大数据背景下电子档案管理创新途径分析

班德才

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2109-5042-9641

摘  要：档案是用来记录信息的，对个人和集体的发展都非常重要。电子计算机出现后，计算机技术的发展速度非常快，随之，电子档案出现并且受到广泛的关注和应用。该文主要分析了大数据背景下电子档案管理创新途径，从而推动电子档案管理继续向前发展。通过该文研究，可以為相关行业提供一些理论上的方法，并提升电子档案管理水平。

关键词：大数据   电子档案    档案管理    创新途径

中图分类号：G271                         文献标识码：A文章编号：1672-3791（2021）09（a）-0084-03

Analysis on the Innovative Ways of Electronic Archives Management under the Background of Big Data

BAN Decai

（Guizhou Tobacco Company Qianxinan Prefecture Company， Xingyi， Guizhou Province， 562400 China）

Abstract： Archives are used to record information and are very important to the development of individuals and groups. After the emergence of electronic computer， the development of computer technology is very fast， followed by the emergence of electronic archives and widely concerned and applied. This paper mainly analyses the innovative ways of electronic archives management under the background of big data， so as to promote the development of electronic archives management. This paper provides some theoretical methods for related industries to improve the level of electronic archives management.

Key Words： Big data; Electronic archives; Archives management; Innovative approaches

伴随互联网技术的不断创新，云计算更加普及，大数据经历巨大变革，并迅速渗透到各个行业中。大数据是具有大规模、多类型、更新快等特征的数据集合。可以有效对档案记录人员信息、企业财务信息、各部门业务信息等进行管理。通过大数据技术管理人事档案，能够更加准确、高效，为人才提供更加优质的服务。

1  大数据

大数据（Big Data），指的是在一定时间范围内，无法使用常规软件工具进行捕捉、处理以及管理的数据集合[1]。需要新处理模式才可以具有更强洞察发现力、决策力以及流程优化能力的高增长率、海量且多元化的信息资产。

大数据的适用领域有：人工智能、BI、工业4.0、云计算、物联网、互联网+等方面，具有特征：大量（Volume）、高速（Velocity）、多样（Variety）、低价值密度（Value）、真实性（Veracity），大数据只是追踪和观察发生的事情，并没有统计学的抽样方法。大数据的用法适用于预测分析、某些其他高级数据分析以及用户行为分析等。

2  大数据时代电子档案

2.1 档案的演变历史

档案现在的通用形式和称谓都是经过了一定的发展演变才成为现在的形式。同样，档案的载体也是不同时期也有所不同，从甲骨到青铜器，再到竹木、石刻、丝织物;东汉时期，造纸术出现，档案才开始以纸张作为载体，自此，纸张成为几千年来档案的正式载体[2]。计算机技术和通信技术的发展使电子档案成为新的档案管理形式。

2.2 大数据时代使用电子档案的优越性

2.2.1 安全性能高

纸质文档的保存需要占用具体的空间，因此对于一些保密性能极高的档案，就需要隐蔽的空间来保存，有时还需要专门的人员来巡守。而电子档案（图1是某公司电子档案管理系统）相对来说安全性能就比较高了，通过计算机保存文件，同时档案之间的保存分开进行，翻阅档案过程中不会出现磨损，因此电子档案的安全性能比较高。

2.2.2 节省资源，提高工作效率

面对当今时代大量的信息，纸张档案需要大量的人力、物力和空间来进行档案管理。对于纸质档案来说，还需要注意防潮、防水、防虫、防污染等[3]。电子档案占用的是计算机的虚拟空间，有利于节省时间、空间、人力以及资源，且还方便查找及修改。因此，相对于纸质档案，电子档案更加节省资源，从而提高工作效率。

2.2.3 便于对档案资料查漏补缺

便于对电子信息档案进行查漏补缺。以往传统的档案管理，在核查过程中，需要人工装卷、拆卷、查阅、核实等工作，由于工作人员责任心不强、操作不规范，容易出现遗漏。通过应用电子信息档案，能够通过搜索，调阅出相关的档案资料，并对其进行相应的修改，便利高效，有效提升了档案管理工作的质量。

3  电子信息档案管理过程中存在的问题

3.1 档案管理技术和设备陈旧落后

无论是企业还是事业单位，以往对档案管理的重视程度不够，随着电子信息档案重要性的凸显，暴露出档案管理专业技术匮乏、专业技术人才匮乏等问题[4]。企事业单位在应用信息化管理档案时，都要以计算技术作为支撑。虽然很多企事业单位引进了档案管理信息系统，但是由于投入资金不足，使用的档案管理设备落后，相应的管理技术也较为落后。而有的企事业单位依然采用传统的档案管理方式，电子信息档案的技术优势无法显现出来，给企事业单位的持续高效发展造成了阻碍。

3.2 缺少健全的人事档案管理制度

许多公司的档案管理系统仍然存在不完整的问题，收集、组织和提交文件的过程非常不合适。由于公司没有意识到这一问题，因此们经常会遇到诸如档案管理不足、文件丢失或损失之类的问题。此外，该公司没有使用也没有适当的档案管理，这导致了信息电子档案存储和管理的混乱。

4  大数据时代电子档案管理发展对策

4.1 加强电子档案管理制度体系的建设

首先，要制定和完善电子档案管理领域的标准和规范。为了确保不同职能的部门和区域之间更好地进行对接，就需要建立起一个普适性的标准体系，从而方便整合利用电子档案。该标准体系应涉及档案的收集、整理、价值的鉴定、档案的检索、统计、档案提供利用等多个方面[5]。

其次，关于电子档案管理方面的法律也要逐步建立和完善，我国现有的关于档案的法律主要是针对传统的以纸质为载体的档案，因此，电子档案管理必须要有相关明确的法律，这样才能从根本上进行防范，才能教育、引导和规范人们的行为。从法律层次来肯定电子档案管理的合法行为，打击不合法的行為，从而维护社会的稳定和推动社会的进步。

最后，要确保电子档案管理工作的顺利进行，就必须先有一个良好的工作环境。电子档案管理必须借助相应的硬件和软件，因此，就必须确保有足够的资金，这样才可以去配置相应的硬件、软件，才可以引入相关的人员。

4.2 加强对档案管理人员和基础设备的投入

为了更改基于大数据的电子文件的管理，公司必须加强投入档案管理和本设备的投入，并完善以下工具：计算机和存储系统以及个人档案系统[6]。必须正确安装文档系统和恢复系统，并通过计算机技能来吸引更多人才。只有这些综合型人才可以在大数据环境下改善并提高工作质量。

4.3 增强档案管理人员的综合素质

人员的素质在很大程度上决定了档案管理工作的水平，随着大数据技术的广泛应用，在档案管理工作中应用这一新的技术已经成为一种不可逆转的趋势，应当通过提高档案管理人员综合素质，促进档案管理工作的管理水平。这就要求企事业单位重视对档案管理人员的培训，从思想上、能力上全面提升档案管理人员的水平，使其不断适应新时代档案管理工作的需要。不仅要培训档案管理技能，而且还要对其培训大数据相关技术，鼓励档案管理人员不断挖掘档案管理技术，更好地开发和利用档案数据，为档案的价值不断扩大空间[7]。

5  结语

大数据时代，互联网和计算机技术飞速发展，传统的纸质档案管理模式已经不太适应时代的要求，电子档案管理则应运而生。电子档案管理相对于纸质档案具有很多方面的优越性，但是作为一个新生的事物，它仍存在一些的问题。要解决这些问题，就必须建立健全电子档案管理的标准、体系以及法律;其次，还必须加大对相关人员业务和素质的培养，同时加大档案管理的宣传力度，让普通大众意识到电子档案管理的重要性;最后，为了更好地发挥档案的凭证和参考作用，就必须加强对电子档案管理过程的重视，确保电子档案的原始性和真实性。只有这样，电子档案才能更好地服务社会，从而促进发展。

参考文献

[1] 曹太刚.基于档案管理的电子信息化管理模式建设及应用研究[J].中国管理信息化，2020，23（4）：

195-196.

[2] 冯莹.论大数据时代档案管理模式的转变[J].纳税，2020，14（5）：287.

[3] 王艳.新形势下电子信息档案管理存在的问题及对策[J].企业改革与管理，2020（1）：46-47.

[4] 杨杰.浅议信息时代档案管理工作面临的问题和对策[J].中外企业家，2020（1）：129.

[5] 李从卫，傅艳华.企业电子文件归档和电子信息档案管理问题及对策研究[J].机电兵船档案，2020（1）：73-75.

[6] 蔡盈芳.数据管理业务与档案融合管理研究[J].档案学研究，2021（3）：40-46.

[7] 蔡盈芳.企业档案工作的创新与发展[J].档案学通讯，2021（1）：16-20.