新形势下医院档案管理现代化面临的问题及对策

刘霞云

（山东省曹县磐石街道办事处社区卫生服务中心，山东 菏泽 274000）

医院管理档案信息资源是医院基础建设工作的重要组成部分。医院的档案管理内容涉及到患者的病例以及各种重要的隐私信息，还包括医院多项临床实验成果，医院的档案资料主要是对这些有用的信息进行整合，保证医院各项工作顺利进行。现代化医院档案管理需要现代化的管理技术，合理并有效地进行档案管理是满足医院对于档案管理日益增长需要的重要工作。在新形势下，医院档案更像是无形的资产，其中蕴含丰富的使用价值，对其实施现代化管理，能有效地提高医院的医疗卫生服务，促进医院科研创新的不断发展，整体的提高医院的经济效益，更好的保证社会公众的身体健康安全。因此，管理档案不仅是停留在口头的一个口号，也不是简简单单的一个动作，而是需要每一个档案管理者认真负责，将医院的所有档案转化为实用的信息来源，并更好地适应医院现代化的需要。通过利用数字技术和信息技术，使档案成为可共享的数字信息资源，从而使档案管理发挥真正的作用。

一、医院档案现代化建设存在的问题

（一）对医院档案现代化工作的标准化研究没有引起重视

医院档案现代化标准体系建设可从三个方面进行研究，管理性标准规范、业务性标准规范、技术性标准规范。从简单的标准化发展到科学、精确的标准化，从单个标准到组合和协调标准，是标准化发展的趋势。然而，医院档案现代化仍然是简单、孤立的，并不是一个完整的系统。在软件开发、过程管理、数据管理等方面的标准还不完善，需要加强研究。在对某医院档案检查过程中，我们发现了一些薄弱环节。比如：有的单位把人事档案放在阅览室，既不安全，又达不到档案保密的要求；有的单位档案办公室存有大量待整理文件，未及时组卷归档，容易丢失；有的单位库房角落堆积大量购买的未开包的档案盒，给档案虫蚁带来可乘之机；有的单位档案出入库统计不全；有的单位档案统计台账记录不全，没有档案全宗指南等。这些状况反映着档案管理体制不健全，标准不统一的问题。

医疗设备档案管理制度不健全以及相关的操作不够规范是如今医院医疗设备档案管理工作的主要问题。档案管理工作主要涉及职能科室、使用科室和档案室，但在实际工作中，职能科室、使用科室和档案室的责任和分工不够明确，工作不协调，不能充分发挥各个科室的职能，档案管理机构的设置较为混乱分散，且各个部门的档案由不同的人员分开管理，信息资料的完整性和连续性难以保证，且可能重复收集信息，浪费资源的同时增加了查找的困难，不能实现管理的科学化。这些肉眼可见的问题不仅仅是失误或者工作不细致导致的，最主要的还是说明医院里有关人员并没有对档案管理的基本重视，另一方面也反映出上层领导并没有严抓此类不良行为，没有培养大家的档案管理意识。

（二）档案现代化的安全性未得到保障

某医院进行档案现代化主要从三个方面落脚：档案实体的管理、信息的管理和数据管理。实施档案实体管理的目的是加强对档案实体流动全过程的监控，确保档案管理具有一定的安全性。但是该医院信息管理没有做好档案内容的保密工作，存在了数据丢失、损坏、盗窃、更改、消除电磁辐射、非法装载和重复、病毒感染，系统碰撞、设备损坏等危险因素。所以对上述三个方面必须综合管理并且整治，不能偏袒任何情况，因为这些看似不起眼的问题可能会造成不可估量的损失。

安全是档案现代化体系结构中不可忽视的重要组成部分，但是缺少专业的管理人才，专业的管理知识理论不足也是现代化管理的一大痛点。在传统的医疗管理团队中，管理人员往往是行政、护理或者一些医疗技术人员并没有专业的档案管理知识作为工作的依据，而且这个岗位人才的流动性很强.由于缺少专业的档案管理知识作为开展工作的依据，仅仅选择业余人员进行这项工作这对档案管理工作的落实有着很大的阻力，况且非专业的人员缺少有关档案管理方面的制度依据。

缺少现代化的管理，与管理者重視度不高也离不了干系。在当下的医院档案管理方面，没有做到真正意义上的合理规范的管理，在进行档案分类管理的时候没有专业的理论素养，所以现阶段很难实现档案管理的现代化进程。现在医院的档案管理仍然使用落后的人工采取数据，这对于数据的准确性与完整性有若很高的出错率，对新医改的发展并不友好。在对医院档案管理的工作，没有专人统一进行管理，这就会造成医疗设备的资料可能出现丢失或者收集混乱等问题。在医院管理者的日常工作中，不可避免的把医院所能带来的经济上的益处放在重要的位置上，这就使得对于医院的医疗方面的重视程度远大于对于档案管理。由于在当下医疗档案管理工作并不能带来实质性的利益这就使人们忽略了它的存在的价值。医疗档案的妥善管理对于优秀诊断经验的传承和进行医疗科研等方面是有首重要作用的，这些价值因为体现的不够具体就会被忽略，从而使得档案管理工作的意识不强烈，使档案管理工作内容在医院的作用形同虚设

二、医院档案现代化建设的方法

（一）健全模式与规范化，加强对档案的安全性保护

用现代化档案代替原件使用来保护原始档案。通过现代化副本异地保存，并输出缩微胶片永久保存，这样，这些档案在发生自然灾害时就不会被损坏，从而有助于档案的长期保存。对档案资料字迹不清、褪色的照片档案进行修复，在编写组织沿革利用现代化档案的事例上，从人数上和利用卷上证明了现代化档案在保护档案原件上的作用。为了对原始档案进行保护，档案的专业技术人员机构设立、干部任免、人员调动等其他有关档案，通过检查，制定了档案信息保密制度，建立了档案信息管理数据资源库，档案数据统计完整、准确。医院档案管理系统有专用的服务器，计算机设置了防火墙，由密码访问控制。档案人员定期对档案信息进行检查，备份，确保了档案信息的安全。与服务商签订保密协议，采取了有效的安全管理措施，强化了现代化过程监督，避免档案信息泄露，保障了档案实体与信息的安全。有效保护档案原件，减少对档案的破坏，提高了医院现代化档案管理人员的信心和决断力，各级管理者也对档案馆的档案现代化工作给予了更多的支持。

（二）加强管理员的培训，提高档案管理人员的工作效率

现代化管理将纸质档案转为机读文件，既节省了存储成本，又提高了管理效率。查阅资料也因此变得更加的方便快捷，避免了重复浪费材料造成的纸张和人员浪费。但是医院的档案管理的专业性是应该考虑到的，为了提高档案管理的质量就必须对相关人员的专业技能有一定的要求。对相关人员的技能培训是必不可少的。其次对工作出现的问题应该也要有相对应的奖惩措施，从而调动工作人员的积极性来提高业务水平。进行现代化管理后，档案可以及时归档，档案管理人员也可以提供更多的有效服务，服务的速度更快，效率更高。例如，院方可以快速找到所需信息，节省技术时间。数字档案管理使档案查询快捷方便，现代化使信息共享成为现实。目前，许多大型医院档案馆正在进行档案现代化管理，将历史资料传送到档案管理系统，建立现代化的检索工具，对新的档案实行系统化管理，将电子档案集中归档，建立高效的档案管理系统，直接开发电子档案文件。现代化的档案管理模式在医院技术改造和管理上发挥着不可忽视的作用，这是传统的档案管理方法无法取代的。档案现代化可以提供详细、实时的信息，使信息查询非常方便，也大大减轻了医务人员的工作量。存档也从原来的文件存储单元扩展到信息存储。档案现代化为医院的生产经营和技术形态的变革提供服务，进一步促进了医院的稳定发展。

结语

综上所述，随着科学技术的不断发展，医院档案数字化建设的范围较广，实物等媒体文件，数字档案将原始档案转化为现代化、电子化的档案信息，可以使用计算机、扫描和多媒体等新技术存储在计算机网络上。医院档案现代化管理是一项新的措施，也是顺应时代潮流的要求。虽然目前仍存在这些许问题，但是任何一项举措的推行过程中或多或少会遇到些问题，我也相信档案管理现代化措施也会不断改进。医院会不断加强对管理职能的发展，积极探索档案管理方面的新作用，适应社会的发展需求。