新时期殡葬档案的规范化管理

2021-11-28杨猛

魅力中国 2021年51期

杨猛

（吉林省公主岭市殡仪馆，吉林公主岭 136100）

引言

殡葬档案是殡葬工作和信息的储存库，也是殡葬改革和服务变革的重要参考数据，为了要升级殡葬工作，推动殡葬工作的改革，规范管理殡葬档案是非常重要的。新时期要提高殡葬管理的水平，发挥出殡葬档案的价值，而现在我国对相关方面的研究并不深入，如何才能真正利用好殡葬档案，做好殡葬档案的定位是现在人们非常关注的问题。做好殡葬档案资源管理可以为社会主义精神文明的建设做出一定的贡献，还可以推动整个殡葬行业的改革进程。

在传统的殡葬档案管理中，进行管理的模式等都是僵化和封闭的，进行管理也只是把所有的材料统一的存放在一起，保管好现成的资料而已，管理模式方面存在着非常严重的弊端，而且工作人员的素质不高，工作能力受到限制，对这份工作的认识也不清楚。相关的工作人员只会等着资料和材料被送过来，不会主动地收集材料，这样就会导致大量的殡葬档案没有被收集，让资料缺失，同时，工作人员在收集殡葬资料档案的时候也只收集文字的材料和建筑图纸，其他的殡葬文化和改革等相关的资料并没有被收集到，对陪葬档案资料的认识非常模糊，也不了解殡葬档案的管理范围和重要性，进行档案收集和研究的时候要注意，对档案的收集和管理工作定期进行升级和改革，让殡葬档案管理工作符合新时期的要求。而且，由于殡葬行业的特殊性，一定要对相关的管理工作进行宣传，让从业人员明白殡葬档案的重要性。

一、殡葬档案的职能定位

在进行殡葬档案管理的时候，要对殡葬档案管理进行职能的定位，首先一定要非常的严谨，殡葬档案管理一定符合国家的法律法规，然后再根据自身上级的要求进行材料的收集和管理，规范的进行材料的管理。其次还要和其他的殡葬企业实现资源和信息的共享，对殡葬档案的分类和管理模式等进行互相的交流和学习，宣传殡葬行业改革的重要性。最后，最重要的就是要加强分类管理，实现对殡葬档案的有效管理，为了实现这个目标，可以引进先进的技术，进行数字化的殡葬管理，不仅可以实现资源共享，还可以实现数据信息的查询，方便各级层的领导调取资料，并且进行决策。

二、殡葬档案的“与时俱进”

第一，档案工作者变成了一线信息服务者，再也不是被动的信息提供者，改变了旁观者的身份，而且现在的殡葬行业正在推进深化改革，殡葬档案的信息也变得越来越重要，殡葬的档案工作地位提升，是推动殡葬改革的重要部分。

第二，档案管理的模式也发生了改变，由于现在的殡葬行业开始进行合作，不再是从前相互独立的存在，殡葬行业的档案管理已经具备了行业内的关键性和互动性，档案管理工作被重视起来了，各个部门和单位开始进行相关的合作，对殡葬行业的档案进行收集和整理，为行业的发展打下基础。

第三，档案工作的具体工作模式也改变了，从前的档案工作只是收集好材料，并进行统一的管理，发现了缺漏之后再进行补齐，而现在的档案工作已经改变了，不再是从前单一的保管的材料。现在的殡葬档案管理侧重于信息的查询和事务公开，不只是单纯的保管材料，而是向综合服务型转变，实现了殡葬行业的改革与发展。同时，殡葬档案的基础性也被利用起来了，殡葬档案实现了全体覆盖之后，服务的人群也发生了改变，不再是只服务于特殊的定向人群，而是面向整个社会成员。殡葬信息能够和社会保险、商业保险、遗产继承等行业事业联系在一起，实现信息的共享，彰显殡葬行业改革之后的开放性。

三、对殡葬档案科学合理鉴定

殡葬档案管理中有一个重要的环节，那就是要对殡葬档案进行鉴定，对档案的内容进行鉴定，防止有假档案的存在，影响档案数据的真实性，实现档案的有效管理。殡葬档案管理的作用是非常重要的，这是逝者人生中最后的记录信息，在社会中使用到的频率也变得频繁，为了发挥出殡葬档案管理的真实价值，需要对档案的期限进行划分，设定一个科学合理的期限有利于实现殡葬档案管理的规范化，发挥出最大的数据价值作用。

（一）殡葬档案保管期限划分

进行殡葬档案管理期限划分的时候，可以参考逝者的身份和社会地位、社会影响等。对于一些党和国家的领导人，或者是在国际中有重大影响的人物，他们的档案都应该被永远保存，他们的平生为党和国家还有社会做出了贡献，应该被载入史册，接受万民的敬仰和怀念。对于在政治、军事、经济、文化、科技等这些领域取得一定成绩的名人，都应该按照具体的社会影响力和贡献等进行具体的档案保存期限的认定。对殡葬的档案管理要科学合理进行划分，期限也要综合考量各个因素，最后再对这些进行科学细化，具体的制定出档案保存的期限。

（二）殡葬档案鉴定常态化

对档案进行鉴定也不能只是记录的时候才进行，要把档案作为一个常态化的工作工程，定期对殡葬档案进行鉴定，并且在殡葬工作的职能要求中做出具体的鉴定规定，保证鉴定工作规范有效的开展。工作人员主要要对有永久保存价值的殡葬档案进行鉴定，因为有些档案可能会降低到定期保存价值的殡葬档案中，而有的定期保存的殡葬档案也可能会晋升到永久保存档案中。通过鉴定，还要对已经到保存期限的档案进行处理，一般来说，档案的保存到期以后，要么需要延长保存的期限，要么就需要对档案进行销毁。如果确定要销毁档案，那么一定要注意档案销毁的安全性，保证销毁的环节是符合规范的，确保销毁档案的时候不会造成信息的泄露等问题。作为殡葬部门，最好还要自行成立殡葬档案销毁管理组织，对需要销毁的殡葬档案进行监管，在销毁的时候，现场必须有两个人以上在监督管理，同时还要把相关的销毁信息登记，且永久保管。

四、殡葬档案的规范管理

（一）提升管理人员综合素质

殡葬档案管理人员的综合素质和工作能力也需要提升，他们的能力和素质直接决定了殡葬档案管理的水平，为了提高档案管理的效率和水平，需要对相关的从业人员进行培训，把宣传页发给管理人员，让管理人员认真按照宣传页的要求和提醒，按照步骤严格的完成工作，提高其综合素质和业务能力，并且对他们的道德修养和政治觉悟等进行一定的培养。作为殡葬档案管理人员，首先就要提高自己的思想觉悟，增强自己的党性，提升自己的思想道德素质，解放思想，经常思考，不断地对自己的工作进行总结，及时的发现问题并解决问题。同时，作为一个殡葬档案的管理人员，要自觉地对殡葬档案进行保密，不能把档案信息泄露出去，做好严格的保密工作，清楚地认识到殡葬档案是机密，在日常的工作中，还要培养自己对这个行业的认识，保证自己可以清楚地了解到这个行业。

根据我国的科学发展观要求，我国的殡葬档案管理人员还要开展法律法规的培训，提高他们的法律意识，将法律法规深深地烙印在他们心中，而且档案管理人员还应该要热爱自己的事业和工作，抱有一个积极的工作态度，用出色的服务来推动殡葬行业的深化改革和发展。作为一个殡葬档案管理人员，在工作中应该会有不同的感悟，可以把自己的感受整合起来，向行业部门提出改革的方向和构想，不断对自己的工作进行创新和探索，可以利用自己探索出来的形式和规律来进行工作实验，积极开展具有开创意义的工作，让学习情况和新形势结合起来，养成相信科学、实事求是的精神品质。

（二）健全殡葬档案管理制度

殡葬档案管理需要有一个完善的制度体系来规范，实现档案管理的规范化，约束好档案管理的具体工作流程。建立一个全面的制度，里面规定的内容需要涵盖收集制度和保管制度等，并且按照制度中的要求来对管理人员进行考核，提高管理人员的工作能力和工作意识，保证整个殡葬档案管理的完整性和真实性。殡葬档案管理工作和其他的档案工作存在差异性，由于这个行业的特殊性，显得档案信息管理一体化非常重要，相关的档案管理部门必须要加大资金的投入，购买相应的硬件设施，做好一体化发展进程的基础建设工作，同时还要降低管理成本，提高管理的效率和质量，比如说，在档案管理部门中，档案工作人员要详细的划分出自己的工作职责和工作内容，并将相关的保密和查阅内容写入制度检查中，提高管理的效率和规范性。

（三）加强殡葬档案利用反馈

殡葬档案利用现在也变得越来越频繁，花费了大量的精力和金钱建立了殡葬档案管理制度，推动了殡葬档案管理的发展，为了提高档案的可利用性和实用性，管理人员需要对档案信息进行开发，找出档案中可以使用的信息资源，保证档案的价值性，这样可以让管理人员清楚相关档案的情况，及时对档案进行完善，解决可能出现的问题。想要加强管理人员和档案管理的联系，还需要从服务对象上做出改变，针对不同的服务对象提供不同的服务，从根本上进行档案资源利用的管理就要及时的改变殡葬信息的管理期限，规范档案的格式，确保档案载体内容的多样性，方便以后档案的借阅和利用。

（四）加强殡葬档案信息化建设

信息技术正在不断更新和发展，现在已经逐步成了各行各业应用最为广泛的技术，为了要推动殡葬档案管理的改革和升级，一定要更新自身的硬件设施，引入先进的设备，提高档案资料管理的效率，减少档案管理人员的工作量，同时还要保证档案管理人员熟悉这些设备的操作和使用方法，提高工作人员的技术水平，做好资料的收集和分类整理等工作之后，就可以依靠设备的精确性来进行档案管理，实现档案管理的数字化和信息化，根据日期和分类级层等建立相应的数据库和目录，方便查找与利用，保证档案高效管理，做好信息资源的利用与开发。

将档案管理数字化、信息化以后，最需要注意的就是档案的保密性，要设置数据库的防火墙和动态的身份登录密码，对电脑进行严格的保护，同时还要定期对电脑进行清杀，更新保护墙，升级保密系统，防止被不法分子利用，尤其是一些重要的特殊资料，要特别的进行存储，将档案进行分类，储存的期限有短期、长期、永久等，对于保存期限长的资料要进行额外的加密保护，到了一定的期限之后就要立马销毁清理，防止被人入侵盗取信息。在查阅档案的时候可以利用云端共享器，共享器会检索到每个档案管理人员的信息，对信息进行记录，按照档案管理人员的权限提供相应的查阅结果，保证信息的安全。