大数据时代电子档案管理面临的挑战及对策

周萍

（1.湖北省交通运输厅黄黄高速公路管理处，湖北武汉 430074；2.湖北黄黄高速公路经营有限公司，湖北武汉 430074）

0.引言

通过电子档案的形式开展档案管理，充分运用海量的网络空间进行云端存储，以提升其资源整合和共建共享的效率，是新时代档案管理工作的趋势。多年来，黄黄公司高度重视档案管理工作，把档案管理列入公司发展规划，依据《档案法》《交通档案管理办法》等建立了相应的管理制度，有计划、有步骤地推进了黄黄高速公路档案资源的信息化建设。

1.大数据时代电子档案管理的意义

在大数据时代，数字化信息已经成为记载人类社会发展的重要手段，也为档案管理提供了全新的应用工具和技术平台。从技术层面看，电子档案通过数字化的形式进行存储，其本身就具备了批量化、虚拟化、多媒体化的特征，将电子档案进行存储、分类的过程就是对数据进行加工的过程[1]。在大数据、云计算、机器学习等新一代信息技术的支持下，能够对电子档案进行更加高效的资源整合，通过检索、编码、智能化等工具，为档案的管理者和使用者提供更多元、更便捷的体验，推动档案信息的互联互通和共建共享[2]。从管理层面看，电子档案管理的物理基础主要表现在计算机网络设备和相关存储终端，在信息科技创新的背景下，低成本开展电子档案管理的目标能够实现。任何单位和个人均能够通过电子化的信息系统进行档案管理，并通过较为开放的云端存储工具实现档案的存储、提取和共享。

2.大数据时代电子档案管理的挑战

2.1 整合效率低下

在电子档案不断增多的背景下，只有加强资源整合才能够保障电子档案“为我所用”。但是诸多单位还存在着流程不清晰、建设不到位、创新不积极等问题，导致电子档案资源整合效率低下，以黄黄高速公路为例，目前，黄黄公司在高速公路信息化建设与档案信息的整合方面缺乏系统管理。从流程上看，随着电子档案管理的推进，电子档案的记录、存储、提取等规则需要重新建立，单位在相关管理规则的建设上缺乏系统性的框架和落地的细则，导致不同业务部门、管理人员在电子档案管理过程中缺乏参照，在相应任务的要求下开展“应付式”的电子档案存档，使电子档案仍停留在初级阶段，难以起到资源整合效果。从系统建设上看，电子档案的管理需要完善的数据库系统，尤其是在人员、技术、经验等条件限制下，单位在数据库建设上尚未匹配内部的业务流程，使得数据库系统中存在较多的人工参与环节，操作过程不仅繁琐，还额外增加了管理成本。从创新层面看，电子档案尚未通过专业内容、专项研究、专业数据等形式进行内容输出，尚未体现档案的资源价值，对电子档案的利用积极性较低。

2.2 共建共享不足

电子档案的共建共享能够有效打破信息之间的孤岛，然而，由于保密层级不一致、共享意识不足、技术开发能力弱等问题，单位之间的共建共享机制还尚未建立。从规则差异看，不同单位对于保密定级、保密时限、信息传播要求等具有不同的规定，在电子档案共建共享的过程中，如果难以打通单位之间的保密规则，就容易产生对信息数量和质量的争议，且在国家保密相关法律法规的要求下，存在一定的违规风险。从参与主体看，部分单位仅将电子档案管理作为传统档案管理的一种替代性手段，尚未意识到档案的共建共享对于组织发展、业务提升、行业变革的重要作用，因而对于参与电子档案共建共享的积极性较低。从技术创新看，伴随着区块链、云存储等技术的发展，主体之间的信息共享能够实现更快速度、更高安全性的阶段，但是由于参与主体之间缺乏互动和创新，不仅大量的前沿技术尚未投入使用，甚至部分电子档案还需要线下传输，这大大影响了信息互联互通的效率。

2.3 风险隐患较多

在大数据时代，由于网络空间的虚拟性和内容数字化，电子档案管理也存在着诸多风险隐患。在网络安全上，如果安全防火墙的建设缺位，会导致木马病毒程序入侵系统，窃取电子档案的管理密码、核心信息等，从而产生严重的信息泄露风险。并且在信息技术发展中，虽然系统补丁程序不断完善，但不法分子仍然通过多种手段制造非法程序，使日常网络安全保护始终处于高度警戒状态。在应用层面，档案管理系统、管理插件等大都依托于底层的数据库管理、网页设计等程序，大多数单位仅注重相关应用的操作，却忽视了其潜在的信息安全风险。在账号管理上，如果不进行有效的高强度数字加密，相关账号信息、档案信息等极容易被特定程序破解，会使系统的保密性能降低。在备份管理上，如果不注重核心内容备份，一旦发生信息损毁和系统性的破坏，就会丢失重要信息资源。在操作层面，由于缺乏操作制度、流程、规范等方面的细则安排，档案管理人员的操作过程缺乏规范，极易产生由于个人行为导致的信息泄露、信息损毁等档案管理事故。

3.大数据时代电子档案管理的对策

3.1 多维资源整合

（1）应当从制度和管理规则上对源头资源的存储标准、存储格式、存储流程等进行规范，使电子档案管理既能够保存业务记录，又能够以较为便捷的方式开展管理过程[3]。（2）随着电子档案的不断增多和组织结构的变化，聚类资源需要不断进行优化，在数据库中增加检索、分类、导引等相关应用，并根据具体需求使档案管理与业务变化相统一，必要时可以采用服务外包的形式请专业化的信息技术公司进行结构设计和应用开发。（3）应当加强对电子档案的研究和运用，从而使相关成果服务业务变革和组织升级。

3.2 多元主体共建

在标准互通上，应当进一步加强外部档案管理规则协调，明确不同主体的保密要求、管理规范、信息安全边界等，从而能够在电子档案共建共享的原则下寻求合作的突破口，在国家相关法律法规、行业规则等大体框架下开展有限度的电子档案共建共享，从而能够加快信息平台建设进程。

在外部共享上，应当进一步发挥云端存储、区块链等技术的优势，开发更为便捷的一体化系统，使多元化主体能够通过多个终端和平台，在特定的权限范围内进行档案的自主上传和提取。

在内部互动上，应当将组织内部的基础系统与电子档案管理系统率先打通，将OA系统、考勤系统、审批系统等内部系统纳入电子档案管理体系，使电子档案成为记录日常业务活动和组织发展的重要见证，也为档案管理系统的优化升级提供基本的设计框架和分类场景。

3.3 多重安全保障

在风险监测上，应当针对电子档案管理的软件系统、硬件系统、网络系统等进行常态化的风险监测，将内网、外网、局域网等进行分类控制，定期开展网络安全的演练，主动应对潜在的网络攻击，必要时请外部的网络安全服务机构对电子档案管理系统进行安全检查，及时补充相关网络安全工具，夯实网络安全保障[4]。

在内部应用上，应当充分运用数字加密、数字签名等技术，为电子档案管理相关应用提供多层级的数字加密，从而使保密管理相关制度能够在技术手段下得到保障。

在备份管理上，应当根据特定内容的重要程度和损毁的风险，为不同类别的内容建立不同的备份管理标准，确保重要性内容在产生损毁的情况下仍能够通过备份恢复。

在操作制度上，应当根据组织的相关管理规范，明确内部人员和档案管理人员的操作权限，严格执行操作授权制度，杜绝超权限操作，定时排查潜在的泄密风险，并将其纳入巡视、审计等相关内部监察工作中，确保操作管理的规范性。