论事业单位档案信息失真的原因及对策

2021-11-28刘玉美

魅力中国 2021年51期

刘玉美

（牡丹江市阳明区阳明街道办事处综合便民服务中心，黑龙江牡丹江 157000）

档案管理是事业单位的重点工作之一。随着事业单位的职能划分日益明确，事业单位档案的专业性、复杂性与珍贵性日益提高，要求事业单位在履行服务职能的同时留下珍贵资料。虽然事业单位近年来在档案管理方面做出不懈努力，但是仍存在档案信息失真的问题，还要加强事业单位档案管理工作规划，提高档案建设的规范性，分析造成档案失真的根本原因，从源头上加强控制。

一、事业单位档案失真的表现

（一）档案信息不完整

档案集中反映了事业单位各项工作情况，包括工作的目标、计划、执行情况，存在的问题，以及取得的成果等。档案信息不完整，未能全面反映事业单位各项工作情况，有时仅记录一些重点信息，不能全面记录各项工程的具体流程，或者存在档案信息资源仅以文字形式存在，缺乏必要的图片或视频信息等情况。有些事业单位档案还存在真实性和准确性不够问题，一些档案字迹较为模糊，存在随意篡改或未能加盖公章等问题。由于有些档案的年限较长，档案经手人过多，出现了档案资料内页丢失等情况。因为存在档案信息资料不完整的情况，致使档案资源的实用价值大打折扣，未能满足各项工作的现实需要。

（二）档案管理效能低

档案管理效能低主要指的是档案的服务价值低，档案信息资源未能得到充分利用。例如，事业单位缺乏科学完善的服务传递机制，一些事业单位未能积极响应社会各界的使用请求。还有的事业单位档案管理工作的分工不明确，不能体现数据信息技术的价值，未能构建档案供给体系，严重影响了档案服务效率。在档案信息传递的过程中易受外界环境影响，或者档案数据信息打不开，兼容匹配性较低，或者档案信息资源在流转过程中容易出现被篡改的情况，一些珍贵的档案信息严重流失，导致事业单位档案资源的应用价值变弱。

（三）档案业务不规范

事业单位在日常工作中产生了大量档案信息，这些档案信息未能及时有效归档。例如，不少事业单位仅在年末进行一次性档案收集整理，日常缺乏标准的档案归集流程，很多重要档案仅由业务部门负责保管，未能及时的履行档案上交程序。事业单位很大程度上存在档案管理滞后的问题，而且相关业务流程也不规范，基层科室未起到档案收集核对的作用，一些人员对档案操作不熟练，在档案整理分类时经常弄错，这给后续的档案管理与应用带来了较大障碍。随着信息技术融入事业单位档案管理，有些档案员不掌握信息化的档案运转方式，档案资源管理浮于表面，未能广泛收集相关信息，档案资源的完整性较低，未能全面记录事业单位业务工作的全貌，影响了档案资源的应用价值。

二、事业单位档案失真的原因

（一）档案管理队伍较薄弱

有些事业单位人员未能认识到档案管理工作的重要意义，档案管理工作队伍专业性及创新性不强，对档案相关工作的重视程度不高，未能认识到档案信息资源的重要社会意义。目前，一是事业单位各级人员对档案管理工作认识不够。由于得不到足够的重视，使得档案管理部门工作边缘化越来越严重的问题突出。二是事业单位编制数量有限，从事专职档案管理人员较少。档案管理岗位多由行政人员兼任，由于专兼职人员配合不足，缺乏必要的档案信息技术培训，非档案专业人员对档案管理一知半解，导致档案管理工作的信息化建设水平较低。三是由于档案队伍人员的不专业导致片面开展档案管理工作。在处理档案业务时仅能完成一般操作，不能完成较为复杂的档案数据信息汇总任务。阻碍了档案管理事业的进步，导致档案信息的质量下降，严重影响了档案信息资源的真实性，阻碍了档案工作的顺利有序进行。

（二）档案资源缺乏监督。

档案理应纳入事业单位的监督体系。加强档案监督与审核是事业单位监督管理工作的重要任务之一，这对于保证档案的真实性和准确性有重要的价值。目前，有些事业单位缺乏对档案工作的监督管理，未能形成完善的监督管理工作体系。一是事业单位未能做到督促各级人员开展档案资源管理，未认识到档案资源的价值，使得事业单位的档案管理工作氛围不够，因此严重影响了档案管理的整体质量水平。二是未做到对档案员与相关工作人员进行有效的绩效评估，降低了对档案员工作的约束，很多事业单位存在缺乏档案专业技术人员，档案整理和归档的方法不统一，不科学，造成档案管理方式方法较为随意，致使档案信息资源管理的质量参差不齐。三是事业单位档案管理制度不完善，部门监督不到位，档案源头信息梳理要确保真实性，有效性，一旦缺乏监督，造成疏漏又难以及时发现问题，因此造成了档案信息失真的影响，严重制约了档案资源的应用价值。

三、事业单位档案控制的方法

（一）完善规章制度

为了保证事业单位档案信息的真实性，还要根据国家的相关法规政策建立事业单位档案管理工作制度，严格的贯彻执行相关工作要求，及时摒弃不适应时代需要的档案管理工作方式。例如，事业单位领导应当高度重视开展档案管理工作，形成良好的档案建设氛围，支持事业单位大力开展档案建设实践。明确各业务科室的档案管理职责，要求各级人员严格的履行档案管理工作程序和义务，做到依规办事，严守档案秘密，进一步保证档案信息的真实性和完整性。

（二）优化管理方式

为了提高档案管理的整体质量，从源头上杜绝档案失真问题，还要优化档案管理工作的方式，依托专业的模式提高档案管理的整体水平。首先，成立专职的档案管理工作部门，保持档案管理工作的独立性，确定各方面档案管理工作的职责，促进各业务科室进行有效沟通，有效防止出现档案管理的信息孤岛现象。优化档案管理工作结构，构建内外关联、相互监督与协同配合的工作机制，避免某一环节失误造成的档案信息失真现象。还要明确各级人员的工作职责，加强相关人员绩效评估，从而有效保证档案信息的真实性与完整性。

（三）更新技术手段

为了提高档案重的整体水平，还要发挥信息技术的作用，依托技术进步促进档案管理创新，满足复杂环境下的档案建设需要。例如，引进专业的档案数据信息系统，开发档案管理工作平台，基于信息技术提高档案管理的整体效能，依靠智能化设备开展档案审核、归档、核对工作，实现审、定、监的电子化。优化档案运转流程，将核对、分类、编号、归档与整理分属于不同部门或人员，尤其重视依托大数据技术与云存储技术构建更加先进的档案管理体系，发挥数据信息技术的重要作用，强化档案访问权限控制，做到各项信息的存储记录工作，从而有效避免数据信息流转失真，实现对档案的严格控制。

（四）提升人员素质

现代档案管理离不开专业技术人员的参与，新时代的档案管理应当保持足够的专业性、科学性与创新性。因此，应当加强档案技术人才的引进与培养工作，积极增加档案员编制，认真梳理当前档案管理技术实力，组织开展专门的技术培训工作。积极利用特殊人才引进、专业技术人才招聘或第三方支持方式引进档案管理人才，从而提高档案管理的整体水平。优化档案管理工作制度，约束档案管理人员工作方式，提高档案管理人员职业道德，促进档案建设的快速发展，激发档案员工作的积极性，从而有效保证档案信息资源的真实性。

（五）审核归档信息

对于已经形成材料的入党信息来说，若在填写的过程中出现前期和后期不相一致的情况时，那么则不利于保障档案信息的真实性。为此，需要确保事业单位档案管理工作部门能够与相关部门进行沟通，针对出现问题的信息进行查转和核实之后，待经过单位的认可再将其形成相应的认定材料，由档案部门加盖带有“认定材料”字样的公章，并将其装入到档案袋当中，在后续的查档工作实施过程中，需要将认定材料作为基础标准。除此之外，为了确保档案资料能够充分发挥出相应的实用价值，并保障信息内容的安全性，在实际的查阅过程当中，需要确保档案工作能够具备审核、确定以及监督等三项不同的职能。首先，对于审核职能来说，需要在填写查阅档案审批表的过程中，针对审查档案的人员、目的以及范围等多方面的因素进行核定。其次，在认定的过程中，需要派遣专业的档案管理工作人员，根据实际的查阅范围，及时的找出所需要查阅的关键部分。最后，在开展监督工作的过程中，需要确保档案人员，能够针对查阅人员的整体查阅流程和相关内容进行监督。不仅如此，当事业单位的职工工作岗位出现了变动情况时，那么档案管理工作人员需要在接到调档函书之后，基于全方位的角度对职工的档案材料进行收集，以严谨、认真的态度对职工的材料信息进行核对，为分类、编号、归档以及整理装订等方面的工作提供便利性支持。与此同时，还需要及时的填写档案转递回执单，并且需要将相关信息进行密封处理，在加盖公章之后由机要单位将此方面的资料和数据发送至用人单位的档案管理工作部门，并由专人进行派送和取件，避免出现个人私自携带档案的情况，以此来防止档案信息出现丢失和篡改等不良问题。

（六）不断完善法治，加强监督力度

在社会主义建设目标的推行过程中，使法治社会建设受到了社会各界的广泛关注，且在相关法律体系的推行过程中，保障了社会经济发展的平等性和和谐性。法律为各项事务的逐步开展提供了较为严格的行为准则，当出现违法乱纪等情况时，能够充分发挥出法律法规的职能效用。在开展事业单位档案管理工作的过程中，为了避免出现信息失真等方面的问题，需要基于合法性的档案管理工作理念，针对相应的法律制度进行完善和整改，确保在开展档案管理工作的过程中，能够做到有法可依、有法必依和违法必究。与此同时，还需要加大对事业单位档案信息的监督以及管理力度，确保监督工作和管理体系能够得到同步进行和有效落实，实现对信息失真现象的全面规避，以此来保障信息数据的安全性和完整性，确保事业单位各项事务能够得到稳定运行。