浅析殡葬管理中如何利用信息化促进殡葬档案管理工作健康发展

秦国刚

（吉林省长春市公主岭市殡葬管理所，吉林 公主岭 136100）

殡葬档案能够直接反映我国殡葬工作的文化变化、改革内容和服务发展，可作为殡葬信息存储库建立的直接凭证和依据，直接影响着殡葬服务的层次水平。档案管理信息化建立于现代化技术平台，是档案信息收集、整理、保存、查阅的重要依托，极大地提升了管理效率，是行业进步的重要手段。殡葬档案管理内容繁杂，包括遗体档案资料、行业标准、法规政策等，都需要信息化管理方式的有力保障，使档案信息完整和准确度全面提升。档案管理信息化的深入化，才能更好地适应现阶段的殡葬管理需求，与殡葬档案资源价值的体现相适应，全面提升服务水平。

一、殡葬档案管理特点

（一）规律性

殡葬档案依照时间顺序，记载逝者最后的信息，相应的殡葬档案进行归档处理，必须遵行时间规律有序完成。此种信息收集方式，能够更好地发挥殡葬档案信息的价值作用，有利于工作人员的快速查阅。

（二）严肃性

殡葬档案管理更为严谨，基于殡葬档案是以登记逝者信息为基本内容，要求工作人员秉持积极、认真的工作态度，避免任何疏漏的出现，进而影响到逝者家属的情绪。所以，殡葬档案必须实行规范化管理，按照一户一档原则，详细登记公墓对应的逝者家属联系方式，将一墓一档的编号要求落实下来，确保殡葬档案管理的科学、有序。

（三）服务性

殡葬档案服务有遗体火化、公墓安葬、骨灰安放等内容，以此为基础展开服务工作，要求以编码登记信息为基础，保存档案资料、现场查阅信息，严谨资料文件外借；在复印处理时，管理部门加盖公章是必要的确认步骤。殡葬档案服务，必须坚决秉持以人为本原则，稳定逝者家属情绪，以更为灵活的日常办公方式，确保将各类矛盾控制在最小范围内，以便于被人们接受。

二、殡葬档案管理信息化的必要性

殡葬管理属于政府民政工作范畴，能够直接体现党和政府的关怀与爱民之情。殡葬行业，需要人口、土地、能源、生物、文化等方面进行集中处理的特种行业，具有业务内容繁复的基本特点。所以，殡葬档案管理信息资源从内容上主要分为社会科学、自然科学两大体系。其中，殡葬的相关法规政策和人文等，属于社会科学研究范畴；环境监控、火化技术、建筑与设计、生物应用技术、行业标准等，属于自然科学研究范畴。殡葬档案的复杂内容，更加凸显出信息管理网络系统的重要意义。

三、殡葬档案管理信息化建设中的问题

（一）安全隐患增大

信息化建设过程中，档案资源能够快速完成信息传输，但同时也带来了更大的安全风险。信息技术的应用，使纸质存储方式逐渐发生变化，利用计算机设备存储各类信息资源，有利于相关人员的查阅和整理。但是计算机网络技术的应用，加大了外界入侵的风险性，更易造成档案资源的损坏，黑客依托于网络技术，对政府网站进行非法入侵，时常发生重要信息损坏或窃取情况。殡仪馆的长期发展，逐渐使很多科技成果衍生出来，以自主产权形式，作为馆内资产和财富，避免发生资源损失情况。

（二）信息共享有限

一些殡葬单位已经逐渐建立业务信息管理系统，但是以自身情况为出发点，通用性很低，应用软件平台和网络体系并未实现统一化，导致信息管理系统的应用过程较为封闭，不利于不同单位完成信息共享要求。档案管理的传统方式呈条块分割，导致各单位管理独立化，限制了上下级之间的业务往来关系。而殡葬档案的复杂性，决定了分散、多头管理方式很难落实标准化要求；各个单位也缺乏协调机制作为保障，档案信息共享受到明显阻碍。

（三）资源利用率低

殡仪馆为了顺应信息化潮流，不断扩大档案信息化建设力度，整体水平逐渐提升，但是主要在民政部门集体领导下完成具体的工作内容，自主创新意识相对缺乏，数字化工作表现出一定的盲目性，使实际工作脱离了单位基本特点，是人力、物力等资源的极大耗费，基础设施建设也需要面对更大压力。档案信息化管理以利用效率的提升为目标，但是过分看重建设规模和速度，导致开发利用过程中明显存在检索人手少、应用功能差、缺乏认知度等问题。

（四）管理人员素质偏低

殡葬单位的日常管理并未与信息化建设真正结合起来，不利于长效机制的建立。这表明相关领导和管理人员对殡葬行业缺乏重视度。档案管理人员主要有工作经验丰富而专业理论缺失、新招聘人才的专业素养高而管理经验薄弱两类人，都会成为信息化建设的阻碍性因素。

（五）基础相对薄弱

殡葬部门依照民政档案管理相关条例展开具体的档案管理工作。基于殡葬行业本身的特殊性，信息系统管理软件的专业性相对缺失。殡葬行业目前仍然将纸质作为档案管理的主要在意，以手工记录方式进行档案信息录入、整理。这属于该行业的基本习惯，为了顺利达成短期快速转变工作方法的目标，信息技术改革会困难重重。

四、殡葬档案管理信息化建设优化对策

（一）加大信息化设备投入

一是将RFID 技术、门禁系统安装于殡仪馆、骨灰堂，作为遗体管理的必要措施，以便于跟踪处理殡仪馆到人炉火化的整个过程，有利于逝者家属顺利完成骨灰寄存业务的办理。二是以无线通信、网络技术文依托，注重缅怀逝者、宣扬积极意义的小电影、生活片段等服务项目的开展，以便于逝者家属从中领悟出生命的真正意义。三是通过电子屏幕查询系统，为殡葬项目设置相应的指南服务，以便于逝者家属完成各项环节。四是结合GIS 技术的三维显示功能，创建墓穴管理系统，以便于草坪葬、树葬等不同墓穴类型的有效管理，为绿色殡葬目标的达成创造有利条件。五是将远程监控系统安装于墓园，有利于墓地实际情况的实时监控，更好地保障了墓园内部的安全稳定；也是殡葬网上交易平台呈现准确信息的重要来源，是墓地成功交易的重要保障；能够监控祭扫人在传统节日的实际活动，确保园内交通顺畅。

（二）创建多功能阅览室

多功能阅览室，是档案管理信息化建设的重要环节。殡葬行业构建多功能阅览室，有利于相关部门共享内部情况，是工作效率提升的重要保障，大大提升了部门服务水平。但是档案管理工作共享，不是各项资料的全面公开化，只是面向相关部门。殡葬行业需要在档案资料中详细记录逝者及其家属信息，将一些个人隐私涉及在内，所以电子信息安全性，是档案管理信息化建设过程中避免数据非法侵犯和盗取问题发生的重要关注点。

（三）创新服务手段

殡葬服务要求殡仪馆秉持用户第一的管理理念，坚持对档案服务方式的创新发展，与网络时代的用户需求相适应。所以，档案管理部门只有贴近老百姓，才能准确判断出老百姓的殡葬服务需求，提出相应的信息资源开发和创新方式。例如，殡仪馆一般只会存储少量的逝者信息，但是需要面对较为广泛的信息内容。老百姓如果只利用传统方式查询逝者档案，需要先向殡仪馆提出申请，经档案管理部门统一，由档案管理人员依照需求者的信息人工查询对应档案，繁琐的工作过程，是人力、时间成本的巨大投入，同时很难保障查询后所获信息的完整性。档案管理部门信息化，就是以电子搜索功能完成信息检索和查询，是对信息查询流程的合理缩减，逝者姓名和年龄、骨灰存放证编号、死亡时间、生前工作单位等，都可作为信息搜寻的重要依据，由经办人快速找到全部档案，以便于能够在短时间内的更多人完成信息查询，是殡葬服务水平提升的具体体现。

（四）提升档案管理人员素质

档案管理人员必须坚持以日常工作顺利开展为基础，严格落实机构调整和变革过程中的具体要求，将信息化建设任务落实到位。这也就是在档案管理部门中充分利用电子信息技术、数字技术的特点，建立对应的阅览室、电子查询室等多个管理部门。而管理人员素质的提升，是信息化管理的实际要求，通过信息化培训计划的逐步落实，确保更多具备专业技能的人才参与进来，为档案管理信息化目标的达成奠定坚实的基础。

（五）统一数据库备份

殡葬档案信息化，必须以安全性为首要。一是电子信息安全。电子档案需要经过读取，才能为使用者提供数据信息，针对电子档案实体设置必要防护是基本的保管措施，同时做好档案元数据和背景的统一存储工作；要求以计算机网络为基础保障电子信息安全，需要从完整度、有效性两项指标为参考，全力保障电子档案质量，对可能发生的外部用户非法入侵加强防护。二是开放档案信息安全。基于《政府信息公开条例》中明确的各级行政机关职责，档案信息管理都逐步从内向型转而跨入外向型。随着档案的开放化利用方式，预示着自身朝着多元化方向发展，档案信心安全性要求也会不断提升。所以，设置保密级别、应用数据库备份，都属于档案信息化平台构建过程中必须注意的问题，同时利用安全屏幕直接显示出相应的管理负责人，在审批制度的严格约束下，确保各项安全保障责任能够明确到个人，使安全级别符合实际情况。

（六）加强网络信息安全管理

殡仪馆记录的档案信息不可避免的设计一些非人因素，在发生信息安全问题后，一旦发现信息丢失问题，必然会造成一定损失。网络安全问题的发生时间不固定，一般都是极短时间内信息资源快速遭到破坏。所以殡仪馆的档案信息化管理，必须正确处理信息服务、安全两方面关系。一是技术和非技术关系的正确处理，必须认识到信息安全不能仅仅依靠于硬件设备和应用技术，管理人员必须坚定自身的责任心，高度重视起来。档案信息安全的落实，需要完善的管理制度作为保障，将信息服务和信息安全整合处理，通过服务器上设置密码认证机制、敏感系统施行审计制度、实体保护重要服务器、文件定期备份等配套方法，逐步落实下来。

（七）档案管理信息化平台统一化

殡葬行业的信息管理只有符合标准化要求，才能真正发挥出其功能作用。档案管理信息化平台统一化，是标准化管理模式下的科学管理方式，数据标准能够保持一致。数据管理和应用规则只有实现统一，才能顺利完成系统应用过程中的具体指令和数据集成处理。而且网上平台提供的殡葬档案信息，是资源共享的重要方式。

结束语

殡葬部门关系到广大民众，是民政部门工作过程中的重要一环，需要采取科学、合理的方案管理措施。而且殡葬档案管理需要面对的较大工作量和繁杂内容，都体现出信息化管理模式的重要价值，是有效应对档案管理过程中的效率低、质量差等问题的重要手段，可作为殡葬行业提升服务水平的具体措施。殡葬档案管理信息建设向着规范化发展，适应了现阶段的客观情况，通过办公系统自动化、融合信息管理技术，为档案管理现代化奠定基础，保障服务质量。