水利档案管理信息化建设探究

闫瑞峰

（内蒙古自治区乌兰察布市丰镇市水利局，内蒙古 乌兰察布 012199）

引言

基于水利档案管理实际，加强信息化建设对档案得到高效管理具有积极影响。结合水利档案管理的特点，加强落实信息化技术，档案资料的管理途径得到相应的拓展，同时管理人员也实现现代化发展。因此，推动档案管理信息化建设，是水利局档案管理工作良好开展的重要选择。基于这一特点，在水利档案管理中，应探讨信息化技术及其具体应用，为提升水利局管理水平提供有力支持。

一、水利档案管理信息化建设原则

在水利档案管理信息化建设工作开展过程中，应该从多个角度进行思考，并遵循相应的工作原则，从而推动信息化建设工作得以良好开展，同时满足水利局的发展要求。具体包括以下几项原则：开发原则、规划原则、阶段性原则、数据库建设原则。第一，开发原则。在进行水利档案管理信息化建设过程中，落实开发原则，主要表现为明确时代发展的规则，树立先进的价值观念，科学使用管理方式。档案管理人员对于水利档案管理信息化建设方向和方式进行深入的分析探究，促使水利档案能够快速地过渡到信息化管理模式下，促使信息档案管理工作开展得以更加科学合理。在加强水利档案管理信息化建设的基础上，要注重开发质量，从而水利相关项目以及人员信息的安全性得以切实保障，软件开发目的也得到充分地实现。第二，规划原则。在开展水利档案管理信息化建设过程中，档案管理人员应该切实遵守规划原则，具体表现为管理人员在使用信息化技术开展档案管理工作时，需要深入分析各项因素，促使信息化系统具有独立工作的能力，同时工作的规范性得到切实的保障，信息收集和使用效率实现相应的提升，很多管理问题也得到充分的避免。第三，阶段性原则。通常情况下，水利工程项目规模比较大，水利档案管理信息化建设工作需要分为几个阶段进行，由此，档案管理人员应该根据项目实际情况建立健全相应的阶段性规划方案，基于明确的工作开展要求，强化水利工程档案管理信息化建设的秩序性。同时在当前信息化技术全面普及的基础上，应该有意识地培养管理型人才，提升人才资源的综合性素质，确保其同时具备专业知识和信息化技术，为水利局实现可持续发展目标提供充分的保障。第四，数据库建设原则。想要确保档案管理信息化建设工作的有效性，需要创建相应的数据库，在数据库中应该根据明确的特点进行信息分类，对其进行科学的归纳和管理，促使数据库得到更为充分的使用，为水利局项目工作开展奠定夯实的基础。

二、水利档案管理信息化建设问题

（一）管理制度不够完善

基于信息化技术在档案管理工作中的落实程度，以及档案管理工作对于信息化技术的需求，使得传统形式的管理制度与现阶段管理工作模式无法进行良好衔接。然而针对管理制度的完善优化工作，相关管理人员缺乏一定的主动性，没有将实际工作与其进行良好的结合。档案管理人员应该充分发挥自身的能动性，认识到自身所具有的责任，有重点的优化调整管理制度，对于一些细节部分进行相应的规范，从而确保管理规则更加满足当前信息化档案管理工作模式，档案管理质量和效率得到切实的保障。同时，与管理工作同步开展的监管工作，也缺乏相对完善的、现代化的规则进行说明，缺乏科学有效的监管机制作为支撑，难以确保对管理工作落实全面的、严格的监督，从而管理工作中存在的问题也没有被及时地挖掘出来，为档案管理工作留下了一定的隐患，档案信息的真实性和有效性难以得到切实的保障。

（二）管理人员素质有待提升

水利档案管理信息化建设工作良好推进，要求档案管理人员具有夯实的信息化技术作为支撑，能够将信息化技术充分地落实到实际管理工作当中。然而想要确保档案管理人员充分消化信息化技术使用，其学历、知识水平等都要达到相应的水准。但是问题在于目前档案管理工作当中，仍有部分档案管理人员综合素质没有达到相应的水准，还没有良好的适应水利档案管理信息化工作模式，专业能力和技术水平相对较低，无法支撑档案管理工作实现稳步前进的目标。针对这一点，档案管理人员需要有意识地提升自身的管理水平，加强对行业发展趋势的分析，明确信息化技术在其中所具有的作用和地位，由此更加清晰未来的工作开展方向，从而积极参与到水利档案管理信息化建设工作当中。同时为档案管理人员提供的培训活动中，对于信息化技术和档案管理工作的融合缺乏系统的说明，从而管理人员在这方面还有很多不足之处，具有很大的进步空间，需要更多的机会和知识填充，才能实现切实的提升，满足水利档案管理信息化建设的需求。

（三）资源整合技术不良

档案信息资源整合主要体现在两个方面：档案实体整合以及数字档案信息的整合。传统形式下的水利档案管理工作开展模式，难以支撑资源整合的需求。所以很多整合工作要依靠档案管理人员的自身能力，软件和硬件构成不良，技术水平没有达到相应的标准，资源整合工作就会遇到很大的困难。甚至于很多单位存在的问题是，难以呈现出完整的编目，档案目录中心的构建不良等，从而档案信息资源的整合还需要更有效的技术支撑。除此之外，传统形式下档案管理工作开展在信息收集上具有一定的问题，在不具备成熟的技术条件支持下，很多部门或者个人的信息没有在规定的时间内递交到档案管理部门，导致档案信息的不完整，甚至还有丢失的情况。

三、水利档案管理信息化建设策略

（一）构建信息化档案管理平台

为了确保水利档案信息化建设工作得以良好进行，水利局应该创建全面的档案管理信息系统，在信息化平台的支撑下，水利档案管理工作得以有序开展，管理效率和管理质量都得到了极大的提升，管理工作朝着更加科学、先进的方向发展。而完善的信息化档案管理平台主要涵盖以下几个方面：档案数据存储系统、档案管理模块化系统、档案查询系统、加强信息安全管理。首先，创建有效的水利档案数据存储系统，可以通过网络在线存储或者离线存储的形式，确保档案信息数据得到良好的管理和存储，为之后信息使用和开发奠定基础条件。在信息存储的步骤，可以通过照相机、扫描仪、计算机等电子设备，对档案信息进行相应地扫描，从而进一步强化存储系统的功能。其次，水利档案管理模块化系统还可以分为档案日常管理模块、电子文件存盘管理模块、数据采集传输模块等。通过对该模块化系统的良好利用，为信息数据的浏览、管理和传输提供有力支持。除此之外，水利档案查询系统。水利档案查询系统主要具备以下功能：录入信息、检索信息、浏览信息等。处在局域网范围内的主体，根据其职位和工作为其划分出明确的权限，在该权限范围内，使用者可以进入档案管理平台查询并使用相关水利档案，从而能够及时地获取信息，为自身开展其他工作提供充分的资源保障，档案信息的价值也得以充分的发挥。最后，加强信息安全管理。水利档案管理中涉及很多比较重要的水利项目信息，只有切实保障水利档案信息的安全问题，才能推动水利局相关工程项目得以良好推进。针对这一点，需要强化信息化档案管理平台的安全性，现阶段指纹、虹膜、声音、面部等身份识别方式都得到了良好的发展，在实际使用中都凸显出了很大的价值。通过科学使用这些身份识别方式，能够极大地增强档案信息的安全性，从而也进一步强化了水利档案信息化建设力度。与此同时，在档案库房也可以使用信息化安全管理技术，通过落实相应的人员监控、智能监测，促使档案得到更为全面的管理。还可以适当的引入智能机器人或者射频识别技术，针对档案管理信息系统制定创建相应的排架模式，实现对档案信息的智能化采集，对档案信息所处位置进行精确性定位，机器人根据定位信息将档案归位到正确的位置。这里需要注意的问题是，电子档案并没有完全替代纸质档案，只是二者的定位和使用不同。为了确保水利档案信息安全得到切实的保障，应该将电子化和纸质化良好地结合起来，采取双向管理、共同备份的方式，从而避免电子化档案受到网络病毒攻击的问题，也避免了纸质化档案由于管理不善而损毁的问题。同时电子化档案要进行定期地备份，从而有效提升电子化档案的安全性。

（二）开展档案信息资源建设

首先，水利局档案管理要从自身实际出发，创建符合自身情况的水利信息化建设工作方案，从发展的目光明确档案信息化建设核心，从而推动档案管理工作得以创新化发展。其次，针对水利档案管理部门所具有的职业范围和监督责任，从而创建起完善的、科学的、多角度的档案信息管理机制，对档案信息管理流程进行清晰地规定。同时针对各项档案资料的录入和管理规定，确保管理人员能够严格根据标准化和程序化流程，实现对档案的收集和管理，科学的添加档案资源。除此之外，充分挖掘各种档案管理软件的使用价值，让其良好地落实水利档案管理工作中，通过建立相应的目录数据库、优化电子检索等方式，促使信息化软件得以全面覆盖到所有水利档案信息中。最后，针对电子文件开展良好的归档管理。水利局要有意识地优化档案管理工作环境，通过提供更为充分的软件和硬件，以及信息化管理制度，促使档案信息资源建设工作得以顺利进行，从而电子文件的有效性和可使用价值得到切实的保障。

（三）加强管理人员信息化培训

当前我国社会已经步入5G 时代，信息化技术的高速发展和普遍性使用下，都在要求水利档案管理工作要快速转型，而档案管理人员是推动水利档案管理工作实现信息化建设的关键因素。由此，档案管理人员应该以更为专业的管理水平、先进的信息化技术以及正确的发展理念，推动水利档案管理工作得以朝着可持续发展的目标前进。水利档案管理人员对于水利工程建设项目的具体流程应该非常熟悉，同时具备夯实全面的档案管理专业知识，以及较高的信息素养，并且对于各项信息化设备以及档案管理软件都可以做到熟练掌控。基于以上对水利档案管理人员的要求，水利局应该主动引导档案管理人员参与相应的培训活动，让其强化自身的专业能力。首先，面对水利局现有的档案管理人员，应该根据员工所在岗位的不同以及职业需求不同，为其提供针对性的培训教学活动，让其根据自身发展目标和现有工作问题，选择更适合自己的学习内容，落实个性化教育模式。通常情况下，培训内容主要包括水利工程建设管理、档案管理专业知识、信息化技术、档案管理软件等，档案管理人员通过加强以上内容的学习，综合素质能够得到极大的提升。其次，为了推动水利档案管理信息化建设得到更有力地推进，水利局应该吸引更多的新鲜血液加入档案管理工作中，让更多熟知信息化技术的管理人才加入档案管理信息化建设工作当中。为了吸引到更多的专业档案管理人才，让其对水利局档案管理工作具有归属感，应该提升其薪酬待遇、良好的工作氛围、公正的晋升途径。当更多专业人才加入水利档案管理工作当中，会促使档案管理工作竞争激烈很大，从而引导更多人积极提升自身的专业素质，并强化对信息化技术的使用，为档案管理信息化建设工作提供充分的保障，同时人才结构体系也更加合理。

结语

通过对水利档案管理的了解，在管理过程中，加强信息化建设，对强化管理工作的系统化具有重要意义。结合当前水利档案管理实际，在管理过程中，加强信息化技术的使用，对简化管理流程具有直接影响。因此，应立足于水利档案管理实际，深入分析信息化建设方式，加强对信息化技术价值的挖掘，为管理工作开展提供夯实的技术支持，满足信息化时代发展的要求，推动水利局得以更为稳定高效的发展。