不动产登记档案管理面临的难点及对策措施

2021-11-28佟静

魅力中国 2021年19期

佟静

（黑龙江省鹤岗市不动产登记中心，黑龙江鹤岗 154100）

引言：档案管理工作就是对于不动产信息的存储与保护工作，随着人们对于不动产的重视程度逐渐增高，档案管理就变得愈发重要了，然而近年来由于不动产的整体数量增长较快，给档案管理工作带来了困难。因此不动产档案的管理人员需要加强对档案管理工作的重视程度，通过不断对管理制度、管理模式进行优化，最终实现对不动产档案的有效管理。

一、加强不动产登记档案的必要性

（一）法律效益

不动产是比较重要的财产，不动产登记簿是确定其所有权的重要依据，因此对于如此重要的信息就需要进行专项管理，从而确保不动产信息的时效性，如果在不动产信息未过期的条件下因其他因素所导致的不动产信息损失的情况，需要对不动产档案信息进行修复和重建。近年来不动产纠纷问题发生频率很高，由于不动产的判定直接影响着相关人员利益，因此判决就需要公平公正，而有了不动产登记簿中的决定性信息，就可以确保不动产纠纷问题得到合理的解决。

（二）物权登记

不动产档案信息是从不动产信息登记的各个流程中收集整理得来的，除了有原始的不动产信息之外，在不动产使用的时间中所产生的一切变动也都记录在不动产档案之中。通过阅读档案信息，就可以了解到在各个期间不动产的具体归属，同时也能给不动产的拥有者提供带走法律效益的证明。如果不动产档案出现问题，那么不动产的归属就会变得模糊不清，不动产拥有者的权益就很容易受到损害[1]。因此为了保护不动产拥有者的合法权益，不动产档案管理人员需要做好自己的本职工作，加强对不动产信息档案的完善和管理。

（三）便民利民

不动产档案信息作为重要的信息资源与人们的日常生活息息相关，做好对不动产信息档案的管理就是对人民群众的合法权益最好的保障，同时也能为人民群众在法律权益的维护上提供强而有力的信息支持。同时在不动产的问题上，群众的利益得到的保护越多有关于不动产的纠纷就会越少，这也就推进了社会的和谐发展，由此可见对于不动产档案的管理工作是十分重要的。目前在档案管理工作当中，依旧存在着一些问题，因此为了解决这些问题，务必要建立健全更加合理的管理体系以及管理制度，从而确保档案管理工作能够更高的服务人民群众。

二、不动产登记档案管理上面临的难点

（一）不动产档案管理信息化建设不充分

由于纸质档案的存储占用空间较大，且在查询以及使用上极为不便利，同时也会使管理工作变得更加复杂，因此我国的各类档案信息都在开展信息化建设，通过信息技术可以实现对档案信息的高效管理，但是目前对于不动产档案管理的信息化建设还不充分，再加上大部分档案管理部门设备老旧，导致档案信息丢失、损坏的问题时有发生，从而影响档案信息的实际应用。

（二）档案交接难度较大

不动产存在着许多子类型，传统管理模式中不动产档案管理是分工进行的，虽然通过分工管理可以提升管理效率，但是由于不同的部门档案规制的不同，导致档案的流通性变差，而且在不动产所有权的纠纷当中，存在着不动产类型界定模糊的情况，因此分工管理的档案不利于这类纠纷的解决。因此为了解决这类问题，增强不动产档案的可流通性，就必须实现对不同类型不动产的统一管理，同时做好不同类型不动产档案规制的统一工作，这样才能够确保档案信息能够高效合理的得到应用。同时档案的流通也是需要重点关注的工作，在档案传输的过程中要确保不会产生信息丢失、文件损坏的问题发生，要确保在流通的过程中档案信息始终能保持完整[2]。

（三）档案整合难度较大

在目前不动产档案的管理工作当中，档案整合的问题是一个较为复杂的问题。在上文我们提到过，不同类型的不动产档案会由不同部门负责管理，由于管理的体系不同，就会导致档案在整合的过程中产生错误，即使是没有出现错误，也会因为档案信息的规制不同导致不动产档案信息产生混乱。在档案信息的整合过程中，还有可能涉及跨区域不动产档案信息的整合工作，由于跨区域的档案整合涉及相应的管理部门，且没有统一的整个标准，就会导致管理工作的质量下降，同时档案整合的效率也会大幅度降低，影响档案整合工作的进行。

三、不动产登记档案管理对策分析

（一）提升管理人员的能力，强化信息化建设

首先需要针对需求制定合理的人才培养机制，通过不断培养来提升管理团队的整体能力。同时除了加强对人员的培养之外，还需要强化信息化建设，通过信息化技术可以有效地提升管理工作的质量以及效率。但在信息化建设过程中，需要注意的是要建立好信息保护机制，以便于防止不动产档案信息丢失或者是被窃取的问题发生，确保不动产档案的安全性[3]。因此对于不动产档案的管理工作，首先要制定好电子档案的管理标准，同时对于一些重要的档案信息要做好备份工作，对档案实施严格的分级管理机制，通过权限管理机制来加强档案信息的保密性，降低档案信息泄露的概率。

（二）建立健全制度

鉴于不动产信息的重要性，任何不动产信息都是处于法律的保护之下的，随着相关法律逐渐健全，一些早期制定的、界定较为模糊的管理制度就变得老旧且不合时宜了，这种老旧的管理制度会诱发出更多的纠纷以及不法事件。因此为了防止这类问题的发生，需要建立一个完整的科学的管理制度，确保不动产档案信息能够时刻保持有效性，从而在档案信息应用的过程中能够发挥更大的作用，规范制度是优化不动产登记档案管理工作的根本，也是保障不动产拥有者合法权益的有效途径。

（三）主次分明，构建分工明确的两级查询体系

一个清晰明确的查询体系能够提升档案信息的价值。因此为了能够更高的给人们提供档案查询服务，就必须分清主次，构建分工明确的两级查询体系。所谓两级查询主要分为两个部分，即行政区划分和统区划分，行政区划分的不动产档案的管理工作是重点，它起到数据库的作用，而统区划分的档案管理重点在于档案信息的整合工作，通过优化查询系统，提升两级之间的档案的流通性，从而确保档案信息能够顺利地流通到不动产的拥有者处，从而使不动产拥有者能够及时对档案信息进行利用。