数据信息化电力企业档案管理创新路径探究

2021-11-28徐刚

魅力中国 2021年19期

徐刚

（国能大渡河枕头坝发电有限公司，四川乐山 614700）

一、引言

随着改革的不断深化和社会环境的复杂变化，经济社会发展进入新常态，电力企业发展压力不断增大，档案工作作为企业管理运行的重要环节，档案的高效管理和档案资源的科学运用对推动企业发展起到关键作用。特别是电力企业作为能源行业的重要组成，承担着重要的能源保障职能，对档案工作提出了更高的要求，需要档案部门充分发挥信息技术优势，推动档案管理模式的科学转型，充分发挥档案工作价值，推动电力企业科学发展。

二、电力企业档案管理信息化的重要意义

档案工作的高效开展能够对企业经营管理中产生的资料信息进行全面收集和科学的管理，形成完备的档案资料，为企业管理决策和业务工作的开展提供依据，是企业发展历程的直观呈现，对推动企业高质量发展起到积极作用。信息技术的快速发展和网络的广泛普及推动了信息时代的到来，信息设备和技术在电力生产、企业经营管理中得到高效的应用，大量的数字化数据资料随之出现，需要档案工作进行有效的处理，推动信息化档案管理模式的科学构建能够有效提升档案管理质量，优化档案管理和服务流程，推动档案价值的高效实现。[1]

三、电力企业档案管理信息化建设特点及其优势

信息技术在档案工作中的科学运用，推动了信息化管理系统的建设，实现对档案管理环节的全面覆盖，实现了对档案工作流程的科学优化，对提升档案管理质量起到积极作用。一是强化管理效率，利用专业信息设备和技术，能够实现对数字化资料的全面收集和高效处理，利用技术手段提升管理工作效率，并能够通过网络途径实现管理指令的高速传递，推动整体管理质量的提升。[2]二是降低管理成本，信息技术的运用实现了传统档案存储载体的转型，能够有效减少纸质等传统存储模式的成本投入，有效降低管理工作压力。三是提升资源利用率，数字化档案资料能够通过技术手段进行高效的分析整理，建设完善的资料数据库，能够根据实际使用需求，实现对资料数据的准确定位，并能够通过网络途径实现档案资源的高效共享，为用户和相关职能部门提供优质的档案服务。[3]

四、数据信息化支持下电力企业档案管理创新路径

（一）加强重视和支持力度

信息技术在电力企业生产经营中的广泛应用推动了档案管理模式的科学转型，大多数企业已经构建了相对完善的信息化管理体系，实现了档案管理系统的高效运行，推动了档案管理水平的提升。而随着信息技术革新速度的不断提升，现有的管理系统缺乏有效的维护和升级，影响管理效率，无法有效适应企业发展需求。这就需要加强重视和支持力度，强化信息技术设施的改进和升级，对信息资源进行全面整合和优化配置，进行统筹规划，推动信息化建设科学推进。档案载体的数字化转型是信息化管理体系的基础条件，而档案资料载体较为多样，资料数字化转化规范不够完善，容易出现安全风险，需要对数字化过程进行有效的规范。同时要强化软硬件设备的安全管理，增强前端控制，构建完善的安全防护体系。[4]

（二）完善档案管理制度

完善的管理制度是保证档案管理水平的重要基础，信息技术的运用使得管理模式发生了很大的变化，现有的管理制度无法对信息化管理形成有效的规范，需要充分结合档案工作需求，构建长效管理机制，对相关规章制度进行及时的调整，有效提升管理制度的科学性。同时要落实责任机制，对管理岗位职能进行科学设置，明确权责划分，做到责任落实到人，有效提升管理人员的责任意识，保证管理制度的严格执行。[5]要强化保密机制，严格按照档案法律法规要求和电力企业实际情况，制定完善的档案保密制度，对资料保密等级进行科学评定，做好加密和解密工作，对保密档案进行重点管理，防止档案信息的泄露。

（三）优化档案管理理念

信息技术的科学运用推动了档案管理水平的提升，特别是电力企业承担着重要的能源保障和社会服务职能，对档案工作的要求不断提升，要提升主动创新意识，转变传统的管理思路，充分结合电力企业发展需求，对档案管理模式进行科学优化，有效适应数据信息化环境要求，提升档案工作的实效性。要积极引进先进的管理理念和方式方法，合理利用先进技术，对管理模式进行科学优化，推动管理质量的提升。特别是档案工作涉及到电力企业生产运行的各个环节，需要对大量的数字化数据进行全面的收集和整理，随着企业业务范围和生产经营规模的扩大，传统的数据处理方式已经无法满足档案工作需求，影响管理工作的实效性。管理部门要充分发挥大数据等先进技术优势，强化数据处理效率，实现对数字化数据的收集、整理、分类、排序和存储环节的全面优化，推动整体管理质量的提升。

（四）创新档案利用模式

档案资源的科学运用能够为电力企业发展提供科学的依据，而传统的档案利用模式较为单一，无法有效适应数据信息化需求，要充分结合电力企业档案工作特点，合理利用先进信息技术，对档案利用环节进行科学优化，有效满足档案使用需求，提升档案服务水平。要优化档案检索机制，对资料信息进行全面分析，准确提取检索关键词，对使用者的档案使用记录进行深入分析，为其提供针对性的关键词推进，提升档案检索效率。同时要发挥网络技术优势，推动档案资源的线上共享，使用人员能够按照自身权限，实现对资料信息的远程调用，有效提升档案资源利用效率。

（五）强化安全管理

网络是信息化档案管理体系的基础构成，档案资料和管理指令能够通过网络途径实现高效传递，而网络安全形势的日益严峻，使得网络安全威胁已经成为影响档案信息安全的关键因素，推动安全防护体系的建设已经成为档案部门的重要任务。档案部门要制定完善的安全管理制度，强化安全教育，提升管理人员的安全意识，保证安全管理规范的严格执行。同时要合理利用先进网络安全技术，提升系统安全防护效果。一是要优化安全防火墙配置，设置智能化防火墙，根据实际网络环境对防护水平进行动态化调整，实现对数据交互环节的全面监控，对异常数据做到及时的发现和隔离处理。二是要优化网络环境，利用VPN技术搭建虚拟专用网络，实现与公共网络的有效隔离。

（六）加强管理队伍建设

档案工作具有较强的专业性，对管理人员的素质能力要求较高，特别是信息化管理体系的维护运行需要管理人员具备相应的信息知识技能，档案部门加强对管理队伍建设的重视，积极引进先进的档案专业和信息技术人才，充实管理队伍。同时要强化对管理人员的培训教育，结合档案工作中存在的实际问题，制定科学的培训策略，将信息知识技能作为重要的培训内容，使管理人员能够熟练利用信息设备技术，提升管理效率。要加强对管理人员的管理力度，完善考核评价机制，根据具体管理岗位制定考核标准，对岗位工作成效形成及时的反馈，将信息能力水平作为重要的考核内容，将考核结果与激励措施进行有效结合，激发管理人员的工作积极性和责任心。