电力物资招投标采购风险管理体系优化

吴献勇 张忠新

（国网衡水供电公司，河北 衡水 053000）

一、电力物资招投标采购中风险管理体系优化的重要性

在电力企业对于物资的招投标采购中，其中面临的矛盾化逐渐尖锐，这对于企业的发展是极为不利的。设置风险管理体系能够规避招投标过程中所面临的风险，使招投标原有的计划方案顺利进行，能够使企业的采购水平得到很大的提升。但是随着时代的发展，在招投标过程中所面临的风险会有所改变，因此风险管理体系的优化是有着很重要的意义的。对于风险管理体系的优化，能够使企业更好地面对招投标过程中风险的袭击，保证电力企业的良好发展。

二、招投标采购风险管理的相关概述

（一）招投标采购风险管理流程分析

电力公司要对实际的业务开展情况进行结合，对物资采购流程进行梳理，主要包括不同的几个阶段，在开标前的准备工作、开标、评标、定标对资料进行整理。其中在开标的准备工作中，主要能够进行任务的接收，相关公告的发布，对开标做好准备，开标阶段要进行开标，准备为评标做好准备；评标环节要进行初评、详评；定标主要是对定标活动进行开展中标的通知以及归档工作的准备。

（二）招投标采购风险衡量标准

在实际工作开展中，我们对风险进行评估，要采用定性和定量方式结合对风险进行识别，能够对招投标采购各阶段的风险因素进行评估，降低对目标的影响程度，以确定各风险管理优先的顺序。

（三）电力物资招投标采购风险管理过程中所存在的问题

1.缺乏对物资采购流程风险点的梳理

在物资招投标采购管理过程中，包括多个环节。每个环节下面有众多的任务，涉及到不同的主体和系统，所以，在进行业务流程管理的过程中，可能会导致一些管理和效率风险，使得招投标采购管理效率下降，然而当前的电力公司缺乏对物资采购流程风险点的梳理，使得风险发生的几率变大。

2.缺乏对物资招标采购数据的管理

在当前的信息化技术应用的过程中，借助各种信息系统，对招投标采购实践过程中所出现的数据进行管理，但是，当前的电力企业没有意识到信息化技术应用水平的重要性，在进行数据管理的过程中，往往会出现一些数据泄漏造成安全风险，同时，对数据的分析不透彻也会导致数据的来源混乱，管理效率下降。

3.缺乏对供应商的进一步培训

对供应商进行规范化的培训，加强风险防控意识，能够提升电力物资招投标采购风险的管理，但是，在当前的培训中，往往缺乏系统的培训，或者部分供应商没有形成正确的认知，在进行招投标的过程中，没有按照文件细节和要求来进行投标，会导致整体的投标流程质量下降，影响物资采购的质量和效率。

三、电力物资招投标采购风险管理体系中面临的问题

（一）采购环节的工作相对繁琐

在物资招投标采购的过程中，包括发标、开标、评标和定标等环节。并且在每个具体环节中，还有着各自的工作任务，需要各个部门相互协调进行工作。由于这个原因，会使采购工作存在一定的滞后性。这样会使采购工作不能顺利的执行，对于采购环节的效率有着极大的影响。面对着如此繁琐的工作环节，这其中每一个环节都是有着出现问题的风险的。因此，采购环节工作的繁琐，是电力物资招投标采购风险管理体系中存在的一个重要问题。

（二）物资招投标信息管理水平不足

在当今社会，互联网的发展是迅速的，我国也正在向信息化社会迈进。在电力企业中也开始使用信息化办公，毫无疑问，这是有着极大的便利性的，但是这其中也存在着一些问题。在工作人员物资招投标的过程中，对于之前的历史信息有着大量的积累，缺乏对于信息的管理工作，这导致现有的信息管理水平与物资招投标工作无法进行很好地适应。在招投标工作的进行过程中，很可能会出现数据的错误或者丢失。对于信息的管理会极大地影响物资招投标工作的顺利进行。

（三）对于物资供应商的培训不足

对于物资招投标采购工作而言，都是有着一些物资供应商的，物资供应商的商业水平会直接影响着采购物品的质量。一些供应商对于规范投标，公平投标的意识不强，没有经历过一些系统的培训。在招投标的过程中，对于招标文件的细节不能够很好的掌握，就会很容易出现一些其他的问题，影响物资采购的质量。

四、风险防控措施研究

电网采购活动风险防控工作涉及面广，易发风险部位和主要风险点随时与外部环境、企业内部管理程度和员工素质等方面的改变而发生变化。文中重点对风险管理中存在主要问题，从强化组织保障，提升技术手段，加强人员培训三方面提出控制措施建议，进行有效防控。

（一）建立科学合理的采购管理风险组织体系

1.建立采购风险防控组织架构

按照集约化、扁平化、专业化原则，成立层级简化、链条清晰的统一组织架构。建立由公司总经理任组长，分管采购工作副总经理任常务副组长，物资部、项目管理部门等相关部门及监察、法律等部门组成的采购工作委员会；建立由监察、法律部门给予监督和法律保障的招标现场监督组，组织现场所有人员签订保密及廉洁自律承诺书；建立由物资部为唯一归口采购部门，相关部门（或单位）协同配合，内部物资督察员全程参与各环节监督，所有岗位定期轮换或转岗制度。

2.建立配套的采购风险防控机制

随着集中采购机制建设不断深化，集约程度的不断扩大，物资招标流程也会相应地调整完善相关细节，产生新的风险点，因此，建立配套的风险防控机制，定期辨别、评估、防控业务风险点至关重要。配套的风险防控机制以业务流程为主线，要求业务人员对涵盖发标、开标、评标、授标、定标、资料归档等各环节、全流程的物资招标采购整体业务进行定期梳理，对流程的任务及动作进行分解，明确涉及的工作岗位、工作内容、工作要点、时间节点及涉及表单，寻求、辨识对各环节的新风险点，进行风险分类、评估，并提出针对性的解决措施，规范业务操作程序。

（二）绘制主数据图谱

通过梳理主数据来源，并利用信息化手段分析数据间的内在联系，用图形化方式绘制主数据图谱，便于直观分析现有分散存储数据存在的问题，同时后期新增或改造系统时，直接定位并读取原始主数据，从而在数据修改、更新与扩充时保证数据的独立性、可靠性、安全性与完整性，减少了数据冗余，可以大大提高物资招标采购数据的管理效率，有效规避数据与信息安全风险。

1.主数据梳理

基于大数据思想，以提升数据管理效率为目标，业务流程为主线，全过程中涉及的流程、表单、信息系统为对象，梳理包括发标、接标、开标、评标、授标、定标、归档等环节的招标采购过程中分散存储于各系统中相关表单的字段数据，并通过分析每个字段的来源、业务阶段、系统名称、模块名称、别名等信息，为绘制招标采购主数据图谱，为搭建招标采购主数据库奠定基础。

2.主数据图谱工具

在采购全过程主数据梳理的基础上，研究字段数据的来源、分布以及走向等关键信息的展现方式，利用MFC工具绘制动态的物资采购主数据图谱。通过主数据图谱工具，清晰展现了某一字段的数据来源、走向等全部信息或某个系统中的整体数据分布，为以后信息系统、工具的开发与对接，招标采购主数据库的构建提供强有力的支撑。

（三）开展供应商培训

随着电子化单轨制在公司系统内的不断推广，电子投标文件取代纸质投标文件已是大势所趋。由于电子投标文件在编制、投递等方面都与纸质投标文件存在较大差异，考虑到供应商整体素质参差不齐，故对供应商开展针对性的培训，以期提高电子投标文件的编制、上传效率。

1.培训材料的编制

目前，公司尚处于电子化单轨制三步曲的第一步— —技术商务文件非结构化上传阶段，初步实现了有纸模式向无纸模式的过渡。在电子投标文件形式的选取上，公司结合业务开展实际需求和系统建设现状，以双层PDF法为蓝本，编制了针对性的双层PDF投标文件编制说明，并选取部分供应商模拟实施投标文件的编制和上传。基于多次模拟操作的实践经验和对供应商反馈意见的合理采纳，公司不断完善编制说明，并以此为基础，制作、推广规范的双层PDF编制教学视频，不断提高供应商的电子投标文件的编制水准。

2.培训工作的持续开展

从业务创新平稳性和衔接通畅性上考虑，公司电子化单轨制的实现会是一个漫长的、由非结构化模式逐步向结构化模式过渡的过程。相应地，供应商的培训工作也会随着电子化单轨制工作的推进而不断深入。在公司的电子化单轨制三步曲设想中，投标文件的形式经历了传统纸质标书— —双层PDF电子标书— —投标人投标响应表＋支撑证明文件的转变，在电子化单轨制的最高阶段，投标人甚至无需再提交任何形式的投标文件。可以看出，在电子化单轨制的不同阶段，投标文件的编制、投递形式存在较大差异，因此，持续、深入地开展供应商培训工作，是继续推进电子化单轨制建设。完善招标采购风险管理体系的必要前提。

五、结束语

以“流程化、规范化、信息化”的思想理念为依据，针对招标采购的组织体系、信息化提升、供应商培训管理等方面进行探讨并提出具体优化措施建议。从而为公司如何通过加强招标采购管理，实现集团化运作、精细化管理、标准化建设，满足电网建设改造和生产经营需要的目标，给出了一些切实可行的建议和意见，实现了集中规模招标的有序推进，保证了招标采购过程规范高效，有效降低了招标采购全过程中存在的风险。