文化馆图书档案管理体系的建立及管理思路探索

王晶

（吉林省四平市伊通满族自治县文化馆，吉林 伊通 130700）

文化馆作为开展群众文化活动并给群众文娱活动提供场所的机构，其在书香社会建设中发挥着至关重要的作用。而加强文化馆图书档案管理，则能为广大群众提供良好的图书服务，充分满足群众的图书查询、借阅需求等。县级文化馆在信息化背景下，以图书档案管理系统为基础，建立相应的管理体系并加强管理，致力于提高图书档案管理水平，为满足广大群众的需求以及助推地方群众文化事业发展而服务。

一、文化馆图书档案管理特点

（一）文化馆图书档案管理具有普遍性特点

文化馆与图书馆相同在藏书建设过程中也需要适应大众的实际需求，满足不同层次，不同年龄，不同活动人群的实际需求，应该具有普遍适应的特点。既能够满足常住人口的实际需求，也能够符合流动人口的多样化需求，既能够满足专业人士的高层次需求，也能够满足业余人士的图书档案需求。这就要求文化馆图书档案管理要具备普遍性的特点，并在此基础上，适应大众化，立体化，多元化新时代和文化娱乐消费的实际需求。关于文化馆当中的某些珍贵的图书和档案，可以将其制作成多个副本，并且对借阅者提出一些特殊要求，另外还应该不断增加文化馆儿童图书的种类和数量，增加学生类图书的建设能力，同时还要满足其他特殊行业的实际需求。

（二）文化馆图书档案管理的开放性特点

当代文化馆图书档案管理工作已经发生了深刻的变化，是文化馆活动管理和动态管理的重要组成。参观者到文化馆中所参与的各种各样的文化活动就包括了图书阅读活动档案利用活动，因此文化馆图书档案管理应该具备开放性的特点，要方便人们的图书阅读档案利用。在全民提倡阅读的大背景下，文化馆的文化特征应该从内涵上得到很好的体现。利用率越高，文化馆在一个地区的人气越旺盛，越能够吸引更多的参观者，文化馆也就能够成为一个地区文化服务的主战场。所以文化馆的图书档案管理理念首先应该具备开放性，然后才能够制定相应的管理措施和制度，只有这样才可能把办管理念和文化馆的建设理念有效结合起来，办出具有特色性的文化馆，各地方的文化建设起到引领作用和带动作用，发挥文化馆传承文化传播文化的独特作用。

（三）文化馆图书档案管理具有时代性特点

文化馆的图书档案管理工作要做到与时俱进，不能够闭门造车。在文化馆图书档案管理过程中，要保持鲜明的特色，确保参观者进入文化馆之后能够有新的体验。用老套的管理模式往往会令人生厌，时间一长就不能够有效吸引参观者到文化馆利用各种图书档案，久而久之一个地区的文化馆就会被冷落。时代特征是文化馆图书档案管理的灵魂，所以要紧跟时代发展，建成更好的适应时代潮流要求，从文化馆的图书档案建设数量、建设质量、服务等多个方面体现时代特色。一方面文化馆图书档案管理的内容应该具备时代特色，要保证藏书内容的新鲜，及时更新内容体系，让利用者能够感觉到新鲜感。文化馆要下大力气进一步拓展图书档案的来源和渠道，不断扩展藏书领域，要突出时代特征，新特点，新内容，使文化馆图书和档案更加新颖化和多样化。另一方面要确保文化馆形式的十大特色，要逐渐转变过去图书档案的利用模式和借阅方式，开展多样化的借阅和宣传。在构建新的图书或者档案资源建设过程中，应该与参观者进行深入细致的沟通，向读者征求意见，满足不同群体的实际需求。读者的需求是文化馆图书档案管理的源头，要在形式上面向广大读者面向受众，只有这样，文化馆才能够办出色，办出水平，提高文化馆图书档案管理效率和管理质量。

二、文化馆图书档案管理体系的建立思路

（一）管理组织结构

文化馆图书档案管理工作的开展，主要包含录入、修改与删除图书信息、读者信息与员工信息，查询和借出图书等内容。文化馆馆员需要承担图书档案管理职责，通过系统功能完成相应工作，故而图书档案管理系统的应当包含图书信息管理模块、信息查询模块、员工信息模块、借阅处理模块以及读者信息管理模块、系统设置模块等，完全覆盖图书档案管理工作的全方面、全流程。各个模块又包含多项子功能，是文化馆员进行具体操作的基础和关键。

（二）管理系统

在建立文化馆图书档案管理体系时，需要对管理系统的权限以及功能需求进行分析，并对具体的系统设计目标与方案加以设计。文化馆图书档案管理系统主要面向两大群体，分别是管理人员和普通用户。管理人员具有对整个系统进行管理、设置的权限，也具有图书档案管理权限，而普通用户则只具有查询图书信息、浏览网站、借阅书籍的权限。另外还有部分人员在进入系统后不进行登录，可以被视作游客，游客的权限则仅有查询图书信息以及浏览网站。从系统功能层面看，系统应当具备账号管理、借阅管理等基础功能。其中账号管理广泛包括管理人员账号登录与退出、普通用户登录与退出、普通用户账号注册与修改等功能；借阅管理则包含图书查询、图书借阅、图书归还以及图书信息管理等功能。

三、文化馆图书档案管理体系的管理

（一）普通用户界面的实现

普通用户通过网页或者智能手机终端app进入文化馆图书档案系统，只需要输入个人账户与密码即可登录并进入个人用户界面。在个人用户界面，用户可以对自身账户信息进行确认，也可以对账户基础信息进行修改，如确认借阅状态、查看图书归还信息、修改密码等。

（二）系统管理员界面的实现

系统管理员可以通过输入系统账户与密码的方式登录图书管理平台，并进入系统管理员界面。在系统管理员界面，可以通过点击切换“切换用户”按钮来在不退出系统的前提下实现不同操作员的交接班。管理员可以对登录密码进行修改，也可以对系统中过时的、无用的、多余的数据进行彻底删除，以免垃圾数据累积过多，还可以对数据进行备份与恢复。不过数据备份与恢复功能只适用于相同软件的相同版本的数据库备份，不同版本的软件不能恢复，否则会导致数据丢失或错误。当系统管理员因为急事需要离开时，可以通过系统挂起功能来锁定软件，而且只有在输入正确密码后才能解锁，从而在不退出系统的前提下防止他人进行系统操作。

系统管理员可以进行读者管理，包括新建读者档案、新增读者记录、修改读者记录、删除读者记录、打印读者记录等，对读者的借阅信息加以确认。同时系统馆员可以根据文化馆实际需要，进行采购管理。以文化馆发展需要为基础，以群众阅读需要为关键，对合适的图书进行采购，遵循按需采购原则，尽可能节省成本。而在采购完成之后，系统管理员需要配合图书上架对图书档案系统信息进行更新，确保图书管理系统信息数据的实时性。

（三）图书查询界面的实现

图书查询是图书管理系统最基础的功能，是读者了解图书信息的主要方式。在图书查询界面，用户可以直接通过图书分类与目录进行大范围查询，也可以直接在搜索框输入内容进行查询。在进行搜索框查询时，用户既可以输入图书全名或者作者名字进行精准搜索，也可以输入部分关键信息进行模糊搜索。在搜索结果列表，用户可以直接看到图书名字、作者、出版时间、出版社、简介以及藏书位置等信息，并可以点击列表信息进行图书详情页，进一步了解图书具体情况。

（四）图书借还界面的实现

图书借还界面主要包括图书借还管理、借还查询两部分功能。通过图书借还管理，用户能够直接配合用户卡完成借阅。当用户需要借阅的图书或者期刊处于出借状态时，可以预约图书或期刊的借阅，并且当图书或期刊变为在架状态时，系统会向用户推送相应的通知，而用户则可以在图书借还界面或者用户界面查看具体信息。另外用户还可以通过图书借还界面进行借还信息汇总与查询，既可以直接对汇总的借阅信息加以确定，也可以在设置查询条件后查询特定借还信息，还可以设置图书或期刊的归还提醒。

（五）图书档案系统信息录入界面的实现

管理员通过图书档案系统信息录入界面，能够对图书档案信息进行新增、修改和删除。当文化馆购入新图书时，管理员需要在上架新书的同时新增图书档案信息，确保图书信息与藏书实际情况保持一致。而当藏书需要被清除时，管理员则需要通过图书档案信息删除功能进行注销处理。另外当图书状态发生变化时，管理员可以进行实时修改。