地勘地质档案资料信息化建设管理及策略探讨

陈玉琴

（广州市地质调查院，广东 广州 510440)

地质勘查工作在建筑施工、采矿、水利水电项目建设等诸多领域都有所涉及，其重要性不言而喻。传统人工模式下的地质档案资料管理工作存在诸多弊端，加快地质档案资料信息化建设管理是大势所趋。接下来，谈谈对地勘地质档案资料信息化建设管理工作的几点思考。

一、地勘地质档案资料信息化建设相关概述

（一）地质档案资料信息化建设现实意义

地勘地质工作效率与水平直接影响工程项目建设成效，关乎人民的生命财产安全［1］。随着我国城市化进程、新农村建设步伐的不断加快，各种类型的工程建设数量不断增加、规模不断壮大，大量的地勘地质资料需要被运用。传统人工工作模式下，多对纸质档案资料进行收纳、管理，已无法满足现代社会发展需求［2］。为了有效提高地勘地质档案资料存储、管理效率与水平，工作人员必须积极转变工作理念，建立全新工作机制，充分发挥网络信息技术、计算机系统来开展地质档案资料管理工作，推动档案资料管理工作朝着信息化、智能化、数字化方向发展，提高检索与归档效率，增强整体管理能力。

（二）地勘地质档案资料信息化建设内容

档案资料信息化建设，具体来说就是利用计算机、网络数据库、扫描仪、硬盘等软硬件设备建立完善的档案资料信息系统，实现对地质档案信息的搜集、编目、整合、统计、检索与利用［3］，做到地质档案信息资源共享，提高档案管理质量、服务水平，让这些档案信息资源创造更多的经济与社会效益，为相关企业、社会发展夯实数据基础［4］。

（三）地勘地质档案资料信息化建设中存在的问题

1.工作人员尚未树立正确观念。新形势下，尽管我国大力倡导地质档案资料信息化建设管理。但是，很多单位从领导到基层职工都没有意识到档案资料信息化管理重要性，错误的任务信息化建设与档案信息工作不存在关联性，甚至少数人错误地认为用电脑、用网络查不及人脑、手工查的效率。

2.地质档案资料管理人员整体素质偏低。现阶段，不少单位地质档案管理岗位多是由其他岗位工作人员兼职从事，工作繁杂、任务重、压力大。再加上没有认识到档案资料信息化管理重要性，进而不会花费太多的时间和精力在档案管理工作上，多开展日常基础工作。其次，不少地质档案资料管理人员年龄大，对计算机信息技术了解不深，不熟悉电子档案存储、检索、管理和利用等，而那些年轻的档案管理人员虽然精通计算机等信息技术，但缺乏档案管理知识储备，最终导致地质档案资料管理成效欠佳。

3.缺乏先进完善的地质档案资料管理技术和设备。新形势下，很多地勘单位工作人员都缺乏地质档案资料管理意识，在这方面也没有投入大量的人力、物力和财力，导致档案资料管理过程中缺乏高质量的人才、现代化技术设备，甚至不少单位都没有设置专门的档案室，档案资料杂乱无章。有些单位尽管设置了档案室，但空间小，没有配置充足的设备，甚至常年门窗紧闭。如此一来，在档案资料信息化管理中缺乏完善的软硬件设备作支撑，进而降低地质档案资料信息化建设成效。

二、地勘地质档案资料信息化建设管理具体对策

（一）加快地质档案资料信息化建设速度

随着“互联网+”时代的到来，各行各业都积极朝着信息化、数字化、智能化方向发展，对地勘地质档案资料予以信息化建设管理，从根本上来说就是一改传统人工管理时代保存纸质档案信息的模式，积极运用先进技术进行数字化、信息化管理，通过信息化手段开展档案数据资料搜集、存储、传输和管理工作［5］。但是，由于档案信息化建设尚处初级发展阶段，工作人员的思想意识、管理理念尚未与时俱进，导致档案资料信息化建设工作形式大过内容。基于此，当前应注重加快地质档案资料信息化建设速度，引导工作人员正确认识到信息化建设的重要性，日常注重从信息化角度开展工作，并注重配置完善的计算机、扫描仪、光盘记录机、硬盘等硬件设备，积极研发有针对性的软件系统、缩微技术等［6］，还要增强工作人员保密意识和职业素养，在加快档案资料公开化、透明化的同时，也能做好保密工作，确保二者不会相互冲突或者矛盾。如此有利于加快地质档案资料信息化建设步伐，提高建设效率与水平。

（二）创新服务模式，加强对地质档案资料管理人员培养力度

众所周知，人力资源质量与水平直接影响地勘地质档案资料信息化建设管理效率与水平。基于此，各单位地质档案资料信息化建设过程中，要坚持以用户为核心的原则，始终尊重客户的主体地位，创新服务理念和方式，为广大用户创造良好的服务体验，提高服务质量与水平。另一方面，还要注重增强地质档案资料管理工作人员整体能力与水平。具体可以从以下几点着手：首先，各单位要设置专门的档案资料管理工作岗位，要提高管理人员准入门槛，通过校园招聘、社会招聘等手段引进一批档案管理知识储备丰富、信息化水平高、业务水平突出、职业素养高的地质档案资料管理人员进入单位，优化现有档案资料管理工作队伍结构，增强人力资源力量。其次，加强对在职档案管理人员的系统培训，定期邀请相关专家学者、行业精英到单位来召开座谈会、讲座，向工作人员传授档案资料信息化建设管理新理念、新技术和新模式。还要注重为在职工作人员创造更多进修学习的机会、平台，定期让本单位档案资料管理人员到国内外优秀企业去观摩、学习，学习档案资料信息化建设管理工作先进理念、经验，并运用到自己日常工作中去。注重引导档案资料管理人员树立终身学习理念，利用业务时间不断提升自身素养，熟练运用信息化办公系统和软硬件设备，熟悉检索方式、检索目录，如此有利于为地质档案资料信息化建设管理工作夯实人才基础，打造真正为民服务的档案资料信息化管理平台。

（三）创新技术手段

1.注重构建具备地质档案目录检索功能数据库，从而不断提高地质档案资料信息查询效率与水平。新形势下，各涉及地质档案资料信息管理业务的单位应积极遵循国家、省市相关政策要求，设计研发出一套符合本单位发展需求的地质档案资料目录查询系统，加快地质档案资料信息化管理步伐。其次，地质档案资料管理工作人员应注重结合实际情况研发检索系统以满足不同岗位员工查询档案信息的要求，让他们只需简单输入地质名称、矿种及类型等关键词，就能够在数据库中找到自己需要的地质档案资料信息，为广大用户创造一个实用价值高、便捷性强的优质服务系统。

2.实现对传统纸质档案数据的数字化管理。随着“互联网+”时代的到来，各单位要在保证保护好地质档案馆内信息资料安全无损、客观精准的前提下，积极将传统纸质档案数据转化为电子档案，进行信息化、数字化管理。例如，利用计算机识别、传输等技术将传统的纸质材料、照片和胶片等传统媒介上存储的地质档案资料传输到磁盘、光盘等介质中，从而为实现信息化、数字化管理夯实基础。目前来看，地质档案数字化、信息化具体流程为：首先，对地质档案馆内目录加以数字化、信息化；其次，基于馆藏信息具体特征，对纸质档案进行循序渐进的数字化处理，但是，要利用电子扫描仪来扫描那些利用率高、十分关键或者纸张字迹不清晰的档案，转化为电子档图片以后，再做好文字录入工作，录入完成、确认无误后通过光盘、磁盘等方式进行长期存储，如此有利于对原始纸质档案数据信息加以存储和保护。

3.充分发挥计算机技术、网络信息技术的作用。新形势下，人们只需要建立一个局域网，利用一台计算机就能够进入自动化办公、档案管理文档一体化的工作模式。所以，地质档案资料信息化建设过程中，应注重将单位计算机与档案室计算机连接在一起，充分尊重工作人员劳动成果，结合工作人员共享的文档来构建共享目录，进而能够实现地质档案资料资源共享。但是，档案管理人员也要积极利用计算机网络来搜集、筛选、整合不同地质档案资料信息，并进行实时共享，及时将搜集到的科研资料、工程建设信息基于项目组实际情况来予以分类存档管理，这一过程其实就是虚拟化文件管理工作。一旦在项目结束以后，档案管理人员要按照顺序来归档这些档案资料信息，进而形成一整套完善科研成果或者相关文件电子材料。但是，如果实际工作过程中要将这些电子文档转变成传统的纸质文件，那么就应该采用传统纸质文档管理原则和管理方法来开展地质档案资料分类、整合和管理工作，这就是“双轨制”管理。“双轨制”管理技术能在很大程度上保证地质档案资料管理灵活性、效率与水平，为地勘地质工作开展夯实数据信息基础。

4.结合具体密级加以管理。“互联网+”时代，人们可以突破传统时空的限制，随时随地通过网络来传输地质档案资料数据、通过网络进行查阅相关数据资料，灵活、便捷、经济性强。但是，网络信息公开性强、透明度高，地质资料信息泄密风险系数较大，这增加了地质档案资料信息化建设管理工作难度。基于此，应注重结合实际情况，根据地质档案资料的密集程度来开展档案管理工作，实现对地质档案资料信息的分层、分级和分类管理，针对那些保密性强的档案资料，应设置查询、下载权限。若客户存在查阅、下载需求，那么要严格审批，只有在满足所有条件的情况下才可以放开查阅权限。其次，要及时更新网络信息技术，注重通过最先进的技术和理念来加强地质档案资料信息化管理安全性、保密性，进而通过地质档案资料信息化管理来创造更多的经济和社会效益，最终推动国民经济又好又快发展。

综上所述，随着“互联网+”时代的到来，实现地勘地质档案资料信息化、数字化管理是大势所趋。基于此，各单位应正确认识到档案资料信息化管理重要性，找到当下地质档案资料信息化建设中存在的问题，并加快地质档案资料信息化建设速度、创新服务模式，加强对地质档案资料管理人员培养力度、创新技术手段，进而能够全方位、多角度推动地勘地质档案资料信息化建设管理工作又好又快地进行。