财务信息共享模式下高职院校网上报销的问题及对策

杨洋（云南农业职业技术学院）

近年来，随着职业教育的不断发展，国家对高职院校经费的投入日益增长，经费来源的多元化，加之多校区办学给高职院校经费报销带来了更大的挑战。报销难、支付慢、财务人员服务差等问题已经成为制约高职院校发展的一大障碍。随着互联网技术的不断发展，特别是互联网技术与财务信息技术的进一步融合，“网上报销”应运而生。相较本地区本科院校，高职院校网上报销呈现出起步慢、资金来源单一、流程设计不尽合理等特点和问题。本文以N 职业院校为例，针对目前高职院校网上报销的现状以及存在的问题，提出在信息共享模式下网上报销流程的优化对策，以进一步助推高职院校财务信息化发展。

高职院校传统报销模式存在的问题

（一）线下审批签字难

目前各高职院校的签批流程往往根据经费金额大小实行分级审批。在传统报销模式下，分级审批涉及签字审核的人员较多，往往签批人忙于公务或教学，加之多校区办学，报销人完成一笔经费签字需耗时多日，严重影响经费报销。

（二）手工核算错误频出

传统报销模式中，报销人手工填写各类报销单据，往往对报销制度和报销流程不够充分了解，经常出现标准适用错误、格式错误、数字大小填写错误等情况。一笔经济业务报销人往往因为报销等待时间长、反复修改、多次签批等问题容易造成对财务工作的不满，影响财务工作的形象。

（三）获取数据难，预算控制效果不佳

目前高职院校普遍缺乏共享式的财务应用平台，不能基于大数据提供出如预决算、教育经费统计需要的实用型数据。数据统计完全依赖手工进行，此种原始统计方式往往由于记录人漏记、错记而导致数据的真实性和可视性极差。由于项目和经费之间无法通过预算指标进行控制，经费超预算使用财务部门也只能事后补救，无法达到预算控制的目的。

（四）财务数据共享难，造成信息孤岛

高职院校自主研发能力相对较弱，往往倾向于购买各部门需求的信息化系统，没有构建智能化的业财融合平台，各部门拥有的系统五花八门、重复建设、浪费极大。各系统之间缺乏统一的设计和互联互通，数据独立、信息无法共享，形成一个个信息孤岛。

（五）财务人员工作量大，核算效率低

高职院校的财务部门往往集预算管理、财务核算、物资采购于一体，岗位编制数量少，事杂，工作压力大，人员流动频繁。凭证稽核人员现场审核单据，因排队报销人员较多、长时间审核单据疲倦等因素易出现单据审核不严、数字核算错误等情况。会计制单人员逐笔手工编制记账凭证，核算效率低下。出纳人员逐笔录入并核对支付信息，错误率高、支付慢。

高职院校网上报销流程及特点

（一）高职院校网上报销流程

为进一步落实政府会计制度改革的要求，以信息化为抓手，切实解决教职工排长队、报销难、支付慢等问题，提升财务管理水平。N 职业院校于2020年5月正式启动网上报销，财务应用平台实现了网上填报、账务核算和资金支付的有效衔接。下面从三个方面介绍N 职业院校网上报销流程。

1.内控制度建设

建立符合高职院校独具特色的内控制度体系,对学校提升财务管理水平、防范财务风险具有深刻意义。N 职业院校为积极推动网上报销流程和审批权限设置等符合内控要求，进一步对各级规章制度进行梳理，并结合学院实际出台了《N 职业学院差旅费管理办法》《N 职业学院经费报销管理办法》《N 职业学院小额物资采购管理办法》《N 职业学院预算管理办法》等一系列财务规章制度。从经费报销流程上、经费使用上、经费审批权限上做了详细调整，N 职业院校的网上报销既解决了排长队、报账难等一系列问题，又从内控需要上符合政策要求，为进一步推动财务信息共享提供了政策和制度保障。

2.经费审批权限和流程设计

N 职业院校财务收入分为一般公共预算拨款收入和财政专户管理的收入，相较于本地区本科院校资金体量小、来源单一，经费签批权限设置相对简便。为进一步落实国家“放管服”政策要求，下放经费签批权限、简化报销流程，学院在编制校内预算时，将资金支出进一步细化为基本支出和项目支出，所有经费按照项目形式统一编制预算代码，按照部门职责进行划分后嵌入财务运用系统，校内经费预算实行经费负责人“一支笔”与分级审批结合，谁分管谁审签，谁审签谁负责的制度。

3.网上报销业务流程设计

N 职业院校网上报销流程设计是基于学院财务应用平台，实现网上报销、网上审批、账务处理、指标管理等多模块数据互通。N 职业院校所有经费使用均实现了网上报销，经办人取得与经济活动相关的真实、合法、有效的票据，登录学院财务应用平台，选择对应报销模块，填制报销单据，上传报销附件，提交网报单据后系统按照审批流程分别推送给不同审批人进行签批。审批人可以选择微信、客户端等多种方式实时审批。审批结束后，报销人打印报销单据并携带原始单据到财务报账大厅递交单据即可完成网上报销。

N 职业院校网上报销启动前按照签批流程收集了各签批人具有法律效力的电子签章，签批人只需核实报销事项点击确定即可完成签批。网上审批方式将强制性约束和规范内嵌在审批流程中，减少了人为操作因素的影响，将审批监督工作提前。改变了以往财务事后监督的滞后性，规范了财务报销行为，提升了财务管理水平。

（二）高职院校网上报销的特点

随着高职院校对财务信息化的进一步重视，基于智慧校园建设的财务应用平台得以启用，其中作为财务应用平台中的网上报销模块受到了很大一部分教职工的欢迎，高职院校的网上报销也由此呈现出了一些独有的特点。

1.流程规范化，报销效率进一步提高

高职院校的网上报销借助互联网技术，将差旅费、劳务费、日常公用经费等报销事项进行程序设定，形成固定模板，报销人只需将报销基本事项填入报销模板，系统会自动带出报销标准，报销人上传原始附件，核对报销事项，点击提交网报单据，系统将按照报销流程和审批权限设置，分别推送不同经费负责人审批。网上报销模式下，报销人只需在有网络的地方就可以提交网报单据，极大地提高了报销的效率，解决了排长队现场报销的问题。

2.审批便捷化，信息共享逐渐拓展

经费签批人可不受地域和时间限制，随时随地登录财务应用平台、微信或者手机APP进行审批，借助审批平台，审批人可以详细阅读报销事项和原始附件并提出修改意见，报销人可以随时查看审批状态并清晰了解每一笔报销的审批进度、支付进度和经费结余情况。高职院校的财务应用平台涵盖了预算管理、借款单查询、经费统计、工资收入申报查询等功能，各部门通过和财务应用平台互开接口的方式查询和提取财务数据。既加强了各部门之间信息的交流，又使得财务数据实现共享。

3.经费指标控制，预算管理逐步加强

经费预算下达后，财务部门按照项目分类完成财务应用平台经费指标录入，财务人员对预算支出额度进行实时控制，报销人选择经费项目如超出指标控制金额系统将无法提交保存，审批人可随时查询预算执行进度，有效把控经费使用和预算执行情况。通过经费网上报销的方式，提升了教职工对规范经费使用的认识，强化了部门负责人预算管理的意识，提高了经费使用效率。

4.财务核算效率化，服务水平得到提升

网上报销模式让凭证审核人员无须面对排长队报销的教职工，减少了出错的概率，有了更舒适的环境进行网上报销单据的审核。凭证制单人员只需扫描报销单据上的二维码并做简单的修改即可自动生成凭证，减少了手工录入的烦琐。出纳人员在会计制单后只需核对支付信息即可快速支付，提高了支付的效率。财务人员减轻了压力，有了更多的时间思考和提升财务服务水平，教职工对财务工作有了更高的评价。

高职院校网上报销存在的问题

N 职业院校自2020年10月开通运行网上报销系统以来，系统整体运行良好，能够有效规范学院经费使用，减少教职工报销等待时间，提高账务处理效率，也为后期单据自助投递上线提供了良好的基础。随着高职院校经济活动的日趋复杂，N职业院校的网上报销还存在一些问题和不足，亟待进一步改进和完善。

（一）教职工报销业务不熟悉，信息沟通不顺畅

高职院校的经费使用一般按照部门进行划分，报销人员不固定，更换较为频繁。以科研项目为例，每年新立项的科研项目经费使用均需要通过网上报销填写报销单据，实行全员报销必然导致很多教职工无法全面了解网上报销流程和财务规章制度，尽管财务部门通过组织多轮现场培训，很多教职工仍然对网上报销不适应。网上报销初期，教职工对预算指标选择、内容填报存在大量问题，有效的沟通方式尚未建立，退单率高，财务人员工作量较大。

（二）网上报销流程复杂，签批功能不完善

高职院校网上报销需要根据业务类型设置差旅费、日常经费、劳务费、借款等模块，每一模块均需要按照财务制度要求设置相应填写规范，报销人还需按照电子会计凭证报销入档的要求上传原始附件资料，导致网上报销填写内容复杂，操作步骤过多。虽然经费报销实现了网上审批，但是财务应用平台与微信等软件系统集成性差，未能实现签批待办事项的提醒，审批人需要进入专门的财务应用平台进行审批，签批程序多，步骤复杂，影响签批效率。

（三）单据报销返工率高，未能实现自助投递

高职院校实行网上报销以后，报销方式发生了巨大变革，财务报销指南等一系列配套制度未能有效建立，网上报销流程未设置会计前端审核，加之广大教职工不具备财务专业知识，网上报销单据填写错误率高，业务咨询量大，财务部门退回报销单据较为频繁。同时，报销人完成签批流程后还需连同原始附件一并交财务部门进行最后终审，如遇财务人员教学、外出学习等原因，已经完成签批的报销单据仍不能进行支付，未能实现不见面单据提交。

（四）财务系统模块衔接不够，共享性有待加强

目前高职院校的财务系统功能较为单一，网上报销大多处于初试阶段，财务应用平台的预算、账务核算、支付模块之间相对独立，财务数据仍需要通过手工导入的方式实现共享，财政零余额账户未能实现与财务系统对接，人工录入效率低下，错误率高。各部门使用的系统与财务应用平台互联性差，往往因接口或格式设置等原因导致数据提取困难，财务数据无法实现有效共享。

信息共享模式下网上报销的优化对策

（一）加大网上报销培训力度，设立部门报账员

高职院校应加强对教职工网上报销填报、财务应用平台使用的培训力度，提升报销人财务专业水平，财务部门可以通过建立QQ 群、微信公众号等方式加强与教职工的沟通交流，树立教职工预算管理的意识。财务人员在教职工发生经济事项之前应加强对经费使用的指导，将会计审核提前，解决财务审核的滞后性问题。同时，各部门应当单独建立报账员制度，科研项目可以设置财务助理，财务部门定期加强对报账员网上报销的培训和指导，减少全员报销带来的范围广、培训难等问题，学校可以在绩效工资分配上对报账员和财务助理加以倾斜，提高其待遇。

（二）优化网上报销流程，完善签批功能

高职院校应当进一步梳理网上报销流程存在的问题，广泛征求教职工在填报网上报销单据时遇到的难点、痛点。合理设置填报内容，增加会计预审功能，提升财务事前审核能力。学校可以给报销人配置扫描仪、高拍仪等设备，提高附件上传速度。同时，加强财务应用平台与微信之间的系统集成，增设待办事项提醒，提高审批效率。

（三）加强内控制度建设，实现报销一站式服务

为进一步防范财务风险，提升财务内控管理水平，高职院校应建立符合现代财务发展的内控制度，加强财务制度建设，为财务信息共享和网上报销的推行保驾护航。同时，采取编写财务报销指南、拍摄原始单据粘贴视频等方式提升教职工经费报销效率，财务部门在营业网点增设凭证自助投递机，教职工可以不受财务时间限制实现凭证自助投递，打通网上报销的“最后一公里”。

（四）构建财务智能化平台，提升数据共享水平

面对财务应用平台不够完善、财务数据共享差的局面，高职院校应以智慧校园建设为契机，加强财务应用平台一体化建设，不断完善网上报销、财务核算、资金支付模块衔接设置，实现财务数据“一键提取”。各部门系统与财务应用平台要规范接口标准，实现财务与业务的相互融合，提升财务数据共享水平。

总结

传统的经费报销模式已经不能适应职业教育发展的变化趋势，推行财务信息共享式的网上报销已经成为高职院校财务今后发展的重点。财务应用平台的使用，实现了财务与各部门之间的数据共享，提高了办事效率，提升了财务服务水平，只有不断完善高职院校网上报销流程，加强财务信息化建设水平，才能为职业教育的发展提供有力保障。