大数据视域下国企单位人事档案管理的探讨

2021-11-28李增敏

魅力中国 2021年19期

关键词：管理员部门管理工作

李增敏

（山东高速临沂发展有限公司，山东临沂 276000）

引言

人事档案信息资源要实现数字化，档案管理要严格遵从网络化建设。唯有如此，才能够充分发挥人事档案管理的重要功能，才能进一步推行的人才战略，提升人事档案信息的安全性、全面性。

一、人事档案大数据管理的重要作用

（一）有利于推动无纸化管理，提高人事档案管理效率。

随着电子计算机技术和网络技术的不断成熟，无纸化管理已经成为人事档案管理的必然趋势，同时这也是人事档案电子信息化管理的必然要求。可以最大限度地节省管理资源、降低管理成本。大数据时代，人事档案电子信息化管理能够竭尽所能地删繁就简，最为准确、高效地实现的人事档案管理目标，不仅以提高人事档案管理的时效性，还能够提升管理效率。

（二）提高人事档案管理的安全性

将人事档案中的具体数据与智能技术相结合，能够帮助资料中的相关数据得到妥善的安置与处理，并且避免传统档案中资料磨损、遗失等情况出现，给人事管理工作带来不便。此外，电子信息化管理技术通过设置数字化的人事档案，可以进行加密与授权访问的相关操作，进而帮助扩大档案的收集范围，使得档案的管理与维护更加具有实质性意义，能够有效提升人事档案资料管理的快捷性与完整性，同时保证的人事档案信息更具安全性。

二、大数据时代人事档案管理存在的问题

（一）人事档案信息化管理缺乏技术人才

人事档案管理想要实现信息化，不能只注重对于软硬件设备的投入，还应当配备技术型人才，对人事档案信息化管理提供应有的技术指导。然而，在当前部分的机构设置中，档案管理部门处于相对边缘的位置，并且其员工普遍存在素质较低、专业技能不完善的尴尬境地，不能进行数据分析和对资源的有效利用，也不能对相关的电子信息管理知识进行深入了解，因此不利于开展人事档案信息化管理工作，不能帮助的人事档案管理工作迈向智能化与专业化的发展道路。

（二）人事档案信息更新不及时

高层领导通常侧重于征聘和职位，技术的培训，科学研究和学科建设方面密切相关的机构生存和发展，人事档案管理意识淡薄，加之各职能部门的不重视，常常使得材料的收集难以在规定的时间内及时归档，不能够及时更新信息。企业的档案管理方面依然处在文件管理工作的传统阶段，过时的档案管理方法和设备远远不能满足企业档案信息的增加和新媒体应用的增加。人事档案管理工作重视材料收集整理，档案材料的收集范围限定在十大类。档案管理方式方法陈旧落后，工作人员档案管理员的工作方式仍然以手工输入为主，工作繁琐、重复性高。

（三）数字化、信息化程度低

随着信息化技术的不断普及，加快推进企业人事档案管理信息化建设进程已提上日程。但当前，很少有企业能够真正落实这一政策，企业高层管理人员不能及时意识到人事档案信息化管理的重要性，进而使得企业人事档案管理部门现有的人事档案管理制度普遍存在着数字化、信息化程度较低的现象，严重阻碍了企业人事档案管理部门相关工作的顺利开展。企业实体人事档案庞大，内容复杂，为档案信息数字化建立，人事的工作人员需要大量的人力、物质和财政努力。但在企业的数字人事档案记录的发展水平上，他们的大部分人力资源记录的建立和投资是不够的，人事档案缺乏人力、资源、财务输入、软硬体和硬件设施，数据和信息水平非常低，导致人事档杆管理工作中出现数据库不完整、基础性设施缺失、系统功能不完善等诸多现象，使得档案管理部门档案利用率长期处于一个低下的水平，人事部门的生产力也大幅下降。

三、大数据视域下国企单位人事档案管理的措施

（一）深入分析战略转型，密切联系实际情况

在国企单位中，人事档案管理员应深入分析当前我国关于信息化建设的发展战略方向，应重点关注云计算、信息化、大数据、电子商务等未来规划，建设全新的管理模式、规范制度、人事档案基础设备等。人事档案管理应将重点发展目标立足于“大数据+人事档案管理”的基础上，推动档案管理部门向信息化升级转型。同时，人事档案部门还要建设出可行性、创新性的发展目标，利用科学规划的方法，将各种信息资源有机整合，积极攻破当前大数据视域下的种种难关。首先，档案管理领导应组织部门员工，深入学习国家最新颁布的人事档案管理相关指导文件，使所有档案管理内部员工深刻感悟档案管理工作的发展道路。其次，人事档案管理部门在向大数据转型升级时，应以人事档案部门当前的实际软硬件基础设施为主，避免大数据转型升级超越实际，只是“空谈”。最后，人事档案管理员应针对当前大数据发展形势，定期整理工作人员提出的建议，以实际工作问题为重点改进方向。

（二）积极完善数据制度，有规可循有据可依

人事档案部门在建设大数据化管理工作时，还应重视规章制度的建设工作。基于大数据视域下，相较于以往的人事档案管理工作，将“战线”从线下管理不断推向了线上管理，这就要求人事档案管理部门积极完善大数据化管理制度，以此约束档案管理员的工作行为。首先，档案部门应健全规范制度，将传统的人事档案管理密切融合大数据化人事管理，要求档案管理员认真控制好“人事档案进出关口”。其次，还应积极优化人事档案管理规定，以我国颁布的《人事档案管理法》为基点，结合国企单位的具体情况，设计国企单位专属的《人事档案管理规定》，要求人事档案管理内部员工在完成日常工作时，严格参照相关规定，以制度要求约束收集信息、检索、转移数据、鉴别归纳、审核等工作行为。最后，人事档案管理部门应引导管理员树立安全意识，面对外界诱惑时，坚守廉洁品质，不为眼前利益泄露国企单位人事信息。

（三）提升管理人员综合素质

基于新形势下，企业人事档案管理相关人员需要具备较高的信息技术能力，同时需要具备一定的专业理论能力和实践操作能力，但是目前企业缺乏一定的专业管理人员，人事档案管理相关人员缺乏一定的大数据认识，难以满足大数据背景下企业人事档案管理的实际需求。基于人事档案管理的基本现状，企业内部人事档案相关管理人员需要增强自身的专业水平，提升大数据信息技术水平，在人事档案管理过程中，充分借助于大数据技术，提升人事管理工作的效率。企业需要重视对人事部门相关人员的培训和教育，提升管理人员以及基层员工的大数据素养，同时可以引进先进的大数据管理人才，完善企业内部人力资源结构，提升人事管理团队的专业水平。