施工企业档案管理的难点及对策思考

蔡桑桑

（上海市基础工程集团有限公司，上海 200433）

档案管理是企业管理工作的重要组成部分，档案管理的科学性和规范性是衡量企业管理水平和经济效益的关键因素。因此，在新时代背景下，施工企业要结合自身实际发展条件，严格按照我国政府出台的法律法规开展档案管理工作，通过不断优化和完善相关管理机制，促使施工企业管理工作水平逐步提升，从而更好地推动施工企业可持续健康发展。

一、施工企业档案管理的难点

（一）档案管理与企业服务衔接度不足

加强档案管理宣传力度，是为了让企业员工深入了解档案管理内容，进一步提升企业后期发展服务质量，但当前我国一些施工企业没有将实际服务和档案管理工作有效衔接。一方面，部分档案管理人员没有重视档案实际价值，从而无法将企业服务和档案管理进行结合，使得档案资料缺少规范性、科学性和完整性。另一方面，由于部分施工企业只注重提升自身经济效益，忽视了档案工作的重要性，即便设置了管理制度[1]，施工企业也无法让各部门工作人员对档案工作引起重视，致使档案管理人员在开展资料收集、鉴定、整理、分类等工作时受到严重阻碍，从而对档案整体推进工作产生重大影响。在这种情况下，不仅会降低档案管理人员工作的积极性，还会导致部分档案资料严重流失，严重影响企业档案的真实性和完整性，甚至出现档案断带、文件遗失等不良现象。

（二）施工企业档案管理意识淡薄

工程档案涵盖内容主要包括建筑工程施工前期文件信息、施工期间相关资料、工程竣工后核算数据等方面。随着施工企业经手的建筑工程数量不断增多，其工程项目资料数据随之增加。由于档案数据资料内容过于庞大，档案管理人员思想意识过于淡薄，导致施工企业档案管理质量较低，无法将企业工程相关资料进行全面整理。同时，我国大多数施工企业没有明确档案管理范围，使得许多无用的档案收录其中[2]，一些具有重要价值的资料丢失，在一定程度上降低了档案管理工作效率，对施工企业后期使用档案造成影响。

（三）档案资料缺乏有效性和真实性

由于一些施工企业在开展档案管理工作时，易受外界因素影响，使得很多档案资料在形成过程中，出现资料损坏、信息混乱等不良问题，从而制约着档案管理工作的真实性。同时，在一个工程建设过程中会涉及许多单位和部门，若档案管理工作无法满足工程项目实际要求，则会导致档案资料的有效性明显降低，导致施工企业经济效益逐渐降低。因此，档案管理人员在收集资料过程中，要明确各部门工作范围，保证信息资料的精确性和完整性。

（四）施工企业资料归档缺乏及时性

在档案管理工作中，传统管理模式以及无法满足现代施工企业实际发展需求，从而降低了档案管理工作水平。同时，由于企业领导者对档案资料收集工作不够重视，导致资料归档缺乏时效性和及时性，直接影响档案管理工作顺利开展。此外，档案资料在实际整理和归纳过程中较为复杂，只有管理人员具备充足的细心和耐心[3]，才能在规定时间内完成资料归纳工作。但在当前档案管理工作中，项目工作者的流动性较大，施工企业缺少专业管理人员对档案资料进行收集和整理，使得许多分散在施工企业各个部门之间的信息资料无法及时归纳，从而导致企业档案数据的真实性低下。

（五）档案管理人员专业能力和综合素质有待提高

不同的建设项目其施工流程和施工周期有所不同，其产生的档案资料信息内容存在较大的差异。因此，施工企业在开展档案管理工作时，要深入了解和充分掌握各个建设项目相关信息和施工特点，为档案管理工作的有序性提供参考依据。施工企业在管理档案工作中，由于受内部和外部环境影响，使得管理工作人员综合素质和管理水平出现差异，使得档案管理工作效率明显降低。产生这一问题的根本原因在于部分施工企业相关领导没有深刻认识档案管理的重要性，对档案管理部门不够重视[4]，所以在招聘过程中对档案管理人员专业素质要求较低。此外，大多数档案管理工作者是由外聘人员组成，其专业能力和综合素质无法满足企业档案管理实际要求，对施工企业创新发展具有一定阻碍作用。

二、施工企业档案管理的优化对策

（一）加强施工企业档案管理力度

在新时代背景下，施工企业要想有效提升档案管理工作质量，就要积极转变自身发展理念，加强档案管理力度，提升档案管理意识，推动企业长期稳定发展。主要表现在以下几个方面：首先，施工企业要设置完善的档案管理部门，明确档案管理职责和工作范围，例如收集建设施工图纸、整理项目文件资料等内容，通过提升信息资料归档工作效率，实现施工企业档案管理目的[5]。其次，施工企业领导者要加强对档案管理的重视程度，深入了解档案管理工作对企业创新发展的重要意义，增强企业全体工作人员管理档案的思想意识，让其积极配合档案管理工作开展，通过档案管理人员在规定时间内完成归档工作，以此来提升档案管理效率。最后，施工企业要注重提升档案资料内容的有效性和完整性，从而更好地推动档案管理顺利进行。

（二）构建完善的施工企业档案管理制度

施工企业要不断优化和完善档案管理机制，制定科学、合理的档案管理制度，更好地解决档案管理中的难点和不足，促使档案管理水平进一步提升。近年来，随着工程建设规模不断扩大，施工周期逐渐增长，使得信息资料数量繁多，从而给档案管理人员增加了工作难度[6]。因此，施工企业在开展档案管理工作时，要安排专业人员负责整理工程信息资料，秉承“谁出事，谁负责”的思想理念，将档案管理各个工作环节的具体责任落实到个人。若企业在管理档案过程中发生人员变动情况，需要及时做好交接工作，有效避免出现信息资料丢失问题。除此之外，施工企业在开展建筑工程施工以前，要积极和其他部门之间进行沟通交流，从而为后期档案管理工作提供基础保障。

（三）确保档案资料的真实性和有效性

在建筑工程项目建设过程中，涉及各种各样的文件资料，这些文件通常具有较强的法律效益，与合同履行、明确责任等方面密切相关。因此，施工企业要切实保障档案信息资料的真实有效。具体来说[7]，在工程建设施工中，有需要负责人签字的合同和文章，必须落实到本人签署；所授权的文件资料要及时进行妥善保存，以此保证档案管理资料的有效性。另外，对于已经确定的档案资料，即使后期由于各种因素需要修改，也要在原有档案明确标注，并加盖负责人印章，确保该档案具有法律效力。

（四）提高档案信息利用价值

施工企业要确保档案管理顺利运行，实现规范化管理目标。同时，档案管理人员要深入了解施工企业运营结构，严格把握各项工程建设状态，为档案管理提供信息资料依据，从而充分发挥档案资料对推动企业健康发展、提升经济效益的重要作用。此外，档案管理人员要注重提高档案信息利用价值[8]，合理运用信息化技术，加强档案管理现代化建设。并根据施工企业实际运营情况，构建完善的信息化档案管理平台，实现电子档案管理目的，并将所有信息资料及时备份，避免出现遗漏、丢失、损毁等问题，对施工企业造成不必要的经济损失，保障档案管理工作的标准性，提升施工企业利用档案效率，为企业长期稳定发展提供参考依据。

（五）合理运用信息技术，提高档案管理的安全性

随着信息化进程不断深入，大数据、计算机、互联网等技术在社会各个领域广泛应用。从而推动社会可持续健康发展。在新时代下，施工企业要合理运用先进技术开展档案管理工作，以此实现自身经济高效运转。因此，施工企业要将互联网以及电子设备作为建设基础，构建完善的档案信息数据库，打造安全、高效的档案管理平台，并将纸质档案转变为电子档案，更有助于信息资料保存、分类和查找，以此提高档案管理效率。施工企业要重视档案安全管理问题，通过运用先进科学技术，建立档案信息资料安全保障体系[9]，优化档案防护系统。并且施工企业要安排专业人员在计算机内建立防火墙，并进行加密处理，从而有效避免受到黑客攻击，防止感染木马病毒。施工企业要将信息恢复技术以及照片、音频、视频处理技术运用到档案管理中，进一步提升档案安全系数。

（六）提高档案管理人员专业能力和综合素质

档案管理工作人员的专业能力和综合素质对档案管理工作质量有密切联系。施工企业在加强档案管理重视力度的基础上，要积极组建高专业、高素质、高水准的档案管理队伍，促使档案管理更加高效。施工企业要构建科学有效的人才招聘方案，通过大力引进专业档案管理人才[10]，提高队伍业务能力和综合素质。同时，施工单位要制定考核激励制度，通过定期开展专业理论知识培训和考核活动，并进行适当物质和精神奖励，激发档案管理人员学习和工作的积极性和热情。另外，作为一名档案管理人员，要时刻明确自身工作职责，根据市场实际需求，不断提高自身知识储备，通过学习先进管理模式，创新管理理念，优化和完善企业现有管理制度，提升档案管理的真实性、科学性以及合理性，在提升档案管理工作效率的同时，增强施工企业市场竞争力。

结语：综上所述，档案管理工作对提升施工企业经济效益具有十分重要的意义。因此，在新形势背景下，施工企业要积极做好档案管理工作，不断完善档案管理机制，合理运用先进技术手段，优化和解决档案管理中的难点问题，促使档案管理工作逐渐朝着信息化、规范化、标准化方向发展。除此之外，档案管理人员要注重提升自身专业能力和中和素养，有效提升档案管理质量和水平，从而更好地推动施工企业可持续健康发展。