试论构建社会救助体系中做如何好档案工作

张凤武

（吉林省洮南市野马乡综合服务中心，吉林 洮南 137100）

为了贯彻落实《关于改革完善社会救助制度的意见》中健全分层分类、城乡统筹的中国特色社会救助体系指导思想，让丧失工作能力、暂时未就业等弱势人群能够得到及时的救助，恢复基本生活保障，各个社会救助管理单位需要高度重视档案工作，通过完善的档案系统夯实基本生活救助的基础，只有收集档案与救助工作同时进行，才能总结当下救助工作的优势，并能有针对性的进一步制定社会救助计划。档案人员通过规范性的分类方法建立健全的档案管理制度，通过现代互联网完备的网络数据库体系，实现信息的实时共享，提升社会救助工作的合理性与效率。

一、社会救助档案工作现状

（一）档案管理工作不受重视

一些社会救助单位领导片面的认为档案工作没有必要开展，对档案工作不重视。很多单位没有把档案工作纳入单位主要工作规划与目标，导致档案工作人员配备不足、没有配套办公设施等情况。档案工作者无法帮助单位工作，造成档案人员时间浪费。档案工作并非可有可无，再小的环节也是整体的一部分，在一个完整工作体系中占据着不可或缺的地位[1]。

（二）未完善档案管理制度

有的救助单位没能够完善档案管理制度，导致收集到的档案杂乱无章、过于笼统。归档人员没有配套材料分类原则，进一步导致材料无法真实体现出所含重要信息。缺乏科学的调度整理使档案管理出于十分鸡肋的尴尬地位，无法归纳出有益信息，也无法向救助工作者做出正面反馈。

（三）档案保管不当

一些单位未将档案放置在应有的库房中，档案归放方式不被重视，随意堆放，缺乏现代化归档设施，限制了救助档案工作的开展，同时缺少数字档案，存取过程过于浪费实践。

二、社会救助体系中档案的重要性

（一）档案是工作展开的依据

我国正处在国家发展的重要战略机遇期，同样也面对发展中的诸多挑战。从以全球化为主体到国内、国外循环并行的经济模式下，人们的生产生活、思想方式时时刻刻都在发生变化，各个有困难的家庭所需要的救助也不同，救助单位针对性的统计工作显得十分重要。社会救助单位应按照不同人家庭困境给予相应的救助，认定和统计低保、特困与低收入家庭，具体状况具体分类。[2]例如，对无生活来源的群体，社会救助单位根据档案将其分为老年人、残疾人、未成年人等类别，对各类人按需提供帮助，打造多层次救助体系。优秀的档案体系能够辅助救助工作高效发展，能够直接记录困难群体的生活状态，能表现人民具体的需求，能够记录各级政府、干部群众、党员为社会救助工作做出的努力和创造的业绩，是救助工作开展确实必要的依据[3]。

（二）为何要建立系统性的救助档案体系

社会救助制度要具备开放性，对不同对象进行弹性救助，以统筹救助资源、强化兜底、提升服务为当下要务，达到增加困难群体的安全与保障的目的。社会保障档案系统，必须以社会救助展开为锚点，以优化救助工作为任务，对受统计服务方式做出行适时的调整。工作人员对于所记录信息必须严格审核，细腻的分析，以全面分层分类的社会救助体系为目标。通过与各个街道办事处、各级民政部门等部门提供的信息归总出可靠档案。

三、如何做好社会救助保障档案工作

（一）规范性的分类方法

社会救助档案有效的记录了社会救助工作计划的实施内容、时间、完成程度等信息，不仅体现了社会救助工作者的工作内容，也保障了受救助者的合法权益。对于社会救助工作，档案整理的越完善，被救助者越能够得到应得的、规范的帮助，通过专门管理档案的部门对帮助实施部门进行记录可以提升档案质量。档案管理者通过学习《关于改革完善社会救助制度的意见》，摸索档案建立方法、规律，丰富档案信息化的建设，达到现代化档案管理的最终目的。

例如：在救助残疾人工作的展开中，档案人员随帮助人员一同走访残疾人家庭，通过实际观察，记不同录残疾人被救助内容，以便归纳出救助残疾人的基本方式，对残疾人救助方式进行系统分类，这样在之后的工作中救助人员可根据预先归纳好的分类快速确定被救助人所需救助的方向[4]。

（二）建立健全档案管理制度

基层单位通过档案人员深入救助工作，制定出一套合理的统计方式，建立针对具体情况的、有针对性的档案建立机制，通过完善的档案结构，制定出合理的档案管理制度。在档案管理中，单位结合自身情况，做出内容明确的工作制度和考核标准。例如，通过业绩奖惩制度，明确哪些档案处理应受到嘉奖，哪些不当处理应受到惩罚，调动档案管理人员的对工作的积极性，确保档案工作能公正的开展。档案建立中不能简单罗列数据，生硬统计内容。应该把内容重合的档案联系在一起，从各种情况出发，对需求帮助家庭情况变化做出及时数据修改，对收入改善家庭调整救助水平，确认是否还需要救助。例如，张三之前因为暂时失去劳动能力得到救助，已接受一年社会救助，经相关单位核查现已恢复部分劳动能力，救助部门按照实际情况适当降低对张三的援助，档案人员在汇总信息后对张三状况进行记录，以便其他部门对张三进行援助时实施相应的调整，达到分类动态管理的目的。

（三）加大对档案设施的投入

根据档案管理要求，救助部门要建立相匹配的档案库房，在库房中配备标准化的档案存放架、收纳箱，设立专门的负责岗位对这些档案进行管理，应当采购相应网络设备，搭建专门的档案数据库，方便档案的调用、存储，并建立严密的防火墙系统，提高档案的安全性。

（四）完善档案管理网络

档案室需要对接各个部门数据库，实现数据统一的效果，明确各个工作人员的工作范围，使各个社会救助人员明确本职工作，同时在数据库帮助下，能配合领导及时进行科学调度，使各个部门能够互相配合，帮助各个职能部门划分管理职责，将日常资料汇总到档案室，实现数据统一。

（五）实现档案现代化管理

救助单位通过与档案人员交流、检查其工作，使档案管理人员总结出救助档案的特点，总结档案建设经验，摸索档案制作规范，保证救助档案的真实性、完整性。同时可以邀请其他在档案建设中成绩杰出单位一起交流经验，定向解决问题等方式，提升档案管理方法[5]。档案人员丰富档案知识储备，通过现代化的计算机软件建立数据库，建立高效、全方位的档案管理系统，实现传统纸质网络管理并行的数据归档结构。社会保障单位通过档案工作发展出适应现代化档案管理的复合型人才，新型人才能够胜任档案的制作、收发、录入、归档等多项业务，最后存入数据库，保证数据的完整、正确存储。例如，救助单位在招收档案员工时，可倾向计算机、统计学科的人才，实现团队专业化发展。被招收人需掌握所在单位的数据管理系统使用方法，并能够对数据库改进、优化提出建议。

结束语

在社会发展日新月异的今天，社会救助工作向着多方合作、全面把握统筹的方向发展，有效的档案管理工作成为不可或缺的一环。社会救助档案的统计效率和规范要求越来越高，相关工作人员的能力要求也逐渐增加。如何完善自身的统计归纳能力成为了档案人员工作中的一项挑战，这不仅体现了现代化办公背景下救助部门对综合性人才的需求，也体现出提升效率是为人民更好服务的直接途径。社会救助保障档案促进社会救助工作的发展，也对救助结果是否能够落实起到了监督性作用。