基于大数据时代卫生系统档案管理应用研究

2021-11-28杨瑜瑜

魅力中国 2021年41期

杨瑜瑜

（晋江市卫生健康局，福建晋江 362216）

档案管理工作在社会发展中具有着至关重要的作用，与人的发展具有着密切相连的关系，其重要性不言而喻。档案有着客观性、逻辑性、实用性以及历史性的特征，在保管上具有着永久和定期的两种类型。在卫生健康局发展的过程中，会产生大量种类各不相同的档案，而为了能够提高档案管理工作的效率，要及时对档案进行收集及处理。而档案管理工作本身具有着繁琐的特点，在进行工作时会出现诸多的问题，阻碍了档案管理效率的提升。大数据时代的到来能够有效地解决传统档案管理中存在的问题，促使档案管理工作效率的提升，减少了档案丢失及损害的风险，促进卫生健康局工作的顺利进行。

一、大数据时代下对卫生系统档案管理工作的优势

（一）提高档案工作的效率

随着现代化社会的高速发展，档案管理中的数据规模及管理的内容变得越来越多，传统的档案管理模式已经不能满足现代化社会的需求，使得档案管理工作极易出现错误，从而给档案管理带来了诸多的影响。在大数据时代下利用信息技术进行卫生健康局档案管理工作，能帮助档案管理工作人员节省精力及时间，并有效地减少了错误的产生，提高了档案管理的工作效率。

（二）保管更加便捷，确保了档案的安全

传统的卫生健康局档案管理模式都是由纸质、胶片等工具进行存储管理，并将其存放在了档案库房中，此种管理方式存在了一定的缺陷，并在寻找档案的过程中也较为不便。在大数据时代下，丰富了档案管理的保管方式，使得档案保管的方式更加多样化，在传统的储存方式上还增加了光盘、网络、移动硬盘等多样化的方式，既能减少了空间的使用，同时携带起来也更为方便，让管理在寻找的过程中会更加便利，安全系数也更加高。

（三）丰富档案管理工作中的资料收集方式

在档案管理的过程中，不能被收集归档的档案不属于档案，而这也揭示出了档案数据收集工作是档案管理中极其重要的工作[1]。在传统的卫生健康局的档案收集工作是通过纸质资料的主动移交，因此在此过程中特别容易出现档案遗失的情况发生，让档案收集工作开展得更加困难。在大数据时代下，档案数据的收集工作是通过信息技术从网络上传输到管理人员的计算机中，不仅提高了工作效率的同时，还极大地丰富了档案管理工作中资料收集的方式，促进了档案管理工作的高效率开展。

（四）促使了卫生健康局档案信息共享

卫生健康局的档案管理人员能多各项信息数据进行全面的分析与整理，对医疗机构实现了科学化管理，并能根据卫生系统更加全面地了解医疗机构的信息，制定出明确的管理方法，从而形成了认真专研的思想。同时，使得传统的档案管理中存在的问题得到了及时地解决，使得海量化的信息获得更加高效的管理，并让各种信息实现了自动化的分配，促进卫生健康局管理水平的稳步提升，并迈向了崭新的管理阶段。此外，使得各类信息都能实现科学化的搜集及管理，极大地提升了管理的效果，让管理的流程变得更加的细致化，使得档案管理时效性的以确保，安全性得以保障，让管理呈现出了数字化的特征。

二、大数据时代下卫生系统档案管理存在的问题

（一）档案信息的安全性不能被保障

随着大数据的到来，相关法律体系知识也变得更加的完善和健全，人们的自我保护意识及知识产权的意识也在不断地提升。现阶段，卫生系统登记册及相关部门的规章制度较为不健全，严重地阻碍了大数据时代下档案管理的发展，使得归档提交率较低，导致了医疗档案记录并不能得以安全的保存，且在存档的过程中有可能会造成了档案的丢失。

（二）传统档案管理的思想根深蒂固

大数据属于新的技术管理水平，但是因为受到传统档案管理思想的影响，档案管理人员对现代化的档案管理手段接受程度较低，并不能良好地运用信息化技术来进行管理档案，缺乏了一定的信息化档案管理技术[2]。加上因为思想的认知中存在了偏差，缺乏了新的创新思维观念，不能正确地认识到大数据带来的优势性，从而不能及时地掌握新型的信息化管理水平技术，使得档案管理的效率不断下降，阻碍了档案的科学化管理。

（三）档案管理过程不规范

党和国家一直高度重视档案管理，尤其是在改革开放后更是加强了对档案管理的高度，卫生系统档案管理也在其中。以卫生健康局为中心的医院管理人员中的领导层通常是过于注重效益，而忽略了对档案的管理，并在面临生存与发展中的冲突时，往往是最先追求经济效益，并不能认识到归档的重要性。忽略了医疗卫生档案在疾病诊断及治疗、传染病的预防与控制、科学研究、医疗纠纷处理以及在医院管理中的重要作用。错误地认为，卫生档案的管理只能作为辅助性的工作来开展，在管理过程中存在了不完善的局面。

（四）管理方法缺乏了创新

因为诸多因素的制约，加上因为存档材料的特殊性使然，使得存档的操作一直都是机密管理的模式。而随着我国医疗卫生事业的发展和医疗系统管理方式的完善，存档技术却停滞不前了，缺乏了一定的创新性。致使了档案管理虽然信息化，但是管理方式却没有发生丝毫的改变，并没有真正地形成整体信息化的管理，对档案的利用效率也较低。加上因为文件在卫生系统中的存储条件较差，缺乏了一系列的通风、光照强度、湿度及温度都不能达到标准，缺乏了安全有效地保护措施。

三、大数据时代卫生系统档案管理工作的具体策略

（一）正确认识档案管理的重要性

在大数据时代的背景下，卫生系统也在不断地深化改革，因此要对卫生系统中的档案管理工作做出相应的改变，以此来更好地适应卫生健康局的发展要求。基于此，卫生系统档案管理工作的创新也变得更加重要[3]。管理层要正确得认识到，档案创新是属于卫生健康局管理工作创新的重要组成部分，实践也证明了，卫生健康局管理对卫生档案创新管理的重要性是提高卫生系统管理水平和提高档案质量的重要保障。因此要卫生健康局中所有人员，要共同组建起新的档案管委会，以此来对档案管理实施有效的监督。

（二）引入新技术到卫生档案管理中，合理的推进档案管理工作

在大数据的背景下，新技术的产生是得益于老技术的不断创新，从而才能有效地提高档案管理的工作效率。卫生档案管理要勇于接受新技术，并将此引入到档案管理的实际工作中国，并要根据自身发展的实际情况要研发出适合自身档案管理的相关软件，促进档案管理工作更加具有现代化的趋势。而在大数据的背景下，档案管理并不是由个人及计算机就能单独完成的，而是部门与部门间要学会合作及配合，并要利用虚拟技术、云储存等信息化技术来促进档案管理得到更好的发展。

（三）提升管理人员的能力

现阶段的卫生系统中，档案管理人员的综合素质直接影响到了档案管理的水平。随着大数据时代的到来，医疗及健康档案信息管理对于信息化的要求及水平也在不断地递增，随之而来的是对档案管理人员提出的要求也更加严格。目前卫生系统档案管理中缺乏了相应的专业数字化管理人才，使得在进行档案管理的过程中不能应用先进的信息技术及设备来对档案进行数据化分类及查询管理。为了适应大数据时代下发展的需求，卫生健康局要着力研究并解决当前所面临的新情况，使得档案管理能够符合时代发展的要求。基于此，要大力引进专业化的技术人才，着力重视对档案管理人员的培训，并要优化档案管理的模式，提高现有档案管理人员的能力及专业知识，达到综合素质提升的效果。同时，还要根据信息时代发展的需求，引进先进的档案管理设备，从而提高档案管理的效率及质量，以此促进卫生健康局的持续发展。

（四）加大硬件设施投入

人事档案信息化管理是企业现代人事档案管理的重要趋势，医疗机构加强人事档案信息化管理也是增强自身管理实效，满足医疗机构未来发展的关键。现行《全国档案系统信息化建设实施纲要》对各级管理机关、档案馆和企业档案信息化管理水平都做出了明确的规定。为此，医疗卫生机构必须严格依照并遵循《全国档案系统信息化建设实施纲要》的具体要求，加大人事档案信息化硬件设备资金投入力度，积极开展设备和系统建设工作，为机构内部人事档案信息化管理工作的开展提供可靠的硬件基础。

（五）加强档案信息化软件系统的安全防护

首先，在软件方面，应积极引入先进的安全防护系统，做好数据隔离和数据监测工作，对于恶意入侵和存在风险的访问要及时地拦截和阻断，并向系统管理员及时做出回应。其次，要严格控制档案信息系统的访问环节，加强对档案信息系统访问请求的审核，并定期更换档案信息系统[4]。

（六）提高卫生档案管理中的科学性及信息化水平

在大数据的背景下，卫生系统档案管理要想符合时代发展的要求，就要合理地运用想嗲话的互联网技术进行档案的管理工作，以此来推动卫生档案管理走向现代化的发展趋势。并借助大数据、云计算技术的功能下，让档案管理能够实现高精度、高速度地完成检索工作，从而节约了人力、物力以及财力，促进了档案管理工作的顺利开展。此外，要想让卫生系统档案在管理中进行创新，要借助信息技术的力量构建起完善的内部网络，从而让档案数据库能够合理地建设，打破传统档案中的模式，将办公、信息以及档案资源有效地融合，促进档案工作进行得更加合理。

（七）完善卫生档案管理中的信息安全监管制度

信息安全是在大数据时代下档案管理工作中的重要因素，管理人员在利用信息化水平提升档案管理工作效率的时，还应该要重视档案的私密性及安全性。因此，卫生健康局要加强对档案实施信息安全监管制度，并要根据实际的情况制定相应的保护措施，提高管理人员的安全防范意识，对工作中因操作不当导致档案泄露的人员要让其承担相应的责任，将责任落实到个人头上，加强管理人员的安全意识[5]。