探究如何做好中职学校文书档案管理工作

张国栋

（嘉祥县职业中等专业学校，山东 嘉祥 272400）

我国社会发展的速度越来越快，对于教育事业的发展来说，文书档案管理工作也正在变得越来越重要。从现阶段社会和教育事业的发展来看，文书档案管理工作还没有做到十全十美，存在继续改善的空间。文书档案管理工作中存在的问题可能会导致管理人员在展开工作时手忙脚乱，因此我们应该采取一些措施去解决这些现实问题。在实际工作中，文书与档案之间有着非常密切的关系，文书档案管理工作也存在于每一个科室。是否能做好中职学校文书档案管理工作是衡量中职学校管理水平和教育质量的标准之一，是中职学校进行评估工作的重要指标，也是我国教育事业发展的重要组成部分。

一、中职学校文书档案管理工作的现状

（一）缺乏有效管理方法

在信息技术的快速发展下，各行各业的信息资料都在不断增多，中职院校也不例外。中职院校在发展过程中产生的资料越来越多，因此文书的整理和资料的归档任务越来越重，做好中职学校文书档案管理工作是我们面临的一个重要问题。传统的中职学校文书档案管理工作存在很多弊端，目前文书档案日常工作的开展多多少少会受到传统思想的影响［1］。例如，在较差的保存条件下，保存的纸张可能会遭到破坏，上课过程中形成录像断断续续，不够完整，这样的工作严重影响着学校的未来发展。传统理念下，文书档案管理工作缺乏有效管理方法，文书档案整理工作不到位，整体管理结果自然难以使人满意。

（二）文书档案整理缺乏目的性

一些中职院校文书档案管理人员在整理文书档案时，存在对工作停留在表面的现象，缺乏目的性。在我国现阶段的社会发展中，文书档案产生的效益可能不会立马体现出来，它受到社会发展的影响，需要日积月累才能彰显其价值。在文书档案管理过程中，科室之间的工作不能做到密切配合，缺乏有效协调。例如，招生办公室规整学生的录取通知表时存在信息残缺、内容丢失的现象，除此之外，对于学校的一些实践性材料的管理不够精细。文书档案管理工作人员对资料的整理一般只停留在表面，简单地抄写，缺乏针对性和目的性。在日常管理过程中存在信息丢失的现象，但是文书档案管理工作终止，给学校的正常运行造成负担，难以取得突破与进展。

（三）文书档案管理工作非专业人员

目前，很多中职学校的文书档案管理人员都不是档案管理专业毕业的学生，缺乏实际的文书档案管理经验以及足够的理论支撑，因此在实际工作过程中对资料的整理和分类缺乏足够的判断能力，整体工作效率不高。比如，大多数中职学校在每年会举办一些体育比赛活动，这对于提高学生和老师的身体素质和营造热爱运动的风气具有重要的作用，但是由于文书档案管理工作对中职学校体育建设工作情况不够重视，导致其觉得体育活动的相关信息没有什么意义，在手机材料时不够认真，敷衍工作，最终形成的文书档案不足以概括整个体育活动。这样的做事方法容易形成不好的工作风气，到时其他同事遇到类似问题时都不够认真，降低管理人员的责任心。大多数非文书档案管理专业毕业的管理人员难以有效地进行文书档案管理工作，很难根据相关制度完成工作任务并保证工作质量，这对于中职学校文书档案管理工作的开展会造成十分严重的不良影响。

二、做好中职学校文书档案管理工作的重要性

中职学校文书档案管理工作是学校日常工作的重要内容，反映了中职学校的日常状态和真实面貌，可以为学校今后的教学方向进行定位，为下一阶段学校的建设管理提供参考。在我国目前阶段，高等学校对文书档案的管理工作十分重视，但是由于国家经济发展的局限性，中职学校对于文书档案管理工作缺乏足够的重视，很多工作中的细节不能有效落实，缺乏有效的管理方法，文书档案管理缺乏目的性，没有规范的文书档案管理制度，缺少专业的人员进行文书档案管理。在文书档案管理过程中存在应付检查、敷衍了事的现象，不能反映学校的真实工作情况，文书档案的分布也比较杂乱，存在缺项漏检的普遍现象。

随着我国中职学校的快速发展，人们对其普遍看法有了很大的改善，其自身经营状态也取得了长足进步，中职学校也非常重视日常管理工作，文书档案管理也逐渐规范化，并不断学习高等学校与其他优秀院校的文书档案管理工作经验，不断完善自身文书档案管理制度。中职学校根据自身定位和发展特点，由学校领导牵头，聘请专业的或者经验丰富的文书档案管理工作人员对本校管理人员进行指导和培训，建立有效的文书档案管理制度，提高文书档案管理人员对其工作的重视，真正让文书档案管理工作融入日常工作中，使中等职业学校文书档案管理工作不断地科学化、合理化、规范化。

中职学校通过建立健全完整的文书档案管理工作，在一定程度上可以帮助管理人员、老师、学生更好地了解学校，文书档案管理规范化，可以提高档案规整的完整性和正确性，提高工作效率。文书档案是各科室工作的记录，是他们的工作依据，有着较高的地位，文书档案的自身特性决定了加强文书档案管理工作是大势所趋，有利于提高中职学校的管理效率和领导决策的科学性，促进中职学校管理工作的良性循环，提高学生和老师的综合素质。通过不断地优化文书档案管理工作，能够很大程度上方便老师、学生、文书档案管理人员查阅资料，为建设现代化的中职学校提供优质的服务。

三、做好中职学校文书档案管理工作的建议

（一）提高对文书档案管理工作的认识

文书档案管理工作是中职学校想要快速发展不可缺少的一部分，中职学校领导应该认识到文书档案工作的重要性，作为本校消息资源的重要部分文书档案对于中职学校的发展至关重要。因此，中职学校相关领导应该提高对文书档案工作的认识，并加强文书档案管理人员对自己工作的认识，更好地担负起自己的责任。

学校领导在日常工作中，应该积极地配合文书档案管理人员进行文书档案管理，注重对文书档案管理人员的指导，加大投入，招聘专业的档案管理技术人员，形成档案管理内部工作的良性循环，将档案管理工作不断地科学化、信息化、标准化，更好地为中职学校的发展提供服务。

（二）树立文书档案管理工作人员职业精神

职业道德指的是人们职业活动之间的互相联系，具备职业特点的道德规范和道德准则。没有良好的职业精神就不能在工作过程中完全地奉献自己，业务能力再强也没有意义。文书档案工作管理人员想要做好本职工作，必须树立爱岗敬业的精神，严格要求自己，端正工作态度，创新服务方式，优化服务手段，将“严谨、积极、细致、负责”的理念贯穿于工作当中，提升文书档案管理工作质量，为学校的发展和各部门的正常运行提供优质的服务。文书档案管理工作作为中职学校日常工作的重要组成部分，具有很强的专业性特点，从事这项工作的管理人员也必须具有良好的职业道德和认真负责的工作态度。

（三）健全文书档案管理工作制度

制度是任何工作开始的前提和保证，完善的制度为工作的开展提供参考，并对工作人员起到约束作用，促进工作的高效率完成，在文书档案管理的工作中也是同样的道理，健全完善的文书档案管理工作制度，是文书档案管理工作开展的保障和依据。在完善的文书档案管理工作制度下，各科室工作人员明确责任，立卷有标准、归档有范围、保密有依据，保证工作的顺利进行。此外，文书档案管理工作制度的制定，可以提高每一位工作人员工作意识，端正工作人员的态度，加速落实文书档案管理工作任务，提高文书档案整理工作质量，保证中职学校的文书档案整理工作如期完成。

（四）加强对文书档案管理工作人员的业务培训

人才是完成工作和事业发展的根本，任何工作的开展和顺利进行都离不开人才，文书档案管理工作中也应该加强对人才的培养和对工作人员的培训，保证文书档案管理工作质量不断提高。现阶段，中职学校正在快速发展和不断改革，可能面临着人员编制短缺的问题，文书档案管理工作队伍中可能有很多人是兼职文书档案工作，我们应该正确的面对这个问题，并积极解决。加强对文书档案管理工作人员的业务培训，比如计算机知识、档案专业知识、多媒体技术知识、网络技术知识方面的培训，有助于提高他们的专业水平和能力，高质量地为高职学校提供更为先进、准确、便捷以及生动的档案信息服务。

（五）加强文书档案管理工作基础设施建设

基础设施建设在社会发展过程中扮演着越来越重要的角色，在一定程度上决定着工作开展的效率和质量，在文书档案管理工作中，基础设施建设为其顺利进行提供保障。最近几年，我国经济社会飞速发展，综合国力不断提高，科技也取得了长足的进步，数字化、智能化的设备渗透到社会中的各个领域，传统的文书档案管理方法已经不能满足社会快速发展的需求。中职学校要想保证高效率、高质量地开展文书档案管理工作必须加强对其的基础设施建设，加大对文书档案管理经费的投入，配备现代化的工作设备。这些现代化的智能设备在办证工作质量和工作效率的同时，也使得文书档案信息变得更加安全［2］。

四、结束语

中职学校文书档案管理工作可以为中职学校提供有效的信息，在学校的建设和发展中发挥着重要作用，提高文书档案管理工作的效率和质量，可以更好地服务于学校的管理。中职学校文书档案管理工作可能存在着缺乏有效管理方法、文书档案整理缺乏目的性、缺乏专业人才的问题，但是我们可以看到在中职学校的不断努力下，文书档案管理工作正在不断地完善与发展。在今后的工作中，我们要提高对文书档案管理工作的认识，树立职业精神，健全相关制度，加强对从业人员的业务培训和基础设施建设，让其更好地服务于中职学校的建设。