新时期的疾病预防控制中心档案管理工作

杜广明

（沂南县疾病预防控制中心，山东 沂南 276300）

前言

疾控中心的档案信息对疾病防控有重要意义，常见的疾病都可以顺利解决，有利于社会的稳定，而且可以保证人民的安全。因此，我们要对疾病预防控制中心的档案管理工作进行完善。本文主要来探讨分析一下档案管理工作的重要性以及我国疾病预防控制中心档案管理工作的现状，并且针对这些不足采取措施，保证疾病预防控制中心的档案管理工作的顺利进行。

一、疾病预防控制中心档案管理的重要意义

疾控中心档案信息是疾病预防控制中心所有工作的基础，因此，一定要对疾病预防控制中心的档案管理工作加以重视，提高档案管理的工作水平和工作效率，确保疾病预防控制中心的管理工作的顺利进行。下列主要是疾病预防控制中心档案管理的主要意义。首先，疾病预防控制中心档案管理是疾病预防控制中心的主要工作之一，它为疾病预防控制中心做出很大贡献，指导疾病预防控制中心的工作，同时可以让群众更加重视疾病的预防，提高疾病预防的意识，在疾病暴发之前有效地保护自己，保障人民群众的健康和安全。第二，疾病预防控制中心档案管理可以在疾病大面积来临之前做好预防，及时了解疾病的来源并且进行阻断，保证社会的稳定。最后，疾病预防控制中心的档案管理促进了疾控事业的发展，同时档案管理工作的进行为疾病预防控制中心工作的开展奠定了基础，为今后疾病预防工作的进行提供了方向[1]。

二、我国传统疾控中心档案管理工作存在的问题

（一）档案管理纸质化的不足

纸质化档案与电子版相比存在着一些缺点，首先纸质化档案容易被损坏或者丢失，而且维护的费用比较高。其次，纸质化档案不方便工作人员携带，这样就会增大工作人员的工作量。第三，纸质化档案相较于电子版本会占据空间，无形中就加大了资源的利用，造成资源浪费。

（二）档案管理过程不合理，不能保证资料的安全性

目前，我国疾控中心的档案管理过程不合理，档案在整理的过程中很容易出现偏差和错误，没有专业的人员进行数据的检查和保护，资料安全性很难保障，而且在资料的分析中很容易丢失和泄露，导致档案管理工作不能顺利进行[2]。

（三）档案分类不合理，不利于资料的查找

目前，我国疾病预防控制中心档案的分类不合理，标准也不同，因此在分类的过程中很容易出现重叠现象，而且疾病的来源大多很相似，这就导致资料查找困难，对疾病预防控制中心的工作造成麻烦，增大工作量。

（四）档案管理缺乏规范

疾病预防控制中心档案一般与疾病案例有关，这些案例比较繁杂琐碎，整理起来工作量非常大，而且没有一个统一的标准来规范整理，这就导致档案管理工作更加困难，不能及时地找到所需的资料。因此，一定要加大对档案管理的规范力度，确保档案管理工作的正常进行。

（五）档案信息化程度低

传统的纸质档案已经不再适用，新时期的疾病预防控制档案管理需要改变传统的方式，在技术的支持下，实现信息化管理。目前，我国疾病预防控制档案管理的信息化程度较低，一些基础设施落后，已经不能再继续处理这些档案信息，除此之外，由于档案的信息化程度低，纸质的档案很容易被损坏，造成档案的丢失，不利于疾病预防控制中心档案管理工作的正常进行[3]。

（六）档案管理人才缺乏

目前，我国疾病预防控制中心档案管理缺乏专业人才，大多都是传统的纸质档案的工作人员，他们没有掌握信息化管理，而且档案管理也没有招聘新的专业人才，硕士学历的工作人员少之又少，甚至一些档案管理人员仅仅是进行档案的分类和管理，他们对于疾病缺乏了解，不能很好地展开管理工作。由于档案管理工作比较枯燥，很难吸引专业人才来从事这样的工作，导致很多非专业人才出现，他们很难适应新时期的管理工作，对档案管理工作的进行造成一定的困难。

（七）档案部门设施短缺

由于领导以及政府对档案管理不重视，不愿拨足够的资金，导致档案管理部门的基础设施非常缺乏，甚至一些疾病预防控制中心的档案管理没有一个专门的房间，更别提信息化的档案信息处理了。除此之外，一些档案室没有防虫、防火的基本的设施，严重的威胁到了纸质化档案的管理，存在着安全隐患。

（八）缺乏科学合理的工作流程

现阶段，我国的疾病预防控制中心档案管理工作缺乏科学合理的工作流程，没有形成一个完善的档案管理制度，而且我国也没有制定相应的法律法规，这就导致档案管理工作过于随意，工作人员没有统一的标准进行分类和整理，提高了档案管理的难度。

（九）档案利用率低

我国一些先进的疾病预防控制中心档案管理工作进行得非常顺利，不仅设立了独立的档案室，而且还有完善的档案管理制度和标准，信息化程度也较高。但是这些档案利用率不高，工作人员认为这些都已经过时了，没有意识到档案的重要性，导致大量的档案仅仅是占用空间而没有用处，造成了资源的浪费[4]。

三、提升疾病预防控制中心档案管理水平的措施

（一）建立规范化的档案管理体规范化的体系

规范的档案管理体系是档案管理顺利进行的最重要的一个环节，只有完善了档案管理制度，档案信息才能得到最大化地利用。档案管理的工作人员要做到分类管理，按照档案管理制度进行操作，并且要明确自己的管理目标，使得档案可以在使用时可以及时地调出，使档案管理更加的规范。除此之外，还要建立薪酬制度和奖惩制度，对于认真严谨的工作人员要予以奖励，激发员工的积极性和主动性，提高他们的工作热情，使他们积极地投入到档案管理工作中去，促进疾病预防控制中心档案管理工作的顺利进行。

（二）加强档案信息化建设

随着我国社会的不断发展和进步，信息化发展进程逐渐加快，档案的信息化管理已经成为不可或缺的一部分。因此，我国的疾病预防控制中心档案管理必须以技术为前提，符合社会的潮流和发展，加强档案的管理和建设。对于老旧的设备要及时更换，定期对设备进行检查和维修，保证设备正常运转。除此之外，还要通过网络加大对疾病预防的宣传力度，保证人民群众的身体健康，使疾病预防控制中心档案的信息发挥最大的作用。

（三）加强档案管理队伍建设疾病预防控制档案管理

管理档案是一项团队性的管理工作，需要一支优秀的医院档案管理人才队伍，完善医院档案管理规章制度和工作流程，提高医院档案的业务信息化管理水平，从而不断提高国家疾病预防控制中心的档案工作管理水平。新时期重大疾病宣传预防灾害控制防治工作必然需要一批综合防治能力强的专业人才，而提高综合防治能力要具备的首要条件之一就是具有责任意识，档案管理工作是一项极需仔细和严谨的工作，肩负的责任也是重大的 所以要想做好档案管理工作 责任意识是必不可少的。这也需要单位领导、部门领导和档案员工共同提高，共同重视。疾病防御控制中心领导要提高政治觉悟，改善管理系统，健全档案入档调取机制，做好档案信息管理工作。同时要始终以身作则，做好审查监督，重视人才的培养。要加大对档案工作人员的培训，培训不能光是档案专业知识，而是要以资格培训和继续教育为重点，突出针对性和实用性。提升档案教育的层次，适应疾控档案管理工作的特点。要营造良好的工作氛围，建立上下良好的沟通机制。倡导同事间要互相友爱，良好配合，共同进步。大家共同面对工作中的问题，集思广益，查漏补缺，为疾病控制预防事业的发展做出贡献[5]。

（四）领导要加大对疾控中心档案管理工作的重视程度

档案管理工作虽然没有疾病预防控制中心的其他工作那么繁忙，却是其他部门工作的基础，如果领导对档案管理工作不重视，就会使其他部门忽视档案的存在，在进行疾病预防事就不会想到通过档案信息进行问题解决。因此，领导一定要重视疾控中心档案管理工作，提高他们的意识，全面完善档案管理工作。档案管理工作包括收集资料、整理资料、对资料进行分类、最后存入文档四个步骤。在资料收集时，要注重资料的完整性和正确性，保证这些资料信息有参考的价值。在整理资料时，要进行编号等各种细致的工作，在这个阶段必须要认真严谨，避免资料混乱。在进行分类时，工作人员要按照相关的标准进行分类，防止因工作人员的不同而造成分类的不同，导致资料寻找困难。最后，在进行存档的过程中，一定要有专门的工作人员进行检查，确保档案的正确。

（五）提高档案管理人员的综合素质

首先，档案管理人员的招聘要有一定的标准，首要条件就是要有医学相关的知识，其次，在正式工作开始时要进行培训，让他们学会档案信息管理的流程。最后，为他们提供交流和沟通机会，取长补短，改变传统的档案管理方法，不断让他们去参加学习，提升自身的综合素质。

（六）不断改善档案部门的设施

要想使疾病预防控制中心档案管理工作顺利进行，就必须要加大资金的投入力度，为档案管理提供完善合理的设备，确保改变传统的纸质化档案资料，建立信息化管理体系。在档案信息整理的过程中，工作人员要对档案信息进行分类和整理，并且及时传入电脑中，防止档案信息的遗漏。

四、结语

疾控中心的档案信息对疾病防控有重要意义，常见的疾病都可以顺利解决，不仅有利于社会的稳定，而且可以保证人民的安全。因此，我们要对疾病预防控制中心的档案管理工作进行完善。但是我国疾病预防控制中心档案管理存在着很多不足，没有制定合理的档案管理制度，没有加大资金投入等。因此，新时期的疾病控制预防档案要认识到档案管理的重要性，不断改进和完善，建立完善合理的制度，改善基础设施，保证档案管理工作的正常进行，促进疾病预防控制中心的其他工作的正常实施。