新时期下行政事务人员日常事务处理技巧

孙卫东

（扬州大学后勤保障处，江苏 扬州 225000）

众所周知，行政事务人员是行政事业的基本组成，维持着行政事业单位各项事业的正常运转，具有重要的民生发展属性。自进入新时期以来，我国各项事业呈现出快速发展的态势，全面推动着行政事务的持续变革，相较于传统的行政事务工作领域，无论是性质、作用还是职能上，均产生着相应的变化，这对于行政事务人员而言无疑是一种挑战。特别是在日常行政事务的处理中，应强调相应的要求和技巧，以解决工作中复杂和繁琐的问题。因此，为更好地提升日常事务处理质量，行政事务人员应当从处理技巧入手，切实通过综合素质的提升，增强行政事业单位日常事务处理质效。

一、行政事务工作的内涵

行政事业单位属于国家公权机关，对于维护社会稳定及日常运行至关重要。行政事务工作的有序开展，既是国家运行机制的重要体现，更关系着国计民生问题，因而在新时期背景下的行政事务人员，承担着重要的职能与使命，并且在行政事务工作质量发展中，发挥着不可替代的关键作用。行政事务人员依据单位的实际需求开展工作，由于所针对的对象、内容及要求差异，日常行政事务也面临着繁琐、复杂的问题，需要行政事务人员能够成为一名“多面手”，不断解决工作中的新问题、新要求和新挑战，以真正推动行政事业单位日常事务的发展，确保各项工作内容得到高质量落实。总书记提出：“一切为了人民，为了人民的一切”，这是新时期行政事务人员必须坚持的核心要求，更是对中国共产党为人民服务宗旨的完美诠释。因此，行政事务人员作为国家职能机构的关键元素，必须要胸怀国家，心系群众，切实让日常事务处理上层次，真正体现现代社会行政事务的服务水平，真正做到为人民行使好权力、管理好国家。

二、行政事务人员日常事务处理的原则

（一）主观责任原则

日常行政事务可以用事无巨细来形容，虽然属于日常的事务范畴，便每个环节都与行政事务的整体水平紧密相关。对于行政事务人员来说，必须要发挥出自身的主观责任意识，在各项日常事务中能够扮演好协调员的角色，将职责内化于心、外化于行，激发自身的工作主动性，以适应各种日常事务场景的变化与任务的调整。实际上，行政事务人员的主观责任意识，还能够影响具体的行政行为，通过主观责任意识的增强，可以在隐性的层面推动工作的显性变化，使行政事务人员能够自觉履责，赋予其强大的内在动力，适应行政事务的处理需求。

（二）个人自律原则

行政事务人员是行政事务开展的主体，由于受各种复杂因素的影响，在实际的日常事务中容易受到干扰。因此，行政事务人员必须严格自律，始终坚持正确的价值观与权力观，在实施具体的事务管理中，能够慎重行使权力，维护人民的根本利益。对于日常的事务处理上，也需要保持表里如一、防微杜渐的思维意识，并不断吸取工作经验，善于从细节处加以总结与完善，确保自身综合能力的提升，使各项日常事务能够获得圆满落实，提升行政事业单位的整体工作质量。与此同时，行政事务人员在日常事务处理中，应当积极理清工作思路，且具备一定的战略服务意识，在实践中能够把握全局，依据事务的轻重缓急实施合理安排，避免工作上的冲突与矛盾，优化行政事业单位的内部氛围，使基本的事务处理日常得以完整体现。

（三）灵活处理原则

通常而言，行政事务涉及的内容、各类及对象复杂，在日常事务的处理中需要工作人员来“穿针引线”，不仅要在工作中发挥出自身的专长，合理解决好日常的事务。还需要积极落实好各项协调与组织工作，如指示传达、来访接待、会议安排等，这些都需要具备较强的组织协调与灵活处理能力。而这些工作的完成并非一蹴而就的，需要行政事务人员及时的沟通协调，并要保持良好的耐心与细心，确实了解相关的事务要求，避免造成不必要的误会。此外，日常事务由于具有突发性、随机性，就也要求行政事务人员做到胆大心细，在日常工作中掌握信息的分析能力，落实好事务管理台账管理，及时跟进单位工作政策及动态前瞻，确保率先做到科学统筹与调整，形成最佳的日常事务处理方案。

三、政事务人员日常事务处理方法

（一）事要追根究底

行政事务人员在工作时，要有追根究底的好习惯，尤其是面对领导所交付的任务时，有些任务难度较大，线索较少，领导在交代时或许会有疏忽，此时一定要将任务弄清楚，搞明白。例如当台账出现问题时，一定要重视，不能够忽视，要追究到底，要认知调查事情，从根本上了解事情的前因后果，找到问题的重点。这样才能将领导所交付的任务完成，不至于让领导失望。

（二）举一反三

在做事任何事情时不能循规蹈矩，按部就班，要学会时刻观察，全方位的看待问题，思考问题，学会举一反三。当处理日常事务时，首先想得不是如何应付或是完成任务，而是要积极思考，打开思路，学会举一反三，融会贯通，找出问题的关键并深入研究分析，才能更圆满地完成。才能及时向领导回报最可行、有效的建议，从而促进办公室工作更加良性化开展。

（三）台账分类

行政事务人员每天会面对各种事件，非常繁琐，因此，做好台账分类能有效提高工作效率，使繁杂的工作变得更加清晰。工作人员可以将台账区分为各类会议记录、方案、档案、日常工作等类别，放在自己熟悉的位置，这样可以防止不同类别的文件资料混在一起，使日常工作变得标准和有序。而在这个信息技术时代，在计算机上可以建立一个专属文件夹，还是将各类文件分开，每天将相应的资料放进相应的文件夹，并且要经常更新和维护，这样使工作变得更加得心应手，提高了工作的效率，减少了行政事务人员的日常工作量。

（四）全局的眼光

对每天的工作要有一个统筹计划，要明白什么是重点，要学会抓住重点，按照事情的缓急进行处理。行政事务工作人员要懂得如何分配时间，在什么时间完成哪些工作，要懂得对于紧急和非紧急事情的区别处理，懂得个人事务和单位事务的区别。

四、行政事务人员日常事务处理技巧

（一）信息处理技巧

信息处理技巧是行政事务人员需掌握的基础技巧之一，要想顺利有序地开展工作，高质量、及时有效地处理信息改为必然要求。当前，行政事业单位正处在大数据时代，各种信息数据呈现爆炸式的增长态势，行政事业单位也不例外，行政事务人员每天要处理海量的信息，一方面要做好单位内部信息的处理，另一方面还要在繁杂的信息中提取、收集，整理各种信息。因此，这给行政事务人员信息处理能力提出了越来越高的要求，既要强调信息处理收集的时效性，还要求信息的准确性和全面性，行政事务人员必须及时提取和处理信息，为领导者提决策支持。此外，还应及时收集外部信息，进一步了解新政策、新要求和新任务，并强化贯彻落实的能力，为单位的稳健发展奠定良好基础。

（二）协调沟通技巧

协调沟通能力对行政事务人员是非常关键的一项技能，在与同事和领导的沟通交流中就必须要具备优质的协调能力。行政事务人员在处理工作关系时，首先要明确方向，从大局出发，唯有如此才能更好地与领导进行交流沟通，为其工作提供建设性的意见，使相关日常工作获得高质量落实。同时，在日常和事务的处理与协调中，行政事务人员一定要时刻保持谦虚谨慎的工作态度，采用不同的方式、方法与不同性格的人进行交流沟通，沟通要及时，语言要你准确，确保问题能够快速解决，促使自身工作效率的提升。

（三）文档处理技巧

毋庸置疑，在行政单位中，行政事务中的文件处理至关重要。因此，行政事务人员文档处理技巧是一项必备技能，其中包含了对文件材料、电子档案的发送、管理对普通信函的处理等。尽管上述工作并不起眼，但是在处理中一定要秉承认真细致的态度，特别是文件的签署、原始资料的保存等工作非常考验行政事务人员的能力，一旦一些重要文件出错，或是耽误了呈批时间，势必会造成无法估量的后果。基于此，文档处理技巧是行政事务人员必备的技能，也只有具备了这种技能才能处理好文件，防止纰漏的发生。

（四）会议安排技巧

会议是行政事业单位部署协调工作的一种关键形式，通过会议的模式既可以实现相关内容的传达，也能够更好地发挥出民主作用。而对于行政事务人员而言，会议的安排与协调属于系统工作，必须要具备一定的实践技巧，以提升会议安排与协调的效率，适应不断变化的会议召开形式。为此，行政事务人员可以依据会议不再阶段实施安排，如会议召开前，要突出协调时间、地点及与会人员，同时在了解领导意图的前提下，进行议题的拟定、审批及人员通知。会议期间，制定相应的保障及应急措施，并做好会议引导和记录，确保会议顺畅进行。会议后，要及时整理相关会议成果，并形成相关的文件进行发布或实施，推动会议成果的落实。

（五）人事关系处理

行政职业人员在日常工作中常常会与各部门和其他人员沟通、协调，增强各部门之间的关系和交流，所以，对于行政事务工作人员而言，沟通能力是十分重要的。对于行政事务工作人员而言，经常面对的不只是工作中的事务，还要处理人与人之间的关系，由于每个人的性格不同，说话方式不同，要求行政事务人员在沟通时要利用沟通技巧，张弛有度。并且时刻需要具有大局观，以大局为重，要不断通过学习来增强自身的沟通技巧，提高心理状态，在处理事务时才会更加灵活，将事务处理得更完美。

五、结语

总而言之，随着行政事业单位改革及行政事务人员职能的变化，行政事务人员在日常事务的处理中，必须要着眼于综合能力的提升，提升操作的规范性以及事务处理的技巧性，全面提升整体工作效率，为行政事业单位高质、高效服务提供基本条件。同时，要不断学习和创新工作技巧，依托实际经验提高日常办事能力，从而成为领导的好帮手。