管理工作，主要用于保存公文、单位资料、会议资料等。纸质档案有利于阅读和储存，文字内容和图像内容等比较直观可见，而且纸质档案内容不能更改，也无法改变与其他资料存在的关联性。纸质档案主要有以下方面的特点：

①安全性。在保存纸质档案资料过程中，同时也储存了纸质档案中文字资料和图片资料，因此较为安全；

②稳定性。纸质档案主要是纸质材料作为载体，由于纸质材料比较稳定，而且字迹也不会出现变化，因此使用寿命比较长。

但是纸质档案容易受到办公场所空间、环境等方面的影响，这样就造成存储是占用空间较大，查询难度大，在搬迁过程中可能会造成档案资料的遗失、缺失或者损害等，并且容易受到温度、湿度等方面因素的影响，因此纸质档案存在一定的缺点和弊端。

电子档案是信息技术快速发展的必然产物，对于社会经济的发展产生了重要的作用，同时电子载体被积极地应用到了行业的管理发展工作中去。而电子档案的特征表现在以下方面：

①存储能力强。电子载体虽然体积小，但是可以存储的数据资料是很大的，比如电脑硬盘、移动硬盘等。将传统的纸质档案资料转换为电子档案资料，改变了传统的档案管理模式，并且缩减了人力物力财力等成本开支；

②电子档案存储方式多种多样。当下时代档案资料的存储可以以文字、图片、声音、视频等方式进行保存，并且可以存储在同一载体内，这突破了传统的纸质载体存储的限制，进而扩展了存储方式。

二、提升文书档案信息化的利用率

（一）文书档案信息化管理的优势

1.降低工作强度和压力

传统的文书档案管理工作由于归档难度大、管理效率低、管理效果差等问题，使得文书档案管理工作并不能产生良好的作用和优势。文书档案信息化不但可以降低归档工作难度，提高管理效率，增强管理效果，而且使得管理工作更加便利，并且也扩展了信息技术的应用渠道，这样就可以避免出现归档、检索等工作方面的问题，减轻了管理工作强度和压力，提高了管理工作的效率和质量，进而更好地实施归档和检索工作。

2.有助于查缺补漏

传统的档案管理工作中如果出现了档案资料不全或者档案遗失等问题，那么需要根据具体情况查缺补漏，而这需要将文书档案进行拆卷，这样档案文件就会出现秩序错乱的问题，之后还需要重新归类并编排顺序，因此增加了工作内容，加大了工作难度，而针对文书档案实施细化管理工作模式以后，有助于对于残缺资料或者遗失档案查缺补漏工作的进行，并且可以提高工作效率和质量。

3.有助于节约储存空间

由于一些单位工作环境和工作空间的限制，造成了一些纸质文书档案资料储存时会占用很大的空间，如果储存空间难以满足储存需要，那么就会影响文书档案的查询。但是在文书档案管理实现信息化以后，有效地节约了储存空间，而且也提高了查询文书档案资料的便利性，提升了查询资料的效率和质量，节约了不必要的开支，减轻了劳动压力，减少了劳动工作量。

例如，传统的纸质档案在存储时会占用办公空间，这会影响正常的办公工作，在实现了文书档案信息化以后，就可以将文书档案资料存储在U 盘、移动硬盘、电脑硬盘等介质中，这样不但节约了办公空间，而且也提高了存储的质量。

4.有助于加强文书档案的安全性

查询纸质文书档案资料往往是全部提供，而查询者很多时候并不需要全部的资料只是需要其中一部分，这造成了查询者观看到了全部的档案资料，这显然没有达到文书档案管理工作的保密性要求。在文书档案管理工作应用信息化技术以后，加强了文书档案的安全性，这样就可以根据查询者的需求提供所需档案资料，达到了文书档案管理的保密性要求[1]。

5.有助于档案跨区域保存

在一些地区，如果出现了消防或者震灾等突发事故以后，那么为了更好地规避突发事故对于文书档案管理工作的影响，提高文书档案的安全性，那么一般情况下会根据需要进行跨区域保存备份工作，而文书档案管理加强了信息化建设以后，可以为查询工作、保管工作、跨区域保存工作提供有利条件，极大地满足了管理工作的需要。

（二）建立文书档案信息化机制

1.一体化机制

我国档案管理部门对于电子档案和纸质载体档案同样关注和重视，并且认可了这两种档案载体的作用和价值，而档案管理工作所产生的意义是相同的。对于一些不需要永久保存的电子档案资料或者不能转换成纸质档案或者胶片档案电子档案资料是可以统一应用电子形式进行存档的。所谓一体化机制，将档案信息化与办公自动化有机结合，进而可以将信息化的档案资料应用到自动化办公中。

2.统一归档机制

纸质文书档案资料和电子文书档案资料统一归档是文书档案管理信息化建设的重要体现，也是重要的工作内容。在具体工作落实过程中，需要确保纸质文书档案资料更加有效地转换为电子文书档案资料，这样就可以防范电子文书档案资料安全性受到影响，进行了统一归档以后提高了档案资料的安全性，而且也能够建立良好的关系，这样就可以共同发挥自身作用和优势，从而有助于档案管理工作的落实[2]。

3.规范性机制

文书档案管理信息化建设需要满足文书档案资料的真实、精确、准确的需求，在信息化建设过程中对于初始数据需要确保完整，对于档案资料的原始特征需要融入到电子档案管理系统中去，这样有利于管理，同时还要加强落实纸质文书档案拷贝文件的辨识，将既有的图像信息转化为文本信息，有利于查询、检索以及有效应用，这就需要根据档案信息化工作的具体情况以及国家相关部门的管理标准要求，制定电子文书档案资料管理具体制度，明确工作内容和工作职责，以此更好地落实电子文书档案资料的归档工作，确保电子档案的加工、保存、应用等工作的实施。

4.实用性机制

在文书档案管理实现信息化以后，需要依据具体的工作需要以及工作情况全面考虑档案信息化的进程以及应用范围，要认识到文书档案管理实现信息化所产生的重要作用和意义，积极提升文书档案管理信息化建设的利用率，以此全面考虑优化信息化建设工作。对于一些利用率不高、实用价值较低的文书档案可以暂且不需要实施电子化转换工作，这样可以提升工作的效率和质量。

三、关于文书档案信息化管理的安全保护

（一）积极建设文书档案信息化安全文化

档案安全文化是档案文化的重要组成部分，同时也是一种重要体现，主要包括安全思想、安全管理模式、安全管理制度以及安全体系规范等，这是在文书档案管理工作中所必须具备的工作文化，同时也是根据档案安全而形成的一种文化。档案安全文化是在具体工作中逐渐形成的，可以抵御工作风险，因此是一种重要的工作内容，同时也是档案文化发展的保障条件，因此需要积极建设文书档案信息化安全文化[3]。

（二）提升信息化管理人员的管理认识和能力

档案管理部门需要认识到文书档案信息化管理工作的重要性，明确文书档案信息化管理的未来前景，在这种认识下能够更好地明确自身的工作内容、工作职责以及工作任务，依据档案管理具体制度积极地开展管理工作。从思想认识上将文书档案安全认识融入到具体工作中，提升信息化管理人员的管理认识和能力，还需要掌握所需要的管理技术。

文书档案信息化安全文化的建立需要管理人员给予积极的关注和指导，因此需要共同协作才可以实现最终的工作目标，需要管理人员与其他工作人员充分掌握当下档案管理工作具体情况，要明确工作发展方向，明确自身职能作用和工作职责，将档案安全工作作为重要的工作内容，加强防震防灾演练，积极开展安全文化宣传活动，提高相关工作人员的安全认识，将档案安全管理工作作为日常工作开展和实施，以此确保文书档案的安全性。

（三）积极开展档案管理人员工作认识、工作能力的培训

文书档案信息化管理工作是企事业单位工作中重要的组成部分，能够产生积极的作用和价值，需要档案管理相关人员不但要有较高的工作认识，而且还需要管理人员具备良好的管理能力，掌握有效的管理方式方法，有较强的服务工作观念。档案管理人员需要积极搜索档案资料，及时入档，定期整理并盘点，科学合理地实施筛查工作，确保档案管理工作正常有序地进行。另外，还要积极开展档案管理人员工作认识、工作能力的培训，使得管理人员能够学习优秀的管理经验和管理方法技巧，共享工作经验和工作感受，有利于文书档案信息化管理工作高质高效地实施和发展[4]。

（四）强化文书档案信息化管理的安全认识

1.组建内网

根据文书档案管理信息化建设工作的需要，那么可以组建内网，确保内网得到科学合理地管控，并且提高内网的应用效率和质量。此外，还要加强与外网之间的协同工作和数据共享，因此需要健全并完善数据传输路径。在个人应用的计算机中存在的一些重要文书档案信息需要科学有效地管理，以确保文书档案信息的安全性，并且还要在单位的内网中加强落实监管控制措施，进而可以加大安全保护力度。

2.备份资料

所谓备份资料，就是在文书档案信息化管理工作中出现了一些事故以后可以使用一些方式恢复文书档案资料，以此可以确保档案资料的完整性，并且可以保障管理系统正常有序地运行。

四、结语

在当下安全观念的影响下，文书档案信息化管理工作的重要作用和意义逐渐显现。安全观念在不断地渗透到了不同的领域中，对于文书档案管理工作产生了重要的影响，这种安全观念被积极地融入到了文书档案管理工作中去。所以对于这方面的问题需要制定科学完善可行的文书档案信息化管理体系，而文书档案管理信息化的实现满足了社会发展以及国家安全管理部门档案管理信息化建设工作的需求，为文书档案的安全性提供了有力的保障条件和安全保护措施。对于文书档案信息化管理工作效率和质量的提高，需要加强管理工作的科学化、合理化、实用化以及规范化，并且需要提高现代文书档案管理的认识，以此才能提升文书档案信息化管理的安全认识。