事业单位档案管理中对现代化管理方法的运用

白雪

DOI：10.16661/j.cnki.1672-3791.2110-5042-3611

摘  要：档案管理工作是事业单位发展过程中的一项重要内容，档案管理效率对总体运行的效率会产生直接影响，而传统的档案管理方法已经难以满足事业单位的发展需求，所以就有必要运用现代化管理办法，这样能加速档案管理自动化水平的发展，使其得到有效应用。该文先对事业单位档案管理利用现代化管理方法的重要性进行分析，又围绕事业单位档案管理存在的问题进行着重探讨，最后阐述现代化管理方法应用于事业单位中采取的主要手段。

关键词：现代化管理方法   事业单位   档案管理   信息技术

中图分类号：G271                          文献标识码：A文章编号：1672-3791（2021）09（a）-0074-03

Application of Modern management Methods in Archives Management of Public Institutions

BAI Xue

（Taonan City Environmental Sanitation Management Center， Taonan， Jilin Province， 137100 China）

Abstract：archives management is an important content in the development process of public institutions. The efficiency of archives management will have a direct impact on the overall operation efficiency， and the traditional archives management methods have been difficult to meet the development needs of public institutions. Therefore， it is necessary to use modern management methods， which can accelerate the development of the automation level of archives management and make it effectively applied. This paper first analyzes the importance of using modern management methods in the archives management of public institutions， and then focuses on the problems existing in the archives management of public institutions， and finally expounds the main meansof applying modern management methods to public institutions.

Key Words：Modern management methods; public; archives management; Information Technology

在新時期，档案事业是党和国家各项事业的一个重要组成部分，能够真实地记录各项工作的进展情况，标志着一个部门和单位的管理水平，是有序开展各项工作的重要基础。由于档案管理越来越重要，而档案管理工作又十分复杂、繁琐，所以各行业都优化档案管理形式，开始运用新的档案管理技术。因持续增加档案数量，所以传统的纸质档案管理模式是很难从根本上满足现代档案管理的实际需求的。为此，对于事业单位来说，当前的一项重要任务就是要正确认识内部档案管理的不足之处，并利用科学的措施对其不断优化，不应该局限在纸质档案管理这种单一的模式中，要合理应用计算机设备，使档案管理效率及质量得到一定程度的提升[1]。通过对信息技术档案管理和传统的档案管理模式进行综合比较，发现信息技术档案管理有更多优势，一方面能促进档案管理效率有较大程度的提升，另一方面还能对管理流程加以调整和优化。

1  事业单位档案管理利用现代化管理方法的重要性

通常来说，传统方式下的事业单位档案管理需要大量的管理人员，而且涉及较大的工作量，比较复杂，而这种模式下并没有显著提升工作效率。此外，在传统的档案管理模式中，建立、查询档案都需要非常繁琐的程序，很难取得更为理想的档案管理目标。传统的事业单位档案管理都是纸质的，而保管纸质档案需要的空间比较大，又不便于档案信息查询。所以，就要利用现代化管理方法，使工作效率得到提高，又能减轻档案管理人员的工作负担。现代化档案管理方法主要是采用无纸化技术，档案的管理与查询更加快捷，有助于促进工作质量提升[2]。

2  事业单位档案管理存在的问题

2.1 档案管理制度未结合时代性

现阶段，我国社会正在高速发展，国家的各项事业也在日益发生变化，要求事业单位对工作内容和设备进行不断革新，一旦缺失社会进展信息，那么就会导致事业单位各项工作被延误。为了能从本质上促进事业单位工作效率得到提升，必须对现阶段的档案管理制度进行完善。然而，现在有许多事业单位的档案制度都与时代发展出现了严重偏离，管理系统没有得多及时更新，管理设备落后，大部分事业单位采用的仍旧是传统的文籍库存模式[3]。事业单位为了解决这些问题，要充分利用先进的档案管理手段，革新现代化设备，保持档案管理信息的先进性，保持事业单位的内部管理系统一直处于时代前沿。

2.2 管理系统不兼容

管理系统的兼容性对现代化的事业单位档案管理来说非常重要。当前我国事业单位在档案管理工作中普遍都应用计算机信息技术，并且办公软件系统成为了各单位的管理系统，并且系统中很少涉及档案管理功能，因辦公系统和档案管理系统难以兼容，这就难以及时转换许多数据，也不能对文件进行归档，从而对档案现代化管理进程造成影响。

2.3 档案管理中衔接程序有问题

很多事业单位都将现代化的档案管理存储设备作为档案管理工作中不可缺少的一部分，但是在各个单位中，存储设备都有着不同的应用和操作程序，并且有的事业单位的管理人员还没有全面认识现代管理设备的性能，使其功能还未达到最大化。而从档案管理的实际过程来看，事业单位对档案管理的部分工作还停留在形式化层面，实际的操作程序衔接有明显的问题存在[4]。还建立了一些比较繁琐的搜索工具，给检索过程增加难度，不仅影响了效率，也欠缺实效性，这一问题要充分重视起来。

2.4 档案的利用率低

大多数事业单位都是将日常的各类业务作为工作重心，并且更重视的是整体工作效益，对档案管理的重视程度不够，在一定程度上就会降低档案信息的查询利用率。有的事业单位还在利用落后的档案管理方式，没有用网络将单位各个科室有效地连接起来，所以档案网络查询机制就无法实现，相关人员只能去档案室查阅档案。此外，有的事业单位已经意识到档案管理的重要性，也开始重视档案部门建设，还配备了现代化管理设备，信息化档案管理模式最终实现，只是在利用档案方面却有诸多不足存在，比如：出现极为明显的数据处理弊端，该弊端影响档案管理发挥作用，需要继续进行改进。

3  现代化管理方法应用于事业单位中采取的主要手段

3.1 档案检索和目录编制

在档案管理工作中，目录是其中的一个重要内容，每一份档案都有与之相对应的目录，为检索提供方便并得到合理利用。在信息化时代，计算机技术得到普及，档案目录从最初的手写方式逐渐转变为微机打印方式。为更好地开展档案管理工作，事业单位还采用专门的软件将资料与目录录入到计算机中，对有关资料进行分类，并由计算机程序来对它们进行统计与汇总。在日后需要使用某个档案时，只需要将关键词或者与之相关的信息输入即可，随时可以调用，档案管理软件就能为档案查询人员显示档案具体位置，通过点击就可以看到所需的内容[5]。应用现代化管理方法既可以使档案查询的时间缩短，还能使档案检索的准确率有所保证。而通过对现代化管理方法的合理运用，又可以保证在检索时能做好分类保管工作，事业单位档案管理目标能够加快实现。

3.2 加强建设软硬件基础设施

为了加强推进事业单位档案现代化建设，配置的软硬件设施必须要适应档案现代化管理模式，主抓档案管理信息化水平，促进信息化水平得到更大提升。在配置硬件设施的过程中，采购现代化的档案管理设备是第一步，之后就是对档案管理人员加强训练，提高他们的操作能力，能熟练地对档案管理进行操作，提高工作效率。在配置软件设施工作开展中，事业单位可以优先选择和外部软件企业共同合作，档案管理软件的开发事项由企业来完成，并且以档案现代化管理需求为基础来设置合理功能。在合理应用计算机设备的形势下，该设备能发挥出很大作用，比如：档案内容被大量存储;查询搜索的途径明显增多，节约了成本和时间。除了上述之外，事业单位的又一任务是加强信息化档案管理环境的营造，结合自身发展情况，充分融合、利用信息技术，由此构建的档案管理服务体系才能保证是科学的，这对于提高档案管理工作质量具有重要意义[6]。

3.3 重视信息资源共享平台的构建

总体来说，现代化档案管理方法就是在传统的管理方法基础上进行不断创新，并优化档案管理模式。所以，要采取有效对策解决好事业单位现阶段在档案管理方面面临的实际问题，促进档案管理科学性的提高。在事业单位档案管理工作中，档案管理部门应做到的是保证档案管理方式与档案标准能够达到一致性，这是基本要求。另外，要按照法律依据来规范管理档案，使档案管理的每个环节都能被档案管理机制覆盖。只有做到这一点，才能构建起事业单位共享信息资源平台，档案信息被共享。

3.4 推进转变纸质文档

当前的事业单位档案管理工作中，档案管理的主流是电子档案，档案保存时是以电子文件的形式保存的。通过对现代化多媒体技术的利用，纸质文档开始向电子文档转变。一是加强相关数据库的建立，规范数据库的自身结构，使其更标准;二是多媒体技术能集体化管理图片、声音和文字等，用光盘可以将纸质的档案向电子档案转变，光盘有较大容量，读写速度快，所以有价值的纸质档案向电子档案转变后，就能保存到光盘内，有利于计算机查询和识别工作的进行。

4 结语

综上所述，社会是时刻变化的，事业单位要想永葆活力，档案管理水平就必须要得到不断提升，并且保证现代化管理制度及管理方法都能真正落实，加强软硬件基础设施建设，积极构建信息资源共享平台，引进先进技术和设备，积极改进档案管理系统，从而推进事业单位档案管理实现现代化发展。总而言之，在实际工作中要学会运用现代化技术，遇到问题及时采取措施进行解决，提高档案管理工作效率。

参考文献

[1] 刘丽秋.论事业单位管理档案管理中现代化方式的运用[J].中外企业家，2019（22）：128.

[2] 杨林书.浅谈事业单位档案的现代化管理[J].档案天地，2018（3）：2.

[3] 张才.实现事业单位档案现代化管理的策略[J].城建档案，2021（6）：90-91.

[4] 宋扬.黑龙江省国有改制企业档案管理现状调研[D].哈尔滨：黑龙江大学，2020.

[5] 张春子.新形势下事业单位档案管理创新[J].兰台内外，2021（26）：16-18.

[6] 杨扬.济南市事业单位档案管理问题及对策研究——以H区为例[D].西安：陕西师范大学，2018.