内部控制视角下中小学财务管理的有效措施

文/钟巧

（宁波市鄞州区教育学院）

随着国家对基础教育资金、精力、人力的投入力度加大，政府各界和社会组织都开始关注中小学校财政资金的使用情况。中小学财务管理活动包括政府采购、收支业务、预决算、资产管理等各方面内容。学校的财务管理内部控制和其他企事业单位不同，因为其社会影响大，所以对学校财务信息的真实度、准确度、各环节的规范性、严谨性要求都极高。对于中小学来说，财务管理至关重要，直接影响着学校不同发展阶段资金使用的有效性。因此，应特别重视中小学财务管理内部控制建设工作，切实推动我国教育事业的发展。

一、概念界定以及理论内容

（一）财务内部控制的原理

财务内部控制的工作原理是指单位组织为了确保管理目标的有效落实，依靠权责范围明确划分，使得各部门工作人员出于相互制约和监督的工作环境当中，不同岗位人员之间保持独立，各司其职，以此来达到有序工作、高效管理的作用。

（二）财务内部控制的概念

财务内部控制是指单位组织为了实现既定的管理控制目标，通过岗位设置和制度建设等工作流程来达到控制执行工作的目的，确保单位的工作安排合法合规，降低工作中的各项风险。

二、中小学实施财务管理内部控制的重要性

中小学进行财务管理内部控制建设主要目标在于合理分配教育资源，利用有限资源保证教学任务的顺利进行，更多地服务于学生，服务于社会，为国家培养出更多优秀青少年。中小学实施内部控制建设主要作用有以下三方面：

（1）合理的内部控制建设有助于学校正常教学活动的开展，增加教职工人员对学校的集体凝聚力，不断提高工作积极性，提升工作效率，更好地履行学校的基础教育职能。

（2）有助于优化学校内部资源和资产管理，通过内控实现资产全过程管控，确保学校资产的安全性、完整性，最大化实现资源配置。

（3）有助于控制和预防学校财务风险，通过内控使学校内部岗位职责明确，确保不相容岗位职责相分离原则，保证各岗位教职工互相监督、互相制约，共同实现资金的有效使用和管理，减少不必要的经济损失。

三、内部控制视角下中小学财务管理过程中存在的问题

（一）中小学领导对内部控制的重视程度不足

学校领导对内部控制建设的重要性认识不足，在很大程度上决定了内部控制建设能否在学校顺利执行。很多学校领导迫于升学率压力和教学服务质量影响，过度重视教学、忽视财务内控。领导的不重视也会引起一线教师对内控建设的不闻不问，老师们也会理所当然地认为内控建设仅仅是财务管理部门的责任，与其他部门无关，多数财务内控制度仅仅存在于形式上，无法落到实处。据调查研究，学校因为编制问题，多数财务部门人员都是由普通老师担任，他们并不具备专业的财务管理水平，导致在财务管理过程中也无法体现财务管理的重要性，无法高效落实内部控制制度。

（二）资产预算编制脱离中小学实际需求

目前中小学进行预算编制多是以“以收定支”为原则，财务管理人员为了节省时间，在进行预算编制时，简单地参考上一年度预算执行情况，也不会考虑学校今年规模、学生人数、教学方式等变化，结果很显然，预算与实际差异太大，要么重复投入资金，要么资金低效支出，期间各种预算调增无形中增加了很多工作量。再者预算与实际不符，可能会造成部分教学设施的缺乏，影响正常教学工作。或者预算有富余，重复购买资产，造成资产闲置、浪费资金[1]。随着《政府会计制度》相关文件的颁布，传统的会计制度仅仅需要财务人员做好预算工作，新的会计制度要求不仅仅要落实预算，还要严格执行各种会计管理制度，无形中又增加了财务工作人员的工作量，也会降低职工工作效率和准确率，影响财务工作的真实性和准确度。

（三）内部控制监督管理力度不足

国内很多中小学都是事业单位，教育经费都是由国家划拨，而且也设置了很多专项教育资金，所以需要在中小学财务管理过程中确保资金使用安全、合理，保证资金能够高效使用。但是从现阶段情况看，部分中小学在财务管理过程中，内外部监督管理都有所欠缺，政府相关部门的监督管理也不严格，导致学校在执行财务管理内部控制过程中存在很多不足，无法及时解决。还有部分财务管理人员对自己职责划分不清晰，会导致在财务内控实施的过程中，很难认真履行岗位职责，无法使财务管理工作达到原本内部控制的目标，不仅降低了财务管理效率，也影响了中小学整体管理水平和质量的提高[2]。

（四）中小学财务管理信息化水平不足

中小学普遍存在信息化建设水平偏低的现象，财务管理信息化系统的使用仅仅停留在简单记账、核对方面，其他功能并没有很好地运用。另外由于学校教龄长的教师长期使用的教学方式都为传统讲授型，对现阶段各种新型教学方式和先进信息化系统操作不能很好地适应。虽然当前学校已经在大力推行新型课改方式，提倡现代化教学，但是在很多学校中真正运用到课堂上的信息化技术少之又少，所以当前学校信息化建设水平亟待提高。

（五）财务内部控制制度不完善

任何一项工作的开展，都需要基于完善合理的制度安排，财务内控管理工作也不例外。目前一些中小学校存在财务内控制度不完善的情况，对学校的财务管理工作带来一定负面影响。第一，一些中小学校在建立财务内控管理制度时，并未做好前期调研准备工作，制度内容与学校当前管理情况并不相符，因此该制度无法在实际工作中起到指导作用，缺乏可行性。第二，关于管理组织机构，部分中小学校忽视了专业机构的重要性，没有设立财务内控部门，而是由财务部门全权负责财务内控工作，这无疑增大了财务部门的工作负担，并且难以保障工作质量和效率。第三，学校在内部控制环境下开展财务管理工作，必然涉及财务部门与其他部门的工作对接，那么信息交流就是必要环节，但是部分中小学校没有构建合理的信息沟通机制，导致财务部门获得数据信息不符合实际工作需求。

四、加强中小学财务管理内部控制的有效措施

（一）加强中小学领导内部控制意识

行政事业单位内部控制报告管理相关制度规定，单位负责人要对本单位出具的一切内部控制报告的真实性和完整性负责。所以要求学校管理层、校长必须高度重视学校内部控制建设，严格把控内控各个环节，实行责任到人制。学校内应该从上到下落实好内部控制任务传达和执行，上行下效，使各级教职工人员能够共同创造良好的校内财务内控环境。除了提高领导和教职工内控意识外，还要注重对财务内控人员的专业技能培训，在财务管理岗位人员招聘环节就应该明确财务人员专业技能和水平，后期在学校内控建设中也要注意不断提高自身能力和综合素质，以适应学校后期可持续发展路径。比如增加固定资产管理培训内容，由于学校信息化程度越来越高，学校有大量教学设备价值固定资产，像投影仪、多媒体设备、计算机、一体机等，对于这些资产的使用、维护、保养应该增加一定的培训内容。

（二）提高中小学预算管理能力

中小学人员经费、日常教学经费、管理经费、重大基建项目经费等各种类型开支，都应该按照年初预算严格执行，实际执行收支可以在预算一定范围内波动。

预算编制前期，预算编制人员要与学校各部门进行沟通，切实了解现有库存、能否调剂、各部门资产需求量等，最终确定需要购买的数量，尽可能避免资源重复购置和闲置现象，能够极大地提高资金使用率，做到合理科学编制预算。同时，学校财务管理人员也应该对学校近3年、5年的发展情况进行规划和预测，将预测发布到每个部门，让各部门人员根据预测情况进行预算编制，确保预算的准确度和可行性。另外预算执行、评价、监督管理也很重要，定期对预算进行结果分析，把握预算执行情况，并作出合理调整和完善，尽可能使预算效果不受影响[3]。

（三）加强中小学财务管理内部控制监督管理

监督管理是内部控制建设环节中对资金管理和一切财务活动的约束和控制，避免资金在使用过程中出现混乱、不规范现象。学校应该分别从内部和外部加强内部控制监督管理工作。内部监督可以从各部门的岗位职责和工作出发，对整个财务管理环节进行监管，同时也涉及对审计部门的监管，定期或不定期对财务审计活动进行监管，发现财务活动中存在的问题，并尽快改进，追究相关负责人责任，确保审计部门的严谨和有效约束性。外部监督管理主要指政府机构和社会组织的监管，通过对学校专项资金公开信息（采购环节、固定资产使用等情况）进行监管，接受人民群众的监督，能够极大地促进学校财务管理工作公平公正地进行。

另外，学校还有国家直接下拨的教育资金，所以在内部控制管理中，可以通过专项资金的定额预算进行管理，从预算计划、编制、执行、监督、考核、评价、审计等全过程出发，遵循公平公正原则，确保中小学资金能够合理有效地使用。内外部监督最终目的都是使财务管理工作更加科学化、标准化地进行，所以要重视细节，加强对内部控制过程的监督[4]。

（四）加强财务管理信息化建设

当前我国信息化建设已经进入了高速发展阶段，各中小学校也在大力引进信息化建设系统，利用信息化系统减轻财务人员人工核算、校对工作量，还可以提高财务核算准确度，有效保障财务内部控制的实施。在进行报账业务处理时，可以利用信息系统的储存功能，通过与过去同类型业务互动进行支出对比，认真核对每一笔账户内容，并保存记录。通过信息化平台的建设，实现数据信息共享，实现预算的全过程管理，包括预算编制、审批、执行、监督、调整、审核、结果、评价等各环节。还有其他多功能的开发、应用，比如我们在业务端对某个可能存在问题的项目预算进行临时冻结，关于这一项目的所有收支就会被冻结，直到使用者重新开启权限，可以有效减少不良项目造成的损失。也可以在执行合同的同时，利用数据共享功能，在预算额度中自行扣减合同完全完成的部分，极大地提高财务人员工作效率。预算编制环节也可以通过计算机软件实时传递预算编制信息，向各部门反映预算编制进度、执行进度、预算执行情况、预算考核等指标。利用信息多功能对不同使用人设置不同的使用权限，防止使用者私自修改、删除数据，造成数据信息的不完整和不安全。

（五）完善财务内部控制制度

完善学校的财务内控制度对于自身开产财务管理工作至关重要，学校领导应当对该工作引起重视。第一，在制度建设方面，学校财务部门需要借助信息系统在前期做好充分调研准备工作，明确当前学校财务管理的工作目标和需求，以此为基础构建财务内控管理制度，确保制度与现实情况相匹配，从而在实际工作中发挥作用。第二，对于管理机构设置，学校要明确内部控制的工作原理，意识到权责合理划分和部门协作的关键作用，通过设立财务内控部门来推进财务内控的各项事务，为财务管理工作提供必要帮助。第三，内部控制五要素之一就是信息沟通，因此学校还要针对信息系统的功能制定合理的沟通机制，明确各部门信息传输方式和标准格式，尽可能为财务部门提供质量更高且易于处理的数据信息，以此来提高财务管理水平。

五、总结

在国家大力扶持和改革教育事业的时代背景下，中小学财务管理工作也面临着各种考验，从上文可知，很多中小学已经实施了财务管理内部控制，其规范性也在一定程度上有所提高，但是仍然存在部分问题。针对文中提出的内部控制过程中存在的问题，相应提出了加强中小学领导内部控制意识、提高中小学预算管理能力、加强中小学财务管理内部控制监督管理、加强财务管理信息化建设的有效措施。希望通过这些措施可以提升学校财务管理水平，提高内部控制质量和效率，进一步优化财务管理各方面问题，提升学校整体管理水平。