建设工程合同文件审查自动化程序探索

吴丽娟 代东

摘要：建设工程合同是建设工程承发包双方在项目开展、价款支付、变更索赔等关键环节最重要的法律依据。广义的合同文件包括招标文件、建设工程合同、已标价工程量清单等。在项目启动之初，对合同文件进行系统审查分析，将合同中存在的重要风险逐条列举，对于后期合同的顺利执行，维护承发包双方合法权益有着重要意义。苏州市吴江区财政投资评审中心通过近7年的跟踪评审实践探索，自主开发一个自动化合同文件审查程序，有效规避了合同中存在的风险。过excel结合vba编程，将招投标计价软件导出的数据进行比对，实现了不平衡报价的自动化分析。将合同条款分析和不平衡报价分析结果自动形成合同文件审查报告，作为建设各方在合同履行过程中的指导性文件，相比传统的合同管理模式，时效更高、条理更清、操作性更强。

关键词：合同审查;自动化;不平衡报价;excel;项目管理

一、目前建设工程合同管理过程中存在的隐忧

当前，在项目建设合同管理方面存在一些短板和隐忧，一定程度上给项目的推进造成了严重障碍，尤其是在近期出现钢材、水泥、原材料价格短期内暴涨的背景下，这种矛盾就显得愈加突出。通过多年的跟踪评审总结，困扰合同管理主要有以下几个方面。

1、重要的计量计价风险条款得不到充分重视

2、合同条款背离的情况

3、合同条款和工程量清单出现背离

4、合同条款存在单边性倾向，过多采用一刀切模式

5、投标工程量清单存在不平衡报价情况

6、招标控制价少数清单严重偏离实际

二、针对合同文件审查的程序化设计

基于excel软件结合VBA编程，将合同文件审查系统分为两个主要模块，一个是不平衡报价及标底价重大偏差分析模块，一个是合同条款逻辑性文字审查模块。两个模块合二为一，共同形成合同文件审查报告。其设计逻辑如图2-1所示：

1、不平衡报价分析模块设计

此模块的设计思路是，招标清单软件版和投标清单软件版导出清单数据，然后通过excel设定程序进行自动接收，然后对招投标清单单价自动比对，使用者根据经验对招标控制价严重偏离的进行勾选，系统根据使用者设定的阈值进行自动筛选，将异常清单列表导出。

第一步，从造价软件导出数据，在项目状态下选择清单辅助报表中的工程造价汇总分析表;在单位工程状态下导出招标控制价报表——表08、11、12、13、20。把数据报表导入到合同文件审查系统，替换掉系统中存在的标底导入和商务标导入工作簿。

第二步，打开合同文件审查系统工作簿，进入主界面如图2-2所示，单击“初始刷新”按钮，先将系统中存在的其他项目数据进行清理;点击“导入数据”按钮将清单数据引入系统，然后点击“初始输入”按钮，对项目基本信息进行输入，如图2-3所示。

值得注意的是，下浮率阈值的输入应按照合同关于不平衡报价的要求输入，并将超过阈值的处理意见从合同条款中摘抄，如果合同没有，系统会自动默认单项下浮率超过标段下浮率10%作为合理报价的下限、单项下浮率大于0默认为合理报价的上限，超过这个界限，即默认为不平衡报价，然后再指定位置选择或提出解决办法的建议。单击确定按钮即完成初始输入。

第三步，在单位工程下拉菜单中选择即将分析的单位工程，如如2-4所示，系统将自动显示该单位工程状态下所有的分部分项工程量清单，并自动将单项下浮率超过阈值的清单进行红色识别（如图2-5所示），然后使用者根据经验对招标控制价工程量清单单价进行粗略判断，找出严重偏离实际的招标控制价清单，分析完成后，点击“异常数据导出”按钮，然后进入下一个单位工程分析，以此类推。

另外，系统还针对各类异常清单分别预设了解决方案，自动匹配到所列问题的解决办法一栏。

通过以上三步，即可以完成不平衡报价的数据分析和招标控制价的重大偏离情况分析，并将问题异常清单导出到指定报表。

2、合同条款逻辑性文字审查模块设计

选择“生成报告区工作表”，电子“撰写报告按钮”，进入撰写报告窗体。

第一步，撰写报告窗体，将工程合同经常发生计价争议的条款用下拉菜单的形式供使用者选择，比如措施费计取范围、进度款支付进度、不平衡报价的限制、水电费承担和计算、临时用地的提供、合同界面的划分、总承包单位的范围、人工材料价差调整、合同外单价的确认等等，当下拉菜单中没有使用者想要的比对条款项时，使用者也可以自定义比对项。

确定好比对项之后，针对选定的比对项从招标文件和施工合同电子文本去查找相应内容，复制黏贴至窗体指定位置，如图2-6所示，比对分析二者是否存在实质性意思表述不同，分析完成后，点击“确定”按钮，自动进入下一个条款比对，直至最后一个。

第二步，选择该窗体的第二个页面（如图2-7所示）存在问题和提出解决办法窗体，共分为四个方面：是否存在招标文件和合同文件相背离的情况;是否存在工程量清单说明及计价规则和合同条款相背离的情况;合同或招标文件是否存在不合理条款的情况;如果存在，勾选“是”单选框，然后在指定位置举例说明并提出建议方案;如果不存在不必操作。然后点击“确定”按钮即可。

第三步，分析完毕后，系统会将分析结果自动导入到合同文件审查报告文本，报告文本界面还设置了“一键排版”和“一键归档”按钮，“一键排版”是美化报告打印效果，“一键归档”按钮则是让合同分析的成果归档至指定文件夹，用于跟踪管理系统的调用，并指导后期项目管理。

三、合同文件审查的成果体现

1、合同文件审查报告

系统将在窗口内输入的文字数据逐条列举至文本报告中，将合同文件和招标文件比对过程中出现的问题和解决办法同步显示。如图2-8所示：

2、标底商务标比对一览表

系统将招标控制价和投标报价的基本汇总数据，集中在一个工作表上显示，作为报告的附表。如图2-9所示

3、不平衡报价比对清单

系统通过不平衡报价自动分析和招标控制价重大偏差概略分析，将异常清单导出至不平衡报价比对清单表中，作为合同文件审查报告的另一个附件。如图2-10所示：

四、合同文件审查系统运行效果

合同文件审查系统运行一年来，发现了很多传统方式无法发现的问题，和传统方式相比，有以下几个显著特点：

1、执行速度快，招投标清单单价的比对分析实现自动化计算，不再需要工程师手动进行大量的复制黏贴工作，原本需要数小时甚至数天的比对操作计算机几分钟之内完成。在各项文本软件资料齐备的情况下，完成一份完整的合同文件分析报告不超过2个小时，节约工程师分析时间10倍以上。

2、准确性高，由计算机执行清单比对，运算结果没有人为的误差干扰，形成的数据更加准确，而且能够根据个性化设定的阈值范围进行识别并导出。

3、事关工程计价争议的合同条款逐条列示，以报告的形式体现，相比翻阅合同文本更加快捷、醒目，和传统的合同文件分析报告相比，更具有可执行性。

以正在跟踪的吴江中医院迁建项目为例，通过合同文件审查系统发现526项异常清单，其中标底单价存在重大偏差的15项、商务标清单单价超标底价的193项、商务标清单单价单项下浮率超标段下浮率的10%的267项、下浮率超的50%的47项、上浮超50%的3項、上浮超100%的1项。

结语：

建设工程合同文件审查系统的开发和应用，是在深刻了解现行建设工程合同管理模式的基础上，有针对性的利用计算机语言进行程序化设计的尝试，通过模块化设计，把大量的重复计算交给计算机，让更加复杂的、专业性更强、逻辑性更不易把握的工作交给造价师，不仅提高了劳动效率，又能在较短时间内生成一份条理清晰、数据准确、涵盖广泛的合同文件审查报告。帮助项目参与各方，在项目实施前对工程合同有一个更加明确清晰的认识，识别风险、规避风险、减少变更，维护承发包双发的合法权益。