“互联网+”时代数字档案管理探讨

谢歆琳

（桃江县地质环境监测站，湖南 桃江 413400）

互联网+时代的到来，数据分析与利用成为必然趋势，在档案管理中也应基于互联网+的时代思维，做好档案的数字化转型与改革，以数据的有效搜集、科学分析与整合利用带来档案管理价值的提升，也以数字化转型带来档案管理效率和质量的提升。做好数字档案管理工作是互联网+时代档案创新管理提出的必然要求，当前必须加大对数字档案的管控力度，认识到数字档案管理中的短板不足，解决这些问题，以更好地推动数字档案管理工作的开展。

一、互联网+时代数字档案管理的新挑战

档案作为人类活动的忠实记录者，可以为人们提供事物发展的客观规律启示，让人们在总结历史，把握规律的基础上更好地开展工作。互联网+时代，数据应用已经广泛拓展到社会生活的方方面面，对于档案管理人员来说，也应基于互联网+的数据应用思维去做好档案管理转型。在互联网+时代，数字档案管理人员也应认识到数字档案管理中面产生的新挑战。

（一）数字档案存储时限长

互联网+时代大数据的应用范围更广，数据分析的众多应用中以连续不间断的长时间发展数据为基础进行趋势的预估前景的预测是大数据应用中最具科学价值的应用项目，这对于数字档案管理人员来说，必须要重视原始数据的收集[1]，并基于数字档案存储时限延长的特性去做好原始数据追根溯源的整理，让数据分析结果更科学有效。数字档案信息长期保存能带来数字档案凭证价值的长效发挥，有利于档案馆向利用者提供更优质的服务，这也意味着数字档案管理人员在档案管理上也应认识到档案存储时限的延长，以更大的时间跨度去做好数据的采集、过滤与利用。

（二）数字档案总量更大

互联网+时代数字档案总量不断扩大，其适应各行各业的转型发展需要，进行存储规模的扩展、存储容量的扩充，并支持存储、查阅、调取、使用等一体化操作[2]。因此档案管理人员应基于数字档案便捷存储，大容量存储，灵活使用的特点去掌握数字档案高效处理的技巧方式，加大数字档案管理中的统筹化思考和人性化关注，以更好地应对数字档案总体需求量大及规模化增长的挑战。

（三）数字档案读取格式更多

互联网+时代大数据分析使得人们获得认识世界的新视角，大数据分析结果可以指导人们的工作和生活，带来社会生活科技化水平和智能化水平的提升[3]。当前电子信息技术应用水平不断提升，数字档案的类型更为多样，从单纯的文字档案演变为融合了文字、语音、影音资料的多类型的多媒体档案材料，数字档案的读取格式也随之改变，在互联网信息技术的加持下，网络数据保密关注不足，档案数据信息也存在泄露的风险，而多样的读取格式更加剧了信息泄露风险，因此面对数字档案多元化的表达、多方式的读取，必须做好电数字档案的安全保护工作。

二、当前数字档案管理中的既存问题

（一）存储工具使用状态不稳

数字档案存储和管理需要电子信息技术为支撑，也需要相关终端设备的支持，其对终端设备电子信息技术依赖性较大。一般来说，终端设备内存容量越大，应用软件装配越完善，数字档案存储管理水平、管理效果越理想。当前数字档案主要的存储工具有光盘、移动硬盘、磁带库以及磁盘阵列等，不同的存储工具及优缺点差异明显。光盘应用最为成熟。成本较低，但存储速度慢、容量小、容易磨损。移动硬盘容量有所扩充，转存方便、成本较低，但兼容性差、安全系数低[4]。磁带库储存容量较大、成本低，但容易出现机械故障，引发数据丢失，维护复杂。磁盘阵列容量大、成本较高、安全系数较高、设备运行相对稳定，但目前国内无核心技术支持，自主维护难度大。通过分析这些存储工具使用的优缺点，可以看出除磁盘阵列以外其他设备都存在使用状态不稳的问题。

（二）读取技术升级引发安全威胁

数字档案管理需要相应的数字档案管理设备，而管理设备也会定期进行技术系统的升级。但这些系统在升级时很容易遭受恶意攻击，导致数据的泄露，甚至出现升级系统崩溃的情况。数字档案管理中如果终端设备操作系统升级不理想，数字档案管理效率会大大降低，即使升级后操作系统对设备硬件也提出了较高要求。如果只是单纯的升级软件系统而不升级硬件设备，就因两者不匹配，无法高效读取数字档案。但对于多数企业或单位来说，升级硬件设施会增加数字档案管理成本，这也是数字档案管理的难题之一。

（三）数字档案安全保障不足

互联网+时代，网络环境是开放的，数字档案的管理需要于网络技术基础上搭建相应的管理平台，这无疑增加了数字档案被篡改、被窃取的风险。此外数字档案信息读取、数据存储及日常管理多为自动化操作，在读取数字档案时因误操作导致档案数据被修改的情况也时有发生。数字档案备份不及时，一旦出现数据被意外篡改或系统瘫痪、设备故障等问题，档案管理将面临重大损失。

三、互联网+时代数字档案管理的优化路径

（一）重视数字档案资源建设

以数字档案管理人员档案资源建设意识的强化，推动数字档案资源建设工作。企业或者相关单位管理层要重视数字档案资源建设，认识到其应用价值，制定档案资源建设的长期规划，并设置专门的档案管理部门，设置相应的档案管理岗位，拨付专项资金，给予数字档案资源建设支持。各部门要有效配合[5]，参与到数字档案建设中，数字档案资源建设，不仅仅是档案管理部门、档案管理人员的职责，也需要其他部门的配合，特别是前期档案信息数据的提供，后期档案信息的查阅利用。档案管理部门也应发挥能动性，具有较高的数字档案资源建设自觉性，自觉做好存量档案、数字化增量档案的建设工作，让档案资源网络化，从而构建有效的数字档案资源体系。

（二）明确数字档案资源建设标准

数字档案管理必须有明确的管理标准、管理流程，特别是档案资源整合归纳，必须有统一的标准，让档案资源的收集、存储、管理与利用更高效，带来数字档案资源的协调与共享。数字档案资源建设可分政府层面和企业层面来展开，就政府层面来说，档案行政管理部门建立数字档案资源规范，将其传达给所属区域企业档案管理部门，而档案行政管理部门下发相应的管理标准前应深入调研，了解数字档案管理的现实情况，了解其迫切需求。档案标准也不是一成不变的，需要及时修改或增删标准条例。而企业层面应基于档案行政主管部门颁布的标准和规范，以自身档案管理实际为出发点，建立更适合自己的数字档案资源标准体系，以此为指导开展数字档案管理工作。在日常档案核对中，要基于标准体系及时补充缺失的字段信息，及时修正不规范的著称，让格式和名称统一化。

（三）做好档案资源的深度开发

数字档案管理中也应做好档案资源的深度开发，这是其有效利用的前提。深度开发需要多部门联动，需要有资金支持，更需要有人才保障。重点来说，数字档案资源的深度开发应实现全文检索，加强数据分析和整理，提前做好数据备份，应开展数字档案编研探讨，建立健全档案数据库，将数字档案材料以系统化和多元化的形式提供给所需部门。在数字档案资源的开发中，应加强个性化关注，推出个性化的查询服务[6]，以满足不同人员档案检索需求。为保证档案的安全，也应做好权限配置，让档案资源共享的情况下不暴露个体隐私、不泄密。

（四）做好技术创新，建立云存储平台

互联网+时代数字档案管理中应进行技术方面的创新，主要是开通云存储平台，利用“数据云”的概念，以提高磁盘阵列等数字档案存储设备性能的稳定性，以数字化优势的发挥带来工作的优化，减少因物理设备自身原因导致的数字档案风险，提升数字档案管理效率和效果。鉴于云平台登录操作受时间与空间限制较少，其可以实现数字信息的快速流通和共享利用，能带来数字档案管理的新局面。

（五）基于创新意识做好档案维护

数字档案管理中也应立足实际，走创新之路。基于数字档案多种读取方式，应进一步拓宽其读取范围，优化其读取路径。选择兼容性强的读取设备，依托云平台的技术优势，带来数字档案的有效读取、科学利用。对数字档案需求进行模糊处理[7]，进行数字档案管理系统的升级，让数字档案应用管理不断细化区分，实现数字档案读取需求的科学引流。在日常的数字档案管理中也应做好数据的定期更新，消除数字档案被篡改、被损毁的风险，也实现失效档案错误档案的纠正清理，提高存储利用率，也保证档案的利用价值。例如在数字档案管理中使用相关存储设备前设定对存储超过一定时限的“僵尸档案”进行定期更新备份转存的管理程序设定，定期进行防火墙升级的管理程序，设置能定期更换密钥的动态登录密码管理程序等，以实现数字档案管理中人为不利因素的规避，让互联网+时代数字档案数字化程度更高，安全更有保障，运作更高效。

（六）积极进行管理流程的变革

档案的数字化转型使得档案收集、归档流程也发生了相应的转变，从传统的串行式流程向一体化流程方向转变，档案管理也实现了实物到数据的转变，对应着实体传递到数据传递的过渡。数字档案管理必须着手流程的创新，基于文档一体化流程进行数字档案管理流程的重组再造，基于连续体理论与全生命周期理论实现档案管理全过程的管控，突出前端控制，保证管理的连续性、有效性和流畅性。数字档案执行文档一体化流程也带来各业务环节的集成化管理，能提升档案业务运行效率。档案管理部门可以使用高新技术进行档案资源的综合开发与深度利用，实现网络档案管理在线归类、在线档案搜索、在线档案查阅，提升档案资源服务效益，走档案的数字化管理、网格化管理之路。

结束语：互联网+时代数字档案管理必须基于新的管理思路、管理模式去大胆创新，以提升管理效率和质量，基于互联网+时代数字技术的成功运用，让新的管理理念、管理模式、技术工艺、管理流程等作用于数字档案管理，以新兴技术为引擎，切实保障数字档案资源的真实性与安全性，让数字档案管理价值最大化。